Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками  для решения ряда вопросов.  

Цель оформления положения о направлении сотрудника в командировку

Данный документ представляет собой внутренний акт, который используется с другими документами локального типа аналогичного содержания. На законодательном уровне нет регламентированной формы, но основные требования обязательно соблюдаются. В акте прописывается вид командировки, ее направление, цели, величина и пункты расходов, которые будут возмещены, а также прочие тонкости. 

С экономической точки зрения инструкция обосновывает особенности составления налогового отчета после окончания поездки. Если по роду деятельности служебные поездки не предусмотрены, в предприятии не обязательно должен быть подобный акт. Но, если такой вопрос возникнет, его разработка и утверждение может занять много времени. 

Что можно считать командировкой и когда положение не требуется?

Командировка – это служебная поездка любого сотрудника, которая осуществляется по поручению начальства на определенный срок и предполагает выполнение ряда поручений вне рабочего места. Положение требуется в большинстве случаев, так как документ позволяет обосновать, признать и оформить все расходы, связанные с командировкой. 

Помимо расходов, регламент по командировкам также регулирует порядок действий сотрудника, который отправиться в поездку. К примеру, в ней описан способ получения денежных средств, режим работы, необходимые документы, список выездов и прочая важная информация. 

Положение является недействительным, если:

  • поездка не имеет служебных целей и не согласована с начальством;

  • сотрудник будет работать в отдалении от своего рабочего места всего несколько часов;

  • нет заключенного трудового договора. 

Помимо основных требований, есть также нюансы, которые формируются в зависимости от особенности деятельности компании, индивидуальных условий командировки, ее общей длительности. 

Может ли сотрудник отказаться от командировки?

Работник может отказаться от служебной поездки в следующих случаях:

  • наличие детей в возрасте до 3-х лет;

  • единоличное воспитание детей в возрасте до 5-ти лет;

  • инвалидность ребенка;

  • наличие членов семьи, которые требуют постоянного ухода и присмотра согласно настоящему медицинскому заключению. 

В иных случаях, отказ от поездки может привести к дисциплинарному взысканию. Согласно положению о командировках, работодатель не имеет права отправлять беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (без согласия родителей или опекуна), работников с ученическим договором. 

Описание в положении процесса направления в командировку

В первую очередь, отдел кадров оформляет приказ, который базируется на служебной записке руководителя. Далее, после утверждения приказа сотрудник подготавливает необходимый пакет документов, получает финансовые средства, билеты, а также все для выполнения рабочих обязательств. 

Ранее на каждого сотрудника оформлялось специальное командировочное удостоверение, которое было упразднено в 2005 году. Работник, который отправляется в поездку, обязуется сохранить все проездные документы, квитанции, чеки и прочие финансовые документы. 

Составление служебной записки после окончания командировки

Если ранее каждый сотрудник после возвращения из командировки готовил отчет, то сейчас необходимо оформление служебной записки. В большинстве случаев также необходим устный отчет руководителю отдела учреждения. Кроме того, обязательным документом является авансовый отчет, на основе которого и формируется окончательный расчет. 

Какие расходы необходимо указать?

  • Транспортные. Включают все передвижения внутри Российской Федерации и за ее пределами, которые связаны с выполнением служебных поручений. К данной категории относятся билеты на поезд, самолет, автобус, общественный транспорт, арендованное авто. 

  • Проживание. Самым простым способом оформления является проживание в гостинице, так как можно получить стандартный кассовый чек. Нередко арендодатели квартир и домов также предлагают оформить все необходимые документы. При этом важно, чтобы расходы не превышали установленные. 

  • Другие расходы. К ним относятся питание, приобретение ряда вещей, необходимых для выполнения служебных обязанностей, парковочные талоны и прочее. Максимальная сумма по каждой статье устанавливается заранее в организации. 

Все эти расходы указываются в финансовом отчете, а также отражаются в налоговом учете предприятия. Государственный образец положения о командировках поможет правильно оформить сопроводительную и отчетную документацию. 

Оплата суточных сотруднику

Нет установленной суммы, которая регламентируется законодательством. Поэтому данное значение принимается работодателем самостоятельно. Но, согласно российскому закону о командировках, налоговые вычеты будут осуществляться с сумм, которые превышают 700 рублей для командировок внутри страны, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Поэтому обычно суточные не превышают данные пределы. 

