Командировки водителей: как оформить и оплатить

Командировки водителей: как оформить и оплатить

Направление водителя в командировку – это стандартная процедура для компаний, где есть работы с разъездным характером. При этом оформление и учет такой служебной поездки имеет некоторые отличия от стандартной процедуры. Кроме того, необходимо учитывать ряд правил и нюансов, которые касаются данного направления.

Нужно ли на каждую поездку водителя оформлять командировку?

Командировка – это поездка сотрудника в другую локацию, не являющуюся постоянным местом работы, и нахождение в которой превышает длительность рабочего дня. При этом возвращение домой происходит уже после выполнения поставленных задач. Командировка может длиться один день или несколько месяцев, а все цели указываются в приказе, составленном на основе служебной поездки.

Что касается водителя, то, проезд с одной точки в другую является его постоянным служебным обязательством. К примеру, перевозка груза с одного города в другой – это стандартная цель, если это прописано в трудовом договоре. Но, если какая-либо из задач занимает гораздо больше времени, либо они комбинируются, работодатель готовит служебную записку на оформление командировки.

Таким образом, если сотрудник совершает рабочие поездки из-за разъездной работы, но, каждый день возвращается к себе домой, командировку оформлять не нужно. Все правила, уточнения, перечень задач и нюансы прописываются в трудовом или коллективном договоре, с которым должен ознакомиться сотрудник еще до момента официального оформления на работе.

Данные правила касаются не только водителей, но и курьеров, торговых представителей, журналистов, которые передвигаются на новостном транспортном средстве, экспедиторов и прочих должностей. Некоторые отличия также есть и в оформлении документов.

Особенности оформления поездки

Независимо от вида и длительности командировки водителя, обязательно требуется подготовительный этап. И, служебная поездка водителя не является исключением. Выполняются следующие действия:

  • Выбор сотрудника. Он должен иметь определенную квалификацию и опыт для выполнения поставленных задач. Кроме того, водитель должен дать свое письменное согласие на поездку после ознакомления со служебной запиской.

  • Подготовка приказа. На основе служебной записки оформляется и регистрируется приказ, в котором указываются размеры командировочных и суточных, длительность поездки, маршрут, цели и прочая информация.

  • Выдача средств. Перед командировкой водителю выдаются средства, которые необходимы для проживания, питания, транспортных расходов и прочих целей.

Как и при любой стандартной командировке, по прибытии водитель должен подать авансовый отчет с чеками. Что касается расходов, отличия состоят в транспортной статье: здесь учитывается бензин, но не сам факт пути.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Как начислить и выдать командировочные водителю?

Разъездной характер работы водителя требует ежедневных поездок, но, это не значит, что нужно оформлять командировки или требовать авансового отчета. При этом водитель должен каждый день сохранять чеки за топливо, обслуживание транспортного средства и прочие траты, связанные со служебными обязанностями.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется в полном объеме вернуть командировочные водителю, если они являются целевыми и имеют документальное подтверждение. Расходы включают в себя следующие статьи:

  • расходы на эксплуатацию транспортного средства;

  • аренда жилья;

  • суточные на питание, связь и прочие цели;

  • накладные расходы;

  • рабочие траты;

  • оплата работы и прочее.

Во время командировки водителю выплачивается не стандартная зарплата, а средний заработок, рассчитанный в зависимости от срока работы сотрудника в компании. Если разъезды не являются командировкой, выплачивается стандартная зарплата.

Стоит учесть, что компенсация командировочных расходов и суточные не являются частью декретных, больничных, отпускных или выходных дней, поэтому оформляются и регистрируются отдельно. С командировочных расходов не отчисляются страховые взносы и налоги, как и с суточных (если заявленная сумма не превышает допустимую в сутки согласно НК РФ).

Для оплаты командировочных водителю важно, чтобы был приказ работодателя и подпись самого водителя (согласие на служебную поездку), а также авансовый отчет со всеми необходимыми квитанциями. После окончания командировки водитель возвращается к своему стандартному графику работы.

Оплата командировок водителей в выходные дни

Начисление командировочных средств в выходные и праздничные дни осуществляется по той же схеме, что и в случае с обычными сотрудниками. За работу в такие дни обычно начисляется двойная тарифная ставка, либо же человеку предлагается перенести выходной на любой другой день.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Подтверждение расходов на транспорт

Командировка водителя легкового автомобиля требует предварительных действий. Перед командировкой с использованием служебного транспорта водитель обязан подготовить заверенную копию служебной записки или приказа, а также иметь путевой лист. Также в качестве дополнительных бумаг могут выступать чеки на ГСМ, маршрутный лист.

Путевой лист

Путевой лист представляет собой документ, который обязательно должен присутствовать при поездке на служебном транспортном средстве. При этом обязательно указывается маршрут следования, данные водителя, а также подпись руководителя компании или ответственного лица. При отсутствии путевого листа полагается штраф, а налоговая служба может не принять расходы на транспорт как командировочные и списать взносы.

