Составление плана командировки: нюансы, образец

Служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника с целью выполнения каких-либо возложенных на него обязанностей, которые невозможно осуществить непосредственно на рабочем месте. Для отправки сотрудника в командировку руководство издает соответствующий приказ и составляет план поездки.

Зачем нужен план служебных командировок?

План поездки – официальный документ с четким указанием целей и задач для командированного. Составление плана не является обязательным, но его оформление облегчает понимание сотрудником, что и в какие сроки должно быть выполнено в командировке.

По возвращении командированный представляет руководителю отчет о процессах, которые были проведены во время командировки. Если какие-либо задачи не были выполнены, то подготавливается объяснительная записка, где указываются обстоятельства, помешавшие достигнуть поставленной цели. Требования по отчетности по поездке регламентированы 66 статьей Трудового кодекса РФ.

Виды целей поездки

Цели, поставленные перед командированным, разделяются на универсальные и специальные. Цель универсальной командировки – выполнение действий по расширению бизнеса и решению общих задач с подразделениями компании и партнерами. Специальные командировки призваны решить узкие вопросы, например, по внедрению новой производственной линии или оборудования.

Четких требований по написанию задач не существует, так как цели составляются в зависимости от вида деятельности компании и этапа ее развития. План командировки должен содержать конкретные задачи, возложенные на сотрудника. Если работник не может выполнить задачу ввиду своей некомпетентности или несоответствия должности, то он может отказаться от поездки без угрозы наложения санкций (например, лишение премиальных, понижение в должности, увольнение).

При составлении плана руководитель должен правильно рассчитать время, которое понадобится сотруднику для решения всех задач, поставленных перед ним.

Какая информация должна содержаться в плане?

В документе в обязательном порядке указываются:

• данные по командированному – ФИО, должность;

• сроки поездки с указанием точных дат;

• место назначения;

• название компании, куда направляется командированный;

• цели поездки;

• основная деятельность – здесь указываются задачи, возложенные на работника в виде списка или таблицы, возможно, с пояснениями, а также крайний срок для решения каждого вопроса и результат, который нужно получить;

• дата написания плана;

• виза руководителя или ответственного лица.

Командируемый должен внимательно ознакомиться с документом, задать интересующие вопросы (если таковые возникли). Возможно и приветствуется обсуждение задач с руководством или ответственным лицом, при необходимости вносятся коррективы. Если все устраивает, то работник ставить свою подпись, тем самым берет на себя обязательства по исполнению всех задач, указанных в документе.

Примеры целей поездки

Чем более тщательным будет планирование командировок, тем успешнее будут решены поставленные задачи и меньше трудностей возникнет у командированного в деле достижения целей, и тем проще будет составить отчетные документы.

Какую бы цель не преследовала командировка, она должна быть:

• необходимой для работы компании, иначе возникнут сложности с обоснованием расходов на поездку в налоговой службе (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ);

• соответствовать компетенции и должности командированного, так как запрещено (статья 60 Трудового кодекса РФ) требовать от сотрудника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором.

Как составить план командировки

Как таковой формы для составления документа не существует, но можно воспользоваться шаблоном, простым и понятным, удобным для заполнения.

План командировки: образец

При необходимости можно вписать данные о поездке до места назначения, о прокате автомобиля, посещении ресторанов, если это было необходимо по работе, пр.