Любая командировка на личном автомобиле, самолете, поезде или другим транспортном средством должна быть финансово возмещена сотруднику предприятия. Сразу после приезда подается авансовый отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно.
Какие транспортные расходы подлежат компенсации?
Данная статья подробно расписана в ТК РФ, а также во внутреннем положении о служебных поездках, приказе, прочих локальных документах. Все расходы предварительно должны обсуждаться с работодателем, чтобы не было пунктов, которые вызывают вопросы.
Дорога к месту отправления
Оплата такси, общественного или личного транспорта для поездки к железнодорожному вокзалу и аэропорту также является заботой компании. При этом речь идет о тех локациях, которые находятся непосредственно за пределами населенного пункта. Объем трат на данный пункт обсуждается заранее, как и командировка на служебном автомобиле.
Все траты на дорогу к месту отправления должны быть обоснованными и иметь документальное подтверждение. К примеру, если можно воспользоваться автобусом или метро, руководство может не поддержать желание работника взять такси. В качестве доказательства суммы используются чеки или квитанции, которые относятся к строгой отчетности.
Поездка по городу командировки
От гостиницы или арендованного жилья сотруднику необходимо добираться до принимающей стороны или временного рабочего места, партнеров, клиентов, производителей и т.д. Этот пункт не имеет законного обоснования, поэтому начальник не обязан возмещать траты.
Большинство компаний прописывают пункт проезда по городу во внутреннем положении, трудовом или коллективном договоре. Зачастую на это выделяется определенная сумма, а все затраты также подтверждаются наличием отчетных финансовых документов.
Питание, постельное белье и другой сервис во время поездки
Речь идет о длительных перелетах, поездках в поезде и в автобусе. Обычно, возмещается только та часть командировочных, которая была потрачена на постельное белье. Любое питание и другой дополнительный сервис относится к суточным. Поэтому прикладывать чеки о посещении ресторана поезда нет никакого смысла.
Выбор места в самолете
Услуга является платной и учитывается при бронировании авиабилетов. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязуется компенсировать полную стоимость билета, все сборы, налоги, издержки и прочие платежи, которые также включают выбор конкретного места. Посадочный талон и чек прикладываются к налоговому отчету.
Парковка и топливо
Поездка на личном авто, каршеринг, служебный транспорт невозможны без использования топлива и посещения АЗС. Статья приобретения бензина и газа также входит в финансовый отчет, обязательно прикладываются чек с автозаправочной станции. Если во время командировки предоставлялось техническое обслуживание, также нужна квитанция.
С парковкой автомобиля дело обстоит сложнее, так как могут быть споры с налоговой по этой статье. Поэтому сумма трат на стоянку оговаривается заранее в зависимости от выбранного транспортного средства, места поездки и прочих нюансов. Ее величина не должна превышать норму.
Как возмещаются транспортные расходы?
Аренда авто в командировке, расходы на собственную машину, такси, билеты, метро, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:
-
Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).
-
Составление авансового отчета после возвращения с командировки.
-
Подача бумаг в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.
-
Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.
Порядок регулируется ТК, трудовым или коллективным договором, а также локальным актом о служебных поездках. Оплата командировки на личном автомобиле тоже указывается. Зачастую перед отъездом человеку выплачивается аванс. Для урегулирования ряда вопросов и предварительной подготовки рекомендуем обратиться в сервис «ППР Командировки», который возьмет на себя всю организацию.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Учет возмещения транспортных расходов
Осуществляется бухгалтерами и необходим для ведения отчетной документации, оформления налоговой декларации и прочих бумаг. Все траты данного типа относятся к категории расчетов с персоналом по различным операциям. Специалист должен выполнить несколько проводок, включая отражение и выплату компенсации.
Все выплаты, связанные со статьями, входят в налоговый отчет, как и по командировке на личном транспорте. В том случае, если суммы выше установленных, бухгалтер проводит отдельные расчеты, необходимые для вычета дополнительных налогов согласно статьям Трудового кодекса РФ.
Выводы
Все транспортные расходы во время командировки возмещаются по такому же алгоритму, как и другие статьи. Важно подготовить все подтверждающие документы. Кроме того, траты должны быть целесообразными и обоснованными, поэтому их лучше заранее обсудить с непосредственным начальником. Даже служебные поездки на личном транспорте требуют чеков с автозаправочных станций и точек технического обслуживания, чтобы подтвердить сумму трат.
