Чтобы понять, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, необходимо отдельно рассмотреть каждую из ситуаций. Согласно Налоговому кодексу РФ, суточные и другие расходы, связанные со служебными поездками, не подлежат обложению. Но, есть исключения в налоговом законодательстве, когда работодателю предписывается отчислить страховой взнос и зафиксировать это проводкой.
Облагаются ли командировочные страховыми взносами?
Все командировочные расходы, которые определены Трудовым кодексом РФ, а также частично суточные (при отсутствии превышения нормы) освобождены от любого обложения страховыми взносами. При этом важно, чтобы соблюдалось два условия: все траты должны быть связаны с выполнением служебных обязанностей, а каждый расход – иметь документальное подтверждение. Кроме того, бухгалтерские документы должны быть правильно оформлены, как и авансовый отчет, а его подача осуществляется без задержек.
Что касается суточных, они не облагаются страховым взносом только «на травматизм». Остальные взносы, регулируемые ФНС РФ, включая социальные, медицинские, пенсионные, декретные и прочие выплаты, их сумма напрямую зависит от размера суточных, установленного руководителем предприятия и прописанного в приказе.
При командировке по России размер суточных не должен превышать 700 рублей в день, в заграничных поездках – не выше 2500 рублей. Если это условие не нарушено, то страховые взносы не начисляются, независимо от длительности командировки. Если лимиты превышены, начисление суточных осуществляется согласно лимитам, установленным ФНС в 2023 году.
Как рассчитывается НДФЛ?
Расчет НДФЛ для командировочных расходов осуществляется по тому же принципу, как и в случае со страховыми взносами. В этом случае все расходы освобождаются от налога в том случае, если они целевые и имеют документальное подтверждение.
Что касается суточных, налог взимается только в том случае, если суммы превышают установленные нормы для поездок внутри страны и за ее пределы. НДФЛ рассчитывается бухгалтерским отделом и обязательно отображается в проводках. Страховые суммы на командировочные сверх нормы указываются в Налоговом кодексе.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
В каких случаях командировочные облагаются страховыми взносами?
Можно выделить два основных случая, когда с расходов по командировкам отчисляются страховые взносы.
Авансовый отчет не подан вовремя или отсутствует
После окончания служебной поездки сотрудник обязуется подготовить авансовый отчет, в котором будут указаны все израсходованные средства и выведена общая сумма. В качестве дополнения прикладываются квитанции, чеки, билеты, счета-фактуры и прочие финансовые бумаги, которые подтверждают факт трат.
Если авансовый отчет отсутствует, либо он неполный, неверно оформленный или сдан не в указанные сроки, любые командировочные расходы превращаются в стандартный доход предприятия и облагаются налогами согласно НК РФ.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Отсутствие документального подтверждения трат
Отсутствие авансового отчета – это не единственная причина, по которой командировочные расходы могут облагаться страховыми взносами. Нарушения в оформлении, отсутствие чеков, их неверное или неполное содержание, повреждения могут также стать причиной налоговых взысканий.
Наличие правильного документального подтверждения трат служебной поездки в полном объеме – главное условие, которое позволяет избежать страховых взносов с командировочных средств. Нарушение данного требования НК РФ влечет за собой определенную ответственность.
Несмотря на такие жесткие требования, в Налоговом кодексе нет полного списка документов, которые должны быть сформированы по окончании командировки. Но, налоговики делают акцент на том, что все бумаги должны оформляться согласно действующему Законодательству РФ по обычным правилам и универсальным формам, включая заграничные поездки.
В качестве основных документов выступают платежные бумаги, а также авансовый отчет. Косвенным подтверждением целесообразности трат является приказ, проездные документы, данные о бронировании жилья, результаты проделанной работы и прочее. Но, важно, чтобы были точно указаны расходы.
Какие командировочные не подлежат обложению взносами?
Практически нет ни одного предприятия, которое бы регулярно не отправляло бы сотрудников или руководителя в служебные поездки. При этом важно заранее определиться, облагаются ли суточные страховыми взносами, и какие командировочные расходы не подлежат налогообложению в 2023 году.
Важно учесть, что командировочные расходы представляют собой группу статей. Все траты необходимы для выполнения трудовой деятельности и четко поставленных задач в другом городе или стране уполномоченным сотрудником. При этом каждая из статей имеет определенный алгоритм попадания в базу.
В целом, на основе НК РФ, можно выделить одно правило, по которому командировочные расходы не подлежат обложению какими-либо взносами: они не должны превышать установленную законом сумму (это касается суточных), быть правильно оформленными, целевыми и отображаться в авансовом и других отчетах. Чтобы быть в этом уверенным, рекомендуется воспользоваться услугами проверенного сервиса «ППР Командировки».
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Что делать с суточными?
Суточные представляют собой сумму средств, которая покрывает личные расходы сотрудника во время командировки, в частности, питание, пополнение мобильного счета, услуги интернет-кафе, копи-центров и прочее. Они выдаются в том случае, если человек будет проживать вне места своего жительства по причине работы.
Как уже говорилось выше, если суточные не превышают выше установленные лимиты, никакие страховые взносы с данных сумм не выплачивается. При этом окончательная сумма прописывается в приказе еще до отправки сотрудника в служебную поездку (либо же в локальном акте).
База для начисления страховых взносов
База представляет собой сумму выплат и вознаграждений, которые определяется работодателем в конце каждого месяца для конкретного сотрудника (физического лица). При этом определение осуществляется по нарастающему итогу с начала календарного года. Во внимание не берутся компенсации, льготы, материальная помощь, государственные пособия и прочее.
Страховые взносы также являются частью базы согласно требованиям Правительства РФ, поэтому каждый год устанавливаются предельные величины, которые в дальнейшем используются для проведения исчислений. В том случае, если итоговая сумма превысила установленный порог, начисление страховых взносов осуществляется по пониженному тарифу. Но, если с документами по командировке все в порядке, а суточные находятся в пределах нормы, командировочные расходы не учитываются при определении размера вычетов.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Бухгалтерский учет обложения командировочных страховыми взносами: проводки
При оформлении командировочных расходов используются стандартные проводки, как и в случае со стандартными служебными поездками. Но, если суточные превышают установленные нормы, в конце месяца бухгалтер обязан выполнить проводку Дт 70 Кт 68 по удержанию налога.
