Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 

Для чего необходим посадочный талон?

Помимо приобретения билета в бумажном или электронном виде, для подтверждения факта перелета необходим так называемый посадочный талон. Именно в нем указывается основная информация, которая в дальнейшем используется при формировании отчета. Даже если он был приобретен в цифровом виде, обязательно нужен его бумажный оригинал. 

Посадочный талон необходим для прохождения регистрации на авиа рейс. Вместе с билетом он подтверждает перелет конкретного лица в заранее оговоренную дату. Предъявления одного билета будет недостаточно для составления отчета после окончания служебной поездки. 

В чем разница между электронным и бумажным посадочным талоном?

Если раньше списание командировочных осуществлялось исключительно при наличии бумажного посадочного, то сейчас законом допускается использование электронного формата. Но, не все компании готовы перейти на такой шаг, так как печатный вариант более удобный и надежный. 

В том случае, если все-таки используется цифровая версия, она снабжается индивидуальным штрих-кодом для считывания необходимой информации. Талон предъявляется пассажиром на смартфоне, планшете, ноутбуке или другом гаджете. В некоторых случаях можно просто распечатать штрих-код, но, он точно не подойдет для оформления налоговой декларации. Поэтому стоит обратиться к стойке регистрации перед полетом. 

Можно ли использовать посадочный талон в качестве БСО?

Для списания командировочных и оформления налогового отчета зачастую требуются бланки строгой отчетности, которые и определяют размер вычетов и прочие нюансы. Билет на самолет нельзя отнести в БСО, а вот посадочный талон в авансовом отчете соответствует всем требованиям:

  • формируется в автоматизированной системе, которая является важной частью электронного билета аэропорта;

  • включает все данные о рейсе, стоимости, досмотре багажа, пассажире и прочую информацию;

  • содержит сведения об авиакомпании, выступая в качестве договора между ней и пассажиром. 

Иными словами, посадочный талон является полноценной альтернативой «чека», который подтверждает перелет, а также может использоваться при приобретении билетов онлайн или применении безналичного расчета с зарплатной или другой банковской карты сотрудника (оговаривается заранее). 

Ведение учета билетов в электронном виде

Большинство компаний выполняют списание расходов на перелет только в том случае, если есть посадочный талон (контрольный купон), а также электронный билет в распечатанном виде. При этом важно, чтобы данные были точными. Не допускается ошибок в ФИО, дате и времени вылета, месте назначения и других моментах. О том, где взять посадочный талон на самолет, можно уточнить заранее у консультанта авиакомпании. 

Даже если есть другие документы, подтверждающие пребывание сотрудника в нужном месте и выполнение всех служебных задач, талон все равно требуется согласно ТК. Кроме того, без него невозможно сформировать итоговый финансовый отчет, который подается по прибытию. 

Зачастую билеты приобретает сама компания, после чего распечатывает их и передает работнику. Реже выдаются на это деньги под отчет. Для экономии времени рекомендуется обратиться в компанию «ППР Командировки», который организует служебную поездку и позаботиться обо всех деталях. 

Порядок действий при утере посадочного талона

Сотрудник должен подать авансовый отчет с посадочным талоном не позднее чем через три дня после прибытия (для удаленного работника – не позднее 15 дней). Иногда талон теряется, приходит в негодность, случайно выбрасывается, либо же информация становится нечитабельной. Возникает вопрос, что делать, если потерял посадочный талон?

В этом случае, сотрудник должен лично обратиться в службу поддержки авиакомпании, которой совершался перелет. Специалисты выдадут соответствующую справку со штампом, в которой будут продублированы данные талона и билета. Данная услуга является платной, и работодатель сам решает, кто будет ее оплачивать (чаще всего, работник, так как именно он виновен в потере документа). 

Выводы

Электронный посадочный талон для бухгалтерии является бланком строгой отчетности и неотъемлемым элементом любого авансового отчета. Без него нельзя выполнить списание командировочных или определить сумму налоговых вычетов. Поэтому рекомендуется прописать данный пункт во внутреннем положении о командировках и заранее проинформировать об этом сотрудника. 



Часто задаваемые вопросы

Для чего нужен посадочный талон при командировке?

Посадочный талон подтверждает факт перелета сотрудника и является необходимым документом для авансового отчета и списания командировочных расходов. Он включает информацию о рейсе, пассажире и других деталях, необходимых для налоговой отчетности.

Можно ли использовать электронный посадочный талон?

Да, электронные посадочные талоны принимаются, если они имеют индивидуальный штрих-код. Однако для налоговой отчетности предпочтителен бумажный вариант, так как он считается более надежным и соответствует требованиям законодательства.

Что делать, если посадочный талон утерян?

При утере талона нужно обратиться в авиакомпанию, которая выполняла рейс, и запросить справку, подтверждающую перелет. Эта услуга может быть платной, и работодатель вправе решить, кто будет покрывать расходы – сотрудник или компания.

Какие требования предъявляются к посадочному талону?

Талон должен быть выдан автоматизированной системой, содержать полные данные о рейсе и пассажире, а также реквизиты авиакомпании. Без этих данных документ не может быть использован для списания расходов.

Как вести учет посадочных талонов в компании?

Посадочные талоны вместе с электронными билетами следует хранить в бухгалтерии для последующего авансового отчета. Рекомендуется заранее информировать сотрудников о необходимости предоставления этих документов сразу после командировки.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как забронировать гостиницу юрлицу?
09.12.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Проживание в командировках
Командировочное удостоверение в 2025: правила оформления
18.01.2022
Командировочное удостоверение в 2025: правила оформления

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Проживание в командировках   Организация командировки
Командировки госслужащих 2025: особенности оформления и оплаты
26.07.2023
Командировки госслужащих 2025: особенности оформления и оплаты
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Правила оформления документов для продления командировки
06.06.2022 15:03:00
Правила оформления документов для продления командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Организация командировки
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
20.09.2023
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.
Проживание в командировках

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76