-
Правильное оформление служебной записки для разных ситуаций
-
Список необходимых подтверждающих документов
-
Образцы заполнения для разных случаев
- Типичные ошибки и как их избежать
Порядок оформления служебной записки на командировку
Служебная записка является ключевым документом для подтверждения фактических дат командировки, особенно в нестандартных ситуациях. Рассмотрим основные правила ее составления и необходимые сопроводительные документы.
Необходимые документы для оформления:
-
Служебная записка по установленной форме
-
Подтверждающие документы о проживании
-
Документы, подтверждающие использование транспорта (при поездке на личном автомобиле)
- Разрешение руководителя на использование личного транспорта
Служебная записка – обязательный документ при оформлении командировки, особенно когда сотрудник использует личный транспорт или отсутствуют стандартные проездные документы. В этой статье вы узнаете, как правильно составить служебную записку, какие документы к ней приложить и как избежать типичных ошибок при оформлении.
Когда нужна служебная записка на командировку:
-
При использовании личного или служебного транспорта
-
При отсутствии проездных документов
-
При изменении сроков командировки
- При необходимости дополнительного обоснования расходов
Стандартный способ подтверждения дат командировки
Оформление служебной поездки осуществляется на основе распоряжения о командировке и авансового отчета. Сумма суточных, заявление на командировочные, а также другие важные критерии напрямую зависят от точного срока продолжительности командировки, которая зачастую фиксируется проездными документами.
В распоряжении руководителя зачастую указываются примерные даты без учета отдельных факторов или возможности переноса. Для подтверждения фактического количества дней пребывания в служебной повестке используются следующие способы согласно закону:
-
Проездные документы. К ним относятся бумажные или электронные билеты, посадочные талоны и прочее, где указано точные дата и время отправления и возвращения. Именно по ним осуществляется фиксация данных, поэтому важно, чтобы они были в оригинальном или распечатанном виде в авансовом отчете.
-
Документы о проживании. Альтернативный способ подтверждения длительности служебной поездки. Кроме них важно предоставить служебную записку на командировку, где будет указано обоснование.
-
Служебная записка. Если нет ни проездных документов, ни документов о проживании определение точных дат определяется только служебной запиской, которая составляется принимающей стороной. При этом важно, чтобы был соблюден образец служебной записки на командировку.
Важно, чтобы все документы соответствовали требованиям текущего года и были составлены без нарушений, так как такие заявления на командировку чаще всего проверяются налоговыми службами. Компания «ППР Командировки» поможет не только составит служебную записку, но и возьмет на себя полное оформление командировки.
Порядок оформления служебной записки на командировку
Отсутствие документов, которые подтверждают проезд до пункта назначения, зачастую возникает в том случае, если не используется общественный транспорт. К примеру, сотрудник может воспользоваться личным или служебным транспортным средством. Кроме того, также возможно использование машины третьих лиц, при этом командированный сотрудник может иметь доверенность или выступать в качестве пассажира.
Стоит учесть, что такой вариант передвижения в командировке допускается только в том случае, если имеется официальное разрешение руководителя компании, а также есть документы, подтверждающие реальное использование автомобиля во время командировки. К ним относятся счета с заправки, мойки, сервисов и прочего. При этом все точки и время должны совпадать с теми, которые указаны в распоряжении о командировке (соответствовать маршруту следования).
В записке на командировку излагаются только документально подтвержденные факты, поэтому к ней еще должен быть пакет расходных документов. Если их нет, даже заверенная принимающей стороной записка не может являться подтверждением дат или факта использования собственного, служебного, арендованного или одолженного транспорта. Важно все эти моменты продумать заранее, чтобы потом не возникло никаких проблем с оформлением командировки.
Как уже говорилось выше, в качестве дополнительного свидетельствования можно использовать документы, подтверждающие проживание. Конечно, они не скажут о точной дате выезда, но, смогут его подтвердить, так как сотрудник в указанное время находился в необходимой точке. Главное, чтобы и счета-фактуры, и сама служебка на командировку имели все требуемые сведения, печати, подписи и прочее, подтверждающее оригинальность документа.
Выводы
В том случае, если отсутствуют проездные документы, составляется специальная служебная записка в связи с отъездом в командировку. При этом в ней фиксируются только подтвержденные факты, которые позволяют определить точное количество дней поездки.
Примеры документов для скачивания
Комментарии (0)