Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно.
Какие расходы на транспорт подлежат возврату?
Данная статья подробно расписана в ТК РФ, а также во внутреннем положении о служебных поездках, приказе, прочих локальных документах. Все расходы предварительно должны обсуждаться сотрудником с работодателем, чтобы не было пунктов, которые вызывают вопросы.
Дорога к месту отправления
Оплата сотрудником такси, общественного или личного транспорта для поездки к железнодорожному вокзалу и аэропорту также является заботой компании. При этом речь идет о тех локациях, которые находятся непосредственно за пределами населенного пункта. Объем трат на данный пункт обсуждается заранее, как и поездка на служебном авто.
Все траты на дорогу к месту отправления должны быть обоснованными и документально подтвержденными. К примеру, если можно воспользоваться автобусом, руководство может не поддержать желание работника взять такси. В качестве доказательства суммы используются квитанции, которые относятся к строгой отчетности.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Поездка по городу во время командировки
От гостиницы или арендованного жилья командированному необходимо добираться до принимающей стороны или временного рабочего места, партнеров, клиентов, производителей и т.д. Этот пункт не имеет законного обоснования, поэтому начальник не обязан возмещать траты на оплату.
Большинство компаний прописывают пункт проезда по городу во внутреннем положении, трудовом или коллективном договоре. Зачастую на это выделяется определенная сумма, а все затраты также подтверждаются наличием отчетных финансовых документов об оплате.
Питание, постельное белье и другой сервис во время поездки
Речь идет о длительных перелетах, поездках в поезде и в автобусе. Обычно, возмещается только та часть командировочных, которая была потрачена на постельное белье. Любое питание и другой дополнительный сервис относится к суточным. Поэтому прикладывать квитанции о посещении ресторана поезда для возмещения затрат нет никакого смысла.
Выбор места в самолете
Услуга является платной и учитывается при бронировании авиабилетов. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязуется компенсировать полную стоимость билета, все сборы, налоги, издержки и прочие платежи, которые также включают выбор конкретного места. Посадочный талон и квитанция прикладываются к налоговому отчету.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Парковка и топливо
Поездка на личном авто, каршеринг, служебный транспорт невозможны без использования топлива и посещения АЗС. Статья приобретения бензина и газа также является частью финансового отчета, обязательно прикладывается квитанция с автозаправочной станции. Если во время поездки предоставлялось техническое обслуживание, также нужна квитанция.
С парковкой машины дело обстоит сложнее, так как могут быть споры с налоговой по этой статье. Поэтому сумма трат на стоянку оговаривается заранее в зависимости от выбранного транспортного средства, места поездки и прочих нюансов. Ее величина не должна превышать норму.
Как возмещаются расходы на транспорт?
Аренда авто, расходы на собственную машину, билеты, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:
-
Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).
-
Составление отчета по всем видам расходов после возвращения с командировки.
-
Подача документов в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.
-
Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.
Порядок регулируется ТК, трудовым или коллективным договором, а также локальным актом о служебных поездках. Оплата командировки на личном авто тоже указывается. Зачастую перед отъездом человеку выплачивается аванс. Для урегулирования ряда вопросов о расходах и предварительной подготовки рекомендуем обратиться в сервис «ППР Командировки», который возьмет на себя всю организацию.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Учет возмещения расходов на транспорт
Осуществляется бухгалтерами и необходим для ведения отчетной документации, оформления налоговой декларации и прочих бумаг. Все траты данного типа относятся к категории расчетов с персоналом по различным операциям. Специалист должен выполнить несколько проводок, включая отражение и выплату компенсации.
Все выплаты, связанные со статьями, заносятся в налоговый отчет, как и по поездке в командировку на личном транспорте. В том случае, если суммы выше установленных, бухгалтер проводит отдельные расчеты, необходимые для вычета дополнительных налогов согласно статьям Трудового кодекса РФ.
Выводы
Все виды расходов на транспорт во время командировки возмещаются по такому же алгоритму, как и другие статьи. Важно подготовить все подтверждающие документы. Кроме того, траты должны быть целесообразными и обоснованными, поэтому их лучше заранее обсудить с непосредственным начальником. Даже служебные поездки на личном транспорте требуют отчетных документов с автозаправочных станций и точек технического обслуживания, чтобы доказать сумму трат.
