Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно. 

Какие расходы на транспорт подлежат возврату?

ВАЖНО! Все транспортные расходы должны быть предварительно согласованы с работодателем и подтверждены документально.

Данная статья подробно расписана в ТК РФ, а также во внутреннем положении о служебных поездках, приказе, прочих локальных документах. Все расходы предварительно должны обсуждаться сотрудником с работодателем, чтобы не было пунктов, которые вызывают вопросы.  

Дорога к месту отправления

Оплата сотрудником такси, общественного или личного транспорта для поездки к железнодорожному вокзалу и аэропорту также является заботой компании. При этом речь идет о тех локациях, которые находятся непосредственно за пределами населенного пункта. Объем трат на данный пункт обсуждается заранее, как и поездка на служебном авто.

Все траты на дорогу к месту отправления должны быть обоснованными и документально подтвержденными. К примеру, если можно воспользоваться автобусом, руководство может не поддержать желание работника взять такси. В качестве доказательства суммы используются квитанции, которые относятся к строгой отчетности.

Поездка по городу во время командировки

От гостиницы или арендованного жилья командированному необходимо добираться до принимающей стороны или временного рабочего места, партнеров, клиентов, производителей и т.д. Этот пункт не имеет законного обоснования, поэтому начальник не обязан возмещать траты на оплату.

Большинство компаний прописывают пункт проезда по городу во внутреннем положении, трудовом или коллективном договоре. Зачастую на это выделяется определенная сумма, а все затраты также подтверждаются наличием отчетных финансовых документов об оплате. 

Питание, постельное белье и другой сервис во время поездки

Речь идет о длительных перелетах, поездках в поезде и в автобусе. Обычно, возмещается только та часть командировочных, которая была потрачена на постельное белье. Любое питание и другой дополнительный сервис относится к суточным. Поэтому прикладывать квитанции о посещении ресторана поезда для возмещения затрат нет никакого смысла.  

Выбор места в самолете

Услуга является платной и учитывается при бронировании авиабилетов. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязуется компенсировать полную стоимость билета, все сборы, налоги, издержки и прочие платежи, которые также включают выбор конкретного места. Посадочный талон и квитанция прикладываются к налоговому отчету.  

Парковка и топливо

Поездка на личном авто, каршеринг, служебный транспорт невозможны без использования топлива и посещения АЗС. Статья приобретения бензина и газа также является частью финансового отчета, обязательно прикладывается квитанция с автозаправочной станции. Если во время поездки предоставлялось техническое обслуживание, также нужна квитанция.

С парковкой машины дело обстоит сложнее, так как могут быть споры с налоговой по этой статье. Поэтому сумма трат на стоянку оговаривается заранее в зависимости от выбранного транспортного средства, места поездки и прочих нюансов. Ее величина не должна превышать норму. 

Как возмещаются расходы на транспорт?

Аренда авто, расходы на собственную машину, билеты, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:

  1. Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).   

  2. Составление отчета по всем видам расходов после возвращения с командировки.   

  3. Подача документов в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.   

  4. Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.   

Порядок регулируется ТК, трудовым или коллективным договором, а также локальным актом о служебных поездках. Оплата командировки на личном авто тоже указывается. Зачастую перед отъездом человеку выплачивается аванс. Для урегулирования ряда вопросов о расходах и предварительной подготовки рекомендуем обратиться в сервис «ППР Командировки», который возьмет на себя всю организацию.   

Учет возмещения расходов на транспорт

Осуществляется бухгалтерами и необходим для ведения отчетной документации, оформления налоговой декларации и прочих бумаг. Все траты данного типа относятся к категории расчетов с персоналом по различным операциям. Специалист должен выполнить несколько проводок, включая отражение и выплату компенсации.

Все выплаты, связанные со статьями, заносятся в налоговый отчет, как и по поездке в командировку на личном транспорте. В том случае, если суммы выше установленных, бухгалтер проводит отдельные расчеты, необходимые для вычета дополнительных налогов согласно статьям Трудового кодекса РФ.

Выводы

Все виды расходов на транспорт во время командировки возмещаются по такому же алгоритму, как и другие статьи. Важно подготовить все подтверждающие документы. Кроме того, траты должны быть целесообразными и обоснованными, поэтому их лучше заранее обсудить с непосредственным начальником. Даже служебные поездки на личном транспорте требуют отчетных документов с автозаправочных станций и точек технического обслуживания, чтобы доказать сумму трат. 



Часто задаваемые вопросы

Что входит в перечень транспортных расходов, подлежащих компенсации?

Компенсации подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно (авиа, ж/д билеты), затраты на проезд до вокзала/аэропорта, расходы на топливо и парковку при использовании личного автомобиля, а также оплата постельного белья в поезде. Все расходы должны быть предварительно согласованы с работодателем и подтверждены документально.

Как правильно оформить компенсацию за использование личного автомобиля в командировке?

Необходимо собрать все чеки с АЗС за топливо, квитанции за парковку и техническое обслуживание (если оно потребовалось в пути). Сумма компенсации за парковку должна быть предварительно согласована с работодателем и не превышать установленные нормы. Все расходы должны быть отражены в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов.

Компенсируются ли расходы на передвижение по городу во время командировки?

Законодательно компенсация передвижения по городу во время командировки не является обязательной. Однако многие компании включают этот пункт в свои внутренние положения о командировках или трудовые договоры. Обычно устанавливается определенный лимит на такие расходы, которые должны подтверждаться документально.

Что делать, если потрачено больше согласованной суммы на транспортные расходы?

Все расходы, превышающие установленные лимиты, должны быть предварительно согласованы с работодателем. В противном случае превышение может не быть компенсировано. Если перерасход произошел по объективным причинам, необходимо предоставить письменное обоснование и все подтверждающие документы. Бухгалтерия проведет дополнительные расчеты для налогообложения сверхнормативных сумм.

Когда и как происходит возмещение транспортных расходов?

Возмещение происходит после предоставления работником авансового отчета со всеми подтверждающими документами (билеты, чеки, квитанции). Выплата производится либо с ближайшей зарплатой на карту сотрудника, либо через кассу предприятия. Перед командировкой сотруднику может быть выдан аванс на предполагаемые расходы.

Входит ли питание в пути в транспортные расходы?

Нет, питание во время поездки (в поезде, самолете или другом транспорте) не относится к транспортным расходам и должно покрываться суточными. Исключение составляет только оплата

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
09.10.2023
Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
Если на балансе компании имеется собственный легковой транспорт, то машина может быть предоставлена командированному для поездки и выполнения поставленных перед ним задач. Командировка на служебном автомобиле – удобное решение для руководителя или сотрудника, работа которого связана с частыми поездками к партнерам (менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям, пр.) и клиентам. Во избежание налоговых и финансовых рисков, командировка на транспорте компании должна быть правильно оформлена.
Транспорт в командировках
Приказ на командировку 2025: актуальный образец и правила оформления
03.04.2023
Приказ на командировку 2025: актуальный образец и правила оформления

Для отправки сотрудника компании в служебную поездку не обойтись без ряда документов. Образец приказа о направлении в командировку является центральной бумагой, без которой в данном случае не обойтись. При этом важно использовать шаблон именно 2023 года, чтобы заполнить все согласно требованиям закона.

Оформление командировки   Кадровый учет
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
03.06.2022
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
Оформление командировки   Кадровый учет
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок
31.03.2023
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76