Составление плана командировки: нюансы, образец

Составление плана командировки: нюансы, образец

Служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника с целью выполнения каких-либо возложенных на него обязанностей, которые невозможно осуществить непосредственно на рабочем месте. Для отправки сотрудника в командировку руководство издает соответствующий приказ и составляет план поездки.

Зачем нужен план служебных командировок?

План поездки – официальный документ с четким указанием целей и задач для командированного. Составление плана не является обязательным, но его оформление облегчает понимание сотрудником, что и в какие сроки должно быть выполнено в командировке.

По возвращении командированный представляет руководителю отчет о процессах, которые были проведены во время командировки. Если какие-либо задачи не были выполнены, то подготавливается объяснительная записка, где указываются обстоятельства, помешавшие достигнуть поставленной цели. Требования по отчетности по поездке регламентированы 66 статьей Трудового кодекса РФ.

Виды целей поездки

Цели, поставленные перед командированным, разделяются на универсальные и специальные. Цель универсальной командировки – выполнение действий по расширению бизнеса и решению общих задач с подразделениями компании и партнерами. Специальные командировки призваны решить узкие вопросы, например, по внедрению новой производственной линии или оборудования.

Четких требований по написанию задач не существует, так как цели составляются в зависимости от вида деятельности компании и этапа ее развития. План командировки должен содержать конкретные задачи, возложенные на сотрудника. Если работник не может выполнить задачу ввиду своей некомпетентности или несоответствия должности, то он может отказаться от поездки без угрозы наложения санкций (например, лишение премиальных, понижение в должности, увольнение).

При составлении плана руководитель должен правильно рассчитать время, которое понадобится сотруднику для решения всех задач, поставленных перед ним.

Какая информация должна содержаться в плане?

В документе в обязательном порядке указываются:

  • данные по командированному – ФИО, должность;

  • сроки поездки с указанием точных дат;

  • место назначения;

  • название компании, куда направляется командированный;

  • цели поездки;

  • основная деятельность – здесь указываются задачи, возложенные на работника в виде списка или таблицы, возможно, с пояснениями, а также крайний срок для решения каждого вопроса и результат, который нужно получить;

  • дата написания плана;

  • виза руководителя или ответственного лица.

Командируемый должен внимательно ознакомиться с документом, задать интересующие вопросы (если таковые возникли). Возможно и приветствуется обсуждение задач с руководством или ответственным лицом, при необходимости вносятся коррективы. Если все устраивает, то работник ставить свою подпись, тем самым берет на себя обязательства по исполнению всех задач, указанных в документе.

Примеры целей поездки

Должность

Цели поездки

Руководитель компании

Ведение переговоров с партнерами и клиентами, релиз нового продукта, подписание контракта о поставках сырья или производимого компанией товара.

Менеджер

Подписание контракта, определение показателей эффективности работы отдела продаж. Основные задачи для менеджера разбиваются на более мелкие цели, например, посетить заданное количество торговых объектов, провести встречи с конкретными людьми, выполнить сравнительный анализ цен продукции конкурентов, перенять опыт внедрения нового изделия.

Инженер

Участие в программе обмена опытом между компаниями-партнерами и подразделениями одной организации, внедрение инновационных разработок, обеспечение функционала производственной линии, пусконаладка и запуск в работу нового оборудования, обучение операторов.

Юрист

Представительство в суде, различных органах и службах, присутствие на переговорах с партнерами и клиентами, изучение документации перед подписанием бумаг.


Чем более тщательным будет планирование командировок, тем успешнее будут решены поставленные задачи и меньше трудностей возникнет у командированного в деле достижения целей, и тем проще будет составить отчетные документы.

Какую бы цель не преследовала командировка, она должна быть:

  • необходимой для работы компании, иначе возникнут сложности с обоснованием расходов на поездку в налоговой службе (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ);

  • соответствовать компетенции и должности командированного, так как запрещено (статья 60 Трудового кодекса РФ) требовать от сотрудника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором.

Как составить план командировки

Как таковой формы для составления документа не существует, но можно воспользоваться шаблоном, простым и понятным, удобным для заполнения.

План командировки: образец

Вид мероприятия

Дата

Предполагаемые траты

Допустимая сумма затрат

1

Встреча с руководством компании «Россталь», проверка уставной документации, обсуждение сотрудничества

8.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб

2

Посещение завода «Россталь» для изучения технологии производства и образцами продукции

9.11.2023

Проезд от гостиницы до предприятия и в обратную сторону

2500 руб

3

Встреча с руководством компании «Россталь» для обсуждения условий сотрудничества и подписания договора

10.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб


При необходимости можно вписать данные о поездке до места назначения, о прокате автомобиля, посещении ресторанов, если это было необходимо по работе, пр.


Часто задаваемые вопросы

Что включается в план командировки?

План командировки - это документ, в котором детально расписываются цели, задачи, ключевые мероприятия и ожидаемые результаты служебной поездки по дням. В него включаются: встречи, переговоры, требуемые ресурсы, бюджет, способ передвижения, контактные лица. План может быть оформлен в виде таблицы, его обычно составляет командируемый сотрудник, а утверждает руководитель.

Обязательно ли составлять план командировки?

Законодательство не требует оформления плана командировки, этот документ не является обязательным. Но на практике многие организации используют его для четкого структурирования служебной поездки, контроля выполнения задач и оценки эффективности командировки. Решение о необходимости составления плана принимает руководство компании.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
09.10.2023
Обновлено: 11.06.2025
Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
Если на балансе компании имеется собственный легковой транспорт, то машина может быть предоставлена командированному для поездки и выполнения поставленных перед ним задач. Командировка на служебном автомобиле – удобное решение для руководителя или сотрудника, работа которого связана с частыми поездками к партнерам (менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям, пр.) и клиентам. Во избежание налоговых и финансовых рисков, командировка на транспорте компании должна быть правильно оформлена.
Транспорт в командировках
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
19.09.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
Учет расходов
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
23.04.2024
Обновлено: 15.04.2025
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше.
Как юрлицу купить ЖД билеты по безналу — быстро и без договора
17.12.2022
Обновлено: 12.08.2025
Как юрлицу купить ЖД билеты по безналу — быстро и без договора
От качественной организации командировки зависит комфортность выполнения сотрудниками служебных заданий. Зачастую для поездки используется железнодорожный транспорт. Рассмотрим особенности покупки и оплаты билетов РЖД юридическим лицом с помощью корпоративной карты, оформленной на компанию, и с расчетного счета.

Транспорт в командировках
Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году
11.01.2023
Обновлено: 28.05.2025
Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.



Учет расходов

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»