Сроки представления отчета о командировке

Сроки представления отчета о командировке

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом 

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения, касающиеся сроков авансового отчета по командировке. По новому закону, руководство не вправе требовать от лица, прибывшего из командировки, отчитаться за поездку в 3х-дневный срок, как раньше. Также командированный сотрудник может не указывать в подотчете сумму аванса и его срок (Указание Центробанка № 5587-У от 5 октября 2020 г.). 

До этого момента сотрудник, отправляющийся в деловую поездку, должен был по возвращении из нее отчитаться за средства, полученным им на целевые расходы. На сдачу отчета отводилось 3 рабочих дня (Указание Банка РФ “О порядке ведения кассовых операций...” № 3210-У, п. 6.3 от 11 марта 2014 г.). Сдать документы требовалось: 

  • по окончании временного отрезка, на который выдавались финансовые средства; 

  • после выхода сотрудника на работу, если истек срок его отсутствия по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.п.). 

Согласно Постановлению “Об особенностях направления работников в служебные командировки” № 749, п. 26 от 13 октября 2008 г., работник обязан был отчитаться в бухгалтерии в течение 3-х дней по прибытии из деловой поездки.  

С 30 ноября 2020 г. это требование больше не действует. Теперь предприятие самостоятельно устанавливает срок сдачи авансового отчета по командировке.  

При написании заявления подотчетному лицу желательно указать цель, на которую требуются финансовые средства. Это облегчит задачу бухгалтеру при выполнении соответствующей проводки и начальнику, определяющему срок сдачи авансового отчета.  

Для того чтобы подотчетное лицо указывало точный период, на который ему выделяются денежные средства, рекомендуется подготовить внутренний документ, регламентирующий сроки для тех или иных нужд организации.  

С 30го ноября 2020 г. Центробанк РФ разрешил бухгалтерии оформлять несколько подотчетов одним распорядительным документом. Здесь обязательно указываются фамилии персонала, суммы и срок отчета по командировке каждым лицом.  

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц 

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает к нему документы, являющиеся основанием для составления операции о расходах: 

  • кассовые чеки; 

  • билеты на самолет/поезд/автобус; 

  • счета-фактуры; 

  • СБО; 

  • слипы (оплата пластиковой картой) и проч. 

Для получения денег на банковскую карту работник пишет заявление с указанием перечислить средства на определенный срок на номер карты/банковского счета (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.).  

В качестве бланка для составления авансового отчета можно использовать форму АО-1, разрешенную Госкомстатом РФ от 1 августа 2001 г. № 55, или разработать свой отчетный бланк.  

Работник заполняет бланк с обеих сторон, указывая:  

  • свои личные данные;  

  • цель аванса; 

  • наименование прилагаемых документов с индивидуальным номером, датой и суммой. 

После подсчета итоговой суммы подотчетное лицо сдает бумагу бухгалтеру, прикладывая к ней подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет корректность заполнения полей, соответствия сумм и дат приложенных документов, итоговую цифру и т.д. Затем отдает работнику расписку о получении отчета и доказательных бумаг, а сам отчет отправляет на подпись руководителю. 


Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка 

Если сотрудник потратил в командировке больше средств, чем он получил от предприятия на расходы, ему выплачивают перерасход. И, напротив, если потрачены не все выданные деньги, остаток возвращается в кассу компании.  

Если работник потратил личные сбережения, например, на заправку служебного автомобиля, ему возместят эти средства, но на основании отчета. Однако подобные действия должны происходить с разрешения внутренних нормативов.  

Согласно ст. 137 ТК РФ, при несвоевременной сдаче авансового отчета и не возвращении остатка денежных средств в кассу руководитель вправе высчитать долг из зарплаты сотрудника. 

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц 

После работы с авансовым отчетом (проверки, утверждения, выплаты перерасхода или получения излишков) его отправляют на хранение. Сроки хранения установлены федеральными законами либо другими нормативно-правовыми документами (ст. 17, п. 1 от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в РФ” № 125-ФЗ).  

Сроки хранения определены нормативными актами. 

  1. Ст. 23, п. 8, подп. 1 НК РФ о документах, относящихся к налоговому или бухгалтерскому учету. Они служат основанием для создания налогооблагаемой базы с подсчетом налогов, отчисляемых в бюджет. Сюда входит и авансовый отчет. Срок хранения бумаг — 4 года. 

  2. Ст. 283, п. 4 НК РФ — о документах, доказывающих понесенные убытки. Хранятся весь срок, в течение которого получившаяся потеря переносится на последующие периоды и сокращает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.  

  3. Закон № 402-ФЗ, ст. 29 для первичных бухгалтерских документов (сюда включены и авансовые отчеты) разрешает их хранение в течение срока, регламентированного государственным архивным делом, но не больше 5 лет. 

  4. Согласно Перечню типовых архивных документов, п. 277, авансовые отчеты хранятся 5 лет. Срок утвержден Росархивом. 


Итоги 

Авансовый отчет — важный для бухгалтерии и налоговой службы документ. На его основании учитываются совершенные компанией траты, что напрямую влияет на формирование налогооблагаемой базы. В какой срок отчитаться за командировку сотруднику — сегодня решает руководство. Имея на руках доказательную документацию, бухгалтер должен своевременно вписывать подотчетные суммы в авансовый отчет.  


Часто задаваемые вопросы

В какой срок нужно предоставить авансовый отчет после командировки?

С 30 ноября 2020 года отменено требование о предоставлении отчета в течение 3 дней после возвращения. Теперь организация самостоятельно устанавливает сроки сдачи авансового отчета. Конкретные сроки должны быть закреплены во внутренних документах компании.

Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету?

К отчету необходимо приложить все документы, подтверждающие расходы: кассовые чеки, билеты на транспорт, счета-фактуры, слипы при оплате картой и другие платежные документы. Каждый документ должен содержать дату, сумму и индивидуальный номер.

Что делать, если потрачено больше или меньше выданных средств?

Если сотрудник потратил больше выданного аванса, предприятие обязано возместить перерасход. Если потрачено меньше - неиспользованные средства необходимо вернуть в кассу компании. При несвоевременном возврате излишка работодатель имеет право удержать сумму из зарплаты.

Сколько времени хранятся авансовые отчеты?

Минимальный срок хранения авансовых отчетов составляет 5 лет согласно требованиям Росархива. Для документов, связанных с убытками, срок хранения может быть увеличен на весь период переноса убытков на последующие налоговые периоды.

Можно ли использовать личные средства для командировочных расходов?

Да, сотрудник может использовать личные средства с последующим возмещением, но только при наличии соответствующего разрешения согласно внутренним нормативам компании. Все расходы должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете.

Как получить деньги на командировочные расходы на банковскую карту?

Для получения средств на банковскую карту необходимо написать заявление с указанием номера карты или банковского счета и срока, на который запрашиваются средства. Это регламентировано письмом Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.

Какую форму использовать для составления авансового отчета?

Можно использовать стандартную форму АО-1, утвержденную Госкомстатом РФ, или разработать собственный бланк отчета. В любом случае документ должен содержать личные данные сотрудника, цель аванса и перечень прилагаемых подтверждающих документов.

Комментарии (0)

Читайте также:

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Организация