Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя

Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя

Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы. 

Законные основания

Согласно понятиям Трудового Кодекса РФ, под командировкой подразумевается служебная поездка, инициатором которой выступает работодатель с целью решения определенных задач компании, налаживания партнерских отношений, расширения организации и т.д. Поручения выполняются вне места работы, в другом городе или стране. Сотрудник обязан быть официально оформленным и находиться в трудовых отношениях с руководителем. 

Но, ИП не являются сотрудниками, так как выступают в статусе работодателя. В Трудовом договоре одно и то же лицо не может находиться по обе стороны. Поэтому официально деловая поездка невозможна, включая ее оформление, выплату суточных и прочие аспекты. 

Мнение судов и контролирующих органов

Если рассматривать мнение судовых учреждений и органов контроля, оно остается таким же, как и раньше: оформление индивидуальным предпринимателем поездки в качестве командировки обязательно приведет к претензиям со стороны налоговиков. 

При этом многие признают, что ИП все же вправе на служебные поездки, так как полный отказ от данной возможности лишает его равенства с другими юридическими лицами, на которые распространяется закон. 

Существуют случаи, когда сотрудники налоговой инспекции подавали в суд на предпринимателей, которые записали расходы на проживание и транспорт в качестве командировочных, а также добавили к этому списку суточные. И, во многих случаях, суд находился на стороне ИП, так как были предоставлены все документы, которые обосновали необходимость командировки, ее целесообразность. При этом все траты по расчетам находились в пределах законных норм. 

Индивидуальный предприниматель может «отправить» себя в командировку, как обычного сотрудника, но, нужно быть готовым к тому, что без судовых разбирательств возможно будет не обойтись. Поэтому важно заранее обосновать свои решения, подготовить все финансовые документы, приказ, отчет и прочие бумаги, необходимые в суде. Но, существует большая вероятность, что налоговая служба выиграет спор. 

Чтобы упростить задачу, рекомендуется использовать электронную систему учета и документооборота. Все расходы и документы будут находиться на сервере компании, при этом их дубликаты можно сразу же переслать в налоговую с добавлением полного перечня. Если сотрудники службы будут видеть, что все есть на месте и оформлено по правилам, до суда может и не дойти. Компания «ППР Командировки» поможет разобраться во всех тонкостях и предоставит профессиональную консультацию. 

Способ учета расходов ИП в командировке

В Налоговом Кодексе РФ есть полный список расходов, которые допускаются к учету при налогообложении в упрощенной системе. Отдельно представлена статья для так называемых командировочных расходов, однако, она касается только работников, которые числятся в конкретной компании, а не индивидуального предпринимателя без трудового договора. 

Процесс списания затрат на деловую поездку расписывается в специальном пункте «материальные расходы», которые включают затраты на транспорт, проживание, питание и прочие необходимые категории. Иногда в бухгалтерском учете такие расходы оформляются как услуги третьих организаций. 

На основе действующих правил налогообложения, индивидуальный предприниматель имеет право указать все затраты, связанные с командировкой, в пункте материальных расходов, что уменьшит базу по налогу на прибыль согласно НК. При этом расходы ИП на поездку не входят ни в один предложенный пункт, что может создавать дополнительные трудности (именно поэтому оформляется как сторонняя компания, например, гостиница или ресторан). 

Чтобы правильно подготовить отчет, необходимо наличие оригиналов всех билетов, чеков, счетов-фактур, накладных и прочих документов оплаты. Обязательно готовится отдельный приказ или отчет, который показывает экономическое обоснование поездки и связывает ее с собственной предпринимательской деятельностью. К примеру, если целью было приобретение партии товара, должны быть все подтверждающие документы, к которым относятся:

  • контракты, распоряжения и договоры с поставщиком;

  • протоколы заседаний, сборов, конференций;

  • утвержденный регламент события;

  • план проведения переговоров, встречи с партнерами, прочие виды.

Поездка для ИП оформляется не как командировка, чтобы избежать проблем с налоговой службой. Именно поэтому прямого приказа и документа о начислении суточных не требуется. 

Выводы

Законодательство РФ не рассматривает командировки индивидуальных предпринимателей как допустимые, так как нет трудового договора, а один и тот же человек не может выступать одновременно работодателем и сотрудником. Конечно, можно оформить все как служебную поездку, но, придется доказать ее целесообразность в суде, так как налоговая служба обязательно туда направит. А постоянно это делать очень долго и дорого. 

Именно поэтому траты на поездку указываются в качестве материальных расходов, которые допускаются налоговыми документами. Подтверждение всех трат выполняется в таком же порядке, как и для обычной командировки, как и подготовка отчета. Но, приказы и прочие документы не требуются.

Часто задаваемые вопросы

Может ли ИП отправить себя в командировку?

Официально, согласно законодательству РФ, индивидуальные предприниматели не могут оформлять себя в командировку, так как они не состоят в трудовых отношениях. Однако они вправе учитывать расходы на поездку как материальные, если есть подтверждающие документы.

Как ИП списать расходы на деловую поездку?

Расходы оформляются как материальные траты, включающие затраты на транспорт, проживание и питание. Для этого нужно сохранить билеты, чеки и счета-фактуры, а также подготовить приказ или отчет, обосновывающий цель поездки.

Какие документы помогут избежать претензий налоговой службы?

Для защиты своих расходов ИП необходимо предоставить полные доказательства необходимости поездки, включая контракты, планы встреч или отчеты с мероприятий. Электронный документооборот может упростить процесс подачи данных в налоговые органы.

Может ли налоговая служба оспорить командировочные расходы ИП?

Да, налоговая часто оспаривает такие расходы. Чтобы минимизировать риски, предпринимателю нужно заранее подготовить все финансовые документы и быть готовым к возможным судовым разбирательствам.

Комментарии (0)

Читайте также:

Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки
Как получить вычет НДС за командировочные расходы в 2025 году
10.09.2022
Обновлено: 28.05.2025
Как получить вычет НДС за командировочные расходы в 2025 году

Компаниям и ИП разрешено компенсировать затраты сотрудников на деловые поездки. Налоговый кодекс РФ позволяет возвращать из бюджета затраченный в этих целях НДС. Как можно вернуть НДС за командировку? Какие для этого нужны документы и что еще нужно знать для осуществления операции?



Учет расходов   Оплата командировки
Как выбрать отель для командировки
04.06.2022
Обновлено: 25.06.2025
Как выбрать отель для командировки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки
Удерживаются ли алименты с командировочных и суточных
23.01.2023
Обновлено: 28.05.2025
Удерживаются ли алименты с командировочных и суточных

В соответствии с законодательными нормативами алиментодатель обязуется ежемесячно выплачивать денежное пособие лицам, не достигшим совершеннолетия или находящимся на иждивении. Средства вычитываются из официального источника дохода, а также некоторых статей дополнительного заработка налогоплательщика. Поэтому актуален вопрос: «Удерживаются ли алименты с суточных и командировочных выплат?».

Проживание в командировках
Как совместить командировку и отпуск: что такое bleisure-путешествия
15.01.2024
Обновлено: 12.08.2025
Как совместить командировку и отпуск: что такое bleisure-путешествия
Bleisure туризм – совмещение бизнес-поездки с мини-отпуском, широко распространенный за рубежом, приобретает все большую популярность в нашей стране. Например, сотрудник отправляется в командировку и по собственной инициативе остается в городе еще на некоторое время, чтобы отдохнуть, осмотреть достопримечательности и «перезагрузиться».

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»