Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок

• Какие проводки использовать для аванса и суточных
• Как оформить перерасход или возврат средств
• Как избежать ошибок при проверке налоговой

Командировка — это не только билеты и отели, но и целый набор бухгалтерских операций. Как оформить суточные, аванс, возврат или перерасход, чтобы не нарушить закон и не попасть под проверку? В этой статье — пошаговые схемы проводок, примеры и советы от экспертов.

Процедуры для учета командировки сотрудника

Для того чтобы работник мог отправиться в командировку, необходимо выполнить несколько важных процессов.

Выдача суточных и командировочного аванса

В ТК РФ нет установленных норм к срокам выдачи аванса, это же касается и особенностей проведения расчетов. Но, работодатель обязан выдать их перед любой командировкой, так как отсутствие аванса является прямым нарушением трудовых обязательств и причиной законного отказа от поездки.

Определение статей командировочных расходов в авансовом отчете

Процесс начинается непосредственно после окончания срока командировки, когда сотрудник вернулся уже на свое основное место работы и подготовил авансовый отчет. Проверка осуществляется по каждой из статей, осуществляется сверка данных с платежными документами. Проводка по командировке без данного этапа невозможна.

Удержание недостачи или возмещение перерасхода

Все траты, совершенные в командировке для выполнения трудовых обязательств, включая проживание, транспорт, покупки для определенных заданий обязательно возмещаются компанией. Если выданная сумма оказалась большей, чем необходимо, перерасход возвращается обратно в кассу. В том случае, если работник превысил сумму без разрешения или причин, он также должен возместить недостачу. Для правильного оформления проводок рекомендуется обратиться в компанию «ППР Командировки», которая предоставляет услуги под ключ.

Выплата зарплаты командированному сотруднику

Независимо от длительности командировки, сотрудник продолжает получать зарплату. Но, схема ее начисления несколько отличается от стандартной. При этом учитывается множество нюансов проводки командировки, которые требуют знания законов и профессионального подхода к каждому отдельному случаю.

Особенности выдачи суточных и аванса

Перед отправкой в служебную поездку сотруднику обязательно выдается аванс, который необходим для покрытия расходов во время командировки. При этом авансовая сумма предварительно тщательно рассчитывается, чтобы ее точно было достаточно и не возникло остатков, перерасхода.

Выдача суточных необходима для покрытия ежедневных расходов на питание и жизнь, а также для внеплановых или форс-мажорных обстоятельств. При этом они не отображаются в авансовом отчете, но проводка на суточные составляется в обязательном порядке.

Лимиты командировочного аванса и суточных утверждаются работодателем и должны соответствовать требованиям ТК. К примеру, минимальный размер суточных для командировки по РФ составляет 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей.

Несмотря на то, что данные выплаты являются разными по своей сути, в бухгалтерской проводке они прописываются с использованием одного и того же кода. Если выплата осуществляется из кассы организации, используется проводка Дт 71 Кт 50, если выполняется перевод на именную карту сотрудника – Дт 71 Кт 51. Определение окончательной суммы, а также необходимости возмещения или истребования, осуществляется после подачи и проверки авансового отчета.

Порядок возмещения перерасхода и возврата неизрасходованных сумм

После возврата на свое штатное рабочее место сотрудник обязан подать авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения). При этом он также обязуется прикрепить финансовые документы, которые подтвердят все расходы во время служебной поездки. Проводка выдана на командировку для одного человека, каждый раз требуется открывать новую.

В бухгалтерии каждая сумма тщательно изучается, после чего определяется три основных типа финансовых сумм:

1. Аванс перед служебной поездкой.

2. Суточные лимиты.

3. Сумма, потраченная работником и указанная в авансовом отчете.

Для определения перерасхода или возмещения из первого пункта вычитается второй и третий. Если будет плюс, остаток средств возвращается сотрудником через кассу предприятия. Что касается фиксации данных операций в бухгалтерских документах, для этого используются проводки Дт 51 Кт 71 (возврат средств на счет компании) и Дт 50 Кт 71 (возврат денег через кассу).

При отрицательном результате учреждение обязуется вернуть потраченную сумму, так как это личные средства сотрудника. В этом случае используется бухгалтерская проводка Дт 71 Кт 50.

Бухгалтерские проводки по расходам

Чтобы бухгалтер мог дать окончательное заключение, должен ли что-либо сотрудник, либо же компания должна возместить ему определенные суммы, требует изучить конкретные виды расходов и произвести их расчеты. Как уже говорилось, здесь главным является авансовый отчет и платежные документы, которые добавляются к нему (счета-фактуры, билеты, чеки, квитанции, проездные документы и прочее). Можно выделить несколько основных типов командировочных расходов.

Суточные

Чтобы списать суточные, необходимо использовать проводку отчета по командировке Дт 26 Кт 71. При этом счета для операций по дебету зависят напрямую от целей совершения поездки:

• 44. Служебная поездка была связана с приобретением товарных позиций или их реализацией.

• 08. Основная цель командировки – покупка основных средств (к примеру, оборудования).

• 20, 23, 25, 28. Отправка работника в командировку является производственной необходимостью.

Максимальный размер суточных утверждается начальником еще до отъезда сотрудника. В том случае, если реальные суммы превысят установленные нормы, излишки подлежат налогообложению. Для таких сверхлимитных операций используются проводки Дт 70 Кт 68 и Дт ХХ Кт 69 (где ХХ – счет в зависимости от цели поездки).

Проживание и проезд

Проводка данного вида расхода проводится таким же образом, как и при работе с суточными. Для этого используется дебет конкретного счета или Дт 26 Кт 71. В том случае, если все расходы подтверждены финансовыми документами, то осуществляется вычет НДС, что фиксируется через Дт 19 Кт 71 (входящий НДС) и Дт 68 Кт 19 (принятый к вычету НДС).

Проводки по зарплате командированного сотрудника

Даже во время служебной поездки зарплата начисляется в обязательном порядке. Для этого используется формула, базированная на показателе среднего заработка. Если речь идет о выходных и праздничных днях, оплата осуществляется в двойном размере или с предоставлением оплаченного выходного дня, если все документы будут корректно заполнены. Для учета заработной платы используются следующие командировочные проводки:

• Дт 70 Кт 51 – перечисление заработной платы на именную карту сотрудника;

• Дт 70 Кт 50 – выдача зарплаты через кассу предприятия;

• Дт (08, 20, 23) Кт 69 – начисление страхового взноса;

• Дт 70 Кт 68 – удержание налога;

• Дт (08, 20, 23) Кт 70 – начисление зарплаты по установленному среднему заработку.

При этом возможны отдельные нюансы, которые рассматриваются индивидуально для каждого сотрудника.

Выводы

Для бухгалтерского учета счета командировочных расходов необходимо проведение нескольких этапов операции. В первую очередь человеку выдаются суточные, а также командировочный аванс. После возвращения он должен подать авансовый отчет и расчетные документы, на основе которых определяются финансовые обязательства компании или сотрудника. При этом важно, чтобы каждая финансовая операция была отражена в бухгалтерских отчетах с фиксацией проводки.