Положение о командировках относительно зарубежных служебных поездок

Обычно, для учета зарубежных командировок используются стандартные алгоритмы. Но, существуют некоторые особенности, которые указаны в положении. Например, к возмещаемым расходам относятся оформление загранпаспорта и получение визы, консульские сборы, обязательные платежи для пересечения границы и прочее (согласно положению о командировочных расходах). Сервис «ППР Командировки» поможет организовать весь процесс и заранее просчитать примерные расходы на зарубежную командировку. 

Выдача суммы выполняется в той валюте, которая используется на территории конкретной страны. Это требует особого внимания при подаче налогового отчета, так как должна быть справка о покупке валюты. Если ее нет, пересчет осуществляется по тому курсу, который был в день начала командировки. 

Выводы

Исходя из вышеуказанной информации, документ о командировках является внутренним актом и может отличаться от распространенного образца. Но, он должен соответствовать требованиям действующего Законодательства РФ и Налогового кодекса. При этом положение позволяет урегулировать правила и обосновать включение всех командировочных затрат в статьи налоговых расходов, тем самым исключая споры. 





Часто задаваемые вопросы

Что такое положение о командировках и зачем оно нужно?

Положение о командировках – это внутренний документ организации, который регламентирует все аспекты служебных поездок сотрудников. Он необходим для официального оформления командировок, определения порядка их организации и обоснования расходов для налогового учета. Документ защищает интересы как работодателя, так и сотрудников.

Когда положение о командировках не требуется?

Положение не требуется, если поездка не имеет служебных целей, работа вне офиса длится всего несколько часов, или с сотрудником не заключен трудовой договор. Также положение может не составляться в организациях, где служебные поездки не предусмотрены спецификой работы.

Что должно быть обязательно включено в положение о командировках?

В положении должны быть прописаны виды командировок, их направления и цели, порядок оформления документов, размеры возмещаемых расходов (транспорт, проживание, суточные), правила предоставления отчетности. Для зарубежных командировок следует указать особые условия, включая оформление загранпаспорта и визы.

Как правильно оформить отказ от командировки?

Законное право отказаться от командировки имеют работники с детьми до 3 лет, одинокие родители детей до 5 лет, сотрудники с детьми-инвалидами и те, кто ухаживает за больными членами семьи по медицинским показаниям. Отказ должен быть оформлен письменно с приложением подтверждающих документов.

Почему важно сохранять все документы во время командировки?

Сохранение всех документов (билеты, чеки, квитанции) необходимо для составления авансового отчета и подтверждения расходов. Это требуется для корректного возмещения затрат работнику и правильного налогового учета расходов организацией. При отсутствии подтверждающих документов расходы могут быть не возмещены.

Как регулируются суточные выплаты в положении о командировках?

Размер суточных устанавливается работодателем самостоятельно, но для оптимизации налогообложения обычно не превышает 700 рублей для внутренних командировок и 2500 рублей для зарубежных. Суммы, превышающие эти лимиты, облагаются НДФЛ. В положении должен быть четко прописан размер суточных и порядок их выплаты.

Что особенного нужно учесть при оформлении зарубежных командировок?

При оформлении зарубежных командировок необходимо учитывать дополнительные расходы на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы. Важно прописать порядок выдачи валюты и её конвертации, а также правила расчета суточных с учетом пересечения границ. Все эти особенности должны быть отражены в положении о командировках.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году
25.01.2022
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году

После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.

Организация командировки
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
05.06.2022
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Транспорт в командировках
Командировки госслужащих в 2025 году: как оформить и получить оплату без ошибок
26.07.2023
Командировки госслужащих в 2025 году: как оформить и получить оплату без ошибок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
05.09.2023
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
Командировка по ТК – это рабочая поездка сотрудника компании на объект, расположенный в другой местности, на заданный срок для выполнения определенных задач (часть 1 статьи 166 Трудового кодекса). Во время командировки командировочный подчиняется правилам организации или предприятия, куда он командирован.
Оформление командировки
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
09.02.2024
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
Ряд профессий предполагает выполнение работниками своих трудовых функций вне постоянного места работы. Перед каждым командированным работодатель ставит конкретные задачи, которыми и определяется срок поездки. Если командировка длительная, то может начаться в одном месяце, а завершиться в другом. Переходящая командировка: в каком месяце начислять зарплату и как рассчитывается средний доход? Об этом дальше.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76