Кроме того, путевые листы также может запросить трудовая инспекция во время проверки документов, Ространснадзор и другие службы, которые контролируют работу водитель и ряд экономических аспектов деятельности компании. На сегодняшний день не представлено унифицированной формы листа. Поэтому каждая организация должна разработать такой документ с указанием реквизитов, и прикрепить его к Уставу и приказу на командировку.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Маршрутный лист

В отличие от путевого листа, маршрутный лист используется только тогда, когда требуется подтверждение служебного, а не личного использования транспортного средства. В нем не указываются точные расходы, а только фактическое пребывание в служебной поездке, точки, которые требуется посетить, нередко фиксируется километраж для дополнительного контроля. Необходимость наличия маршрутного листа устанавливается каждой организацией индивидуально.

Чеки на ГСМ

Представляют собой топливные карты корпоративного типа, в которых уже заложено определенное количество бензина. Иными словами, водителю не придется расплачиваться, достаточно воспользоваться топливной картой компании. Это позволяет работодателю контролировать все топливные расходы на транспортное средство. Командировка водителя в другой город осуществляется по спланированному маршруту, что позволяет рассчитать количество топливных карт.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Прочие документы

К ним относятся счета-фактуры, чеки, квитанции, которые подтверждают расходы на обслуживание, мойку транспортного средства, вынужденный ремонт или химчистку, техобслуживание и прочие статьи.

Что делать в случае поломки или ДТП?

В случае возникновения ДТП или поломки служебного транспорта водитель обязан сразу же сообщить об этом своему непосредственному руководителю. Дальнейшие действия зависят напрямую от ситуации, которая возникла. При этом водитель должен следовать правилам ПДД и оформить аварию, вызвав представителей ГАИ, сообщить в страховую службу.

Если поломка или авария возникли по вине водителя, сумма компенсации, которая будет выплачена работодателем пострадавшей стороне или за причиненный ущерб, будет постепенно списываться с водителя. Если проблема случилась из-за неисправности транспортного средства или невнимательности компании к своему движимому имуществу, водителю полагается компенсация, а также расследование, так как это квалифицируется как несчастный случай на производстве. При получении травм водителю полагается больничный, после этого уточняется, можно ли отправить водителя в командировку для продолжения выполнения служебных обязанностей.

Часто задаваемые вопросы

Какие расходы возмещаются во время командировок водителей?

Во время командировок водителей возмещаются следующие расходы: оплата за перевозку водителя и автомобиля, проживание и питание водителя, расходы на топливо и масло, дорожные сборы и штрафы, а также иные необходимые расходы, связанные с выполнением служебной поездки.

Каким образом оформляются командировки водителей?

Оформление командировок водителей осуществляется в соответствии с трудовым законодательством и предприятий или организаций. Водитель должен иметь служебное задание или распоряжение от руководителя о поездке в командировку. Также оформляется специальный документ - путевой лист.

Какие ограничения есть на командировку водителей?

Ограничения на командировку водителей заключаются в соблюдении правил о допустимом количестве часов вождения и отдыха, а также сроков работы водителей в рамках графика работы компании и действующего законодательства. Также может быть ограничение на территорию, в пределах которой водители могут производить командировочные расходы.

Как начисляются командировочные водителям?

Начисление командировочных водителям зависит от политики компании и договоренностей, заключенных с водителем. Обычно компания оплачивает все проживание, питание и транспортные расходы водителя во время командировки. Также водителю может быть выплачен дополнительный дневной или ночной сбор за время, проведенное в командировке.

Нужен ли приказ о командировке водителю?

Да, приказ о командировке водителю обычно требуется для официального оформления командировки. В приказе указываются цель командировки, даты и время выезда и возвращения, место пребывания, а также информация о выплатах и возмещении расходов водителю. Приказ должен быть подписан руководителем компании и печатью организации.

Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
05.09.2023
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
Командировка по ТК – это рабочая поездка сотрудника компании на объект, расположенный в другой местности, на заданный срок для выполнения определенных задач (часть 1 статьи 166 Трудового кодекса). Во время командировки командировочный подчиняется правилам организации или предприятия, куда он командирован.
Оформление командировки
Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
31.10.2023
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
Служебная командировка военнослужащего – неотъемлемая часть службы в армии. Для служащих некоторых подразделений такие рабочие поездки занимают большую часть времени. А в расположение части военные возвращаются лишь для отдыха, пополнения запасов вооружения и продовольствия, а также лечения при необходимости и других нужд. Другие военные могут отправляться в командировки не столь часто.
Организация командировки
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Учет расходов   Оплата командировки
Отчетные документы за проживание в гостинице
16.09.2022
Отчетные документы за проживание в гостинице
Большая часть российских предприятий построена так, что их сотрудники вынуждены регулярно совершать командировки по стране или за рубеж. Эта мера необходима для нормального течения производственных процессов. Львиная доля командировочных трат идет на оплату жилья. Какие документы за проживание в гостинице и в какой срок нужно предоставить в бухгалтерию? Что делать, если на руках нет счета об оплате гостиницы?
Проживание в командировках   Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76