Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?

Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.

Особенности планирования командировок

Все командировочные расходы можно разделить на 2 группы: обязательные (зафиксированные в ст. 168 ТК РФ, например: на оплату транспортных услуг, проживание, суточные) и необязательные (питание, такси, оплата багажа, перелет бизнес-классом). Вторая категория подлежит компенсации при согласовании с работодателем. Механизм их возврата описывается внутренними регламентами. 

Отдельное внимание уделим фонду оплаты труда. В соответствии со ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок за весь период нахождения в служебной поездке. При установленной почасовой оплате труда в качестве основы для расчета выплаты выступает средний часовой заработок. Выходные и праздничные дни оплачиваются в двойном размере или заменяются на дополнительные дни отдыха. Исчисление заработной платы командированным сотрудникам вызывает повышенный интерес у контролирующих органов. Ошибки и недочеты могут привести к существенным штрафам и разбирательствам.

Детальное планирование командировки позволяет не только сэкономить деньги предприятия, но и избежать претензий и солидных штрафов. Основанием для отправки в поездку с целью выполнения служебных обязанностей является издание приказа или иного распорядительного документа, содержащего следующие сведения:

• порядковый номер и дату составления;
• ФИО, должность, табельный номер сотрудника;
• рабочее задание (цель командировки, выполняемые трудовые функции);
• дату отъезда и прибытия обратно;
• место (город, наименование филиала или предприятия, юридический адрес);
• иную информацию, представляющую ценность для сторон;
• подписи руководителя и исполнителя.

В соответствии с Письмом ИФНС РФ № СД-4-3/20427 от 24.11.2015 г., командировочное удостоверение и служебное задание упразднены. Эти документы могут оформляться при наличии такого требования во внутренних локальных регламентах компании. 

Важным моментом при организации командировки является проверка на предмет необходимости получения письменного согласия от сотрудника. В соответствии с законодательством в эту категорию входят:

• одинокие родители;
• матери с детьми в возрасте до 3-х лет;
• лица, осуществляющие уход за нетрудоспособными близкими родственниками;
• сотрудники, воспитывающие детей с инвалидностью.

Отсутствие письменного согласия от данной категории сотрудников может грозить трудовыми спорами и разбирательствами. 

Дополнительно представим перечень лиц, которых нельзя направлять даже в однодневные служебные поездки:

• беременные женщины;
• «внештатники»;
• сотрудники в возрасте до 18 лет (исключение: спортсмены, работники творческие профессии);
• ученики (при наличии заключенного ученического договора).

Особый порядок организации командировки действует для иностранцев. При наличии патента или разрешения на временное проживание такой сотрудник не может быть отправлен в другой регион для выполнения служебных обязанностей. В этом случае нарушается миграционный контроль.

Иностранец может быть направлен в другой субъект РФ в следующих случаях:

• его должность включена в перечень, зафиксированный в Приказе Минсоцразвития № 564н;
• относится к категории высококвалифицированных специалистов;
• является гражданином стран Евразийского экономического союза.

На практике встречается 2 механизма финансирования командировок:

1. Предоставление аванса сотруднику. Эта выплата включает суточные и денежные средства на оплату транспортных услуг и проживания. По окончании поездки направляется авансовый отчет, подтверждающий целевое расходование средств, и возвращаются неиспользованные деньги. Вариант применяется для небольших организаций. Основным недостатком является первоочередной учет личных интересов работника, а не предприятия (например: покупка билета на рейс, по которому возвращаются максимальные бонусы пассажиру).
2. Самостоятельная организация поездки через специальные облачные сервисы по бронированию. Такой вариант позволяет полностью контролировать бюджет, подобрать оптимальное предложение и исключить необоснованные расходы. Дополнительным бонусом выступает начисление кэшбэка от авиаперевозчиков, который можно поменять на скидку при последующем бронировании. При использовании IT-решений авансовый отчет и ряд кадровых документов формируются автоматически, что позволяет избежать ошибок и снизить трудозатраты сотрудников.

Перечень обязательных расходов, подлежащих возмещению

Величина командировочных выплат и механизм их предоставления описываются во внутренних локальных документах. При этом правила предоставления не должны противоречить ч. 4 ст. 168 ТК РФ. 

В случае покупки билетов и бронирования гостиницы непосредственно сотрудником ему положен аванс, включающий суточные и компенсацию. Деньги перечисляются на зарплатную карту или выплачиваются наличными в кассе. Рекомендуемый срок предоставления средств — за 7 дней до начала командировки.

Размер суточных не регламентируется на законодательном уровне, а информация носит лишь рекомендательный характер. В частности, величина 700 рублей в день для внутренних поездок и 2500 рублей — для внешних не подлежит налогообложению по НДФЛ и страховыми взносами, поэтому используется в качестве ориентира. На практике размер этой выплаты может быть меньше при условии его фиксации в локальных документах предприятия.

Что делать в нестандартных ситуациях, чтобы избежать финансовых потерь?

1. Поездка сотрудника пришлась на выходные дни. В соответствии со ст. 106 и 166 ТК РФ, время в пути подлежит оплате как обычный рабочий день (исходя из среднего заработка), за исключением выходных и праздничных (предусмотрена двойная оплата или замена на дополнительный день отдыха).
2. При повышении оклада в течение календарного года. В этом случае необходимо проиндексировать среднедневной доход работника. Коэффициент рассчитывается путем деления оклада после повышения на оклад до корректировки. 
3. При оформлении больничного в период командировки. За эти дни сотрудник получает пособие по временной нетрудоспособности, также ему положены суточные. При переводе работника в стационар работодатель вправе не компенсировать расходы на проживание. 
4. Расходы на сотовую связь, канцелярию, прачечную, платную стоянку не являются обязательными к возмещению. Компенсация возможна при наличии подтверждающих документов, но при своевременном согласовании этих статей расходов с руководителем. В противном случае они относятся к личным издержкам работника.

Что нужно дополнительно учесть при планировании?

Авансовый отчет относится к первичным документам, подтверждающим целесообразность направления расходования предоставленных средств. Организации могут самостоятельно устанавливать сроки сдачи документа. Классическое требование об отчете в течение 3 дней со дня возвращения упразднено с 2020 года.

Несвоевременная сдача авансового отчета является нарушением кассовой дисциплины, предусматривающим следующие санкции:

1. Административную ответственность за отсутствие первичных документов в соответствии со ст. 15.11КоАП РФ с наложением штрафа в размере до 10000 рублей.
2. Доначисление НДФЛ и страховых взносов. Отсутствие подтверждающих документов — частая причина обложения налогами и сборами.

В соответствии со ст. 29 ФЗ № 402, срок хранения авансовых отчетов составляет 5 лет. Порядок обеспечения сохранности фиксируется во внутренних регламентах организации.

Планирование командировок выступает важным мероприятием, направленным на оптимизацию расходов, упрощение документооборота и исключение претензий со стороны контролирующих органов. Эти и ряд других вопросов можно решить с помощью специальных сервисов по бронированию, одним из которых является business-trip.online. Для получения квалифицированной поддержки и полезных рекомендаций позвоните нам!

Когда все траты определены, важно понять, как начислять на них налоги. Подробный разбор – в статье «Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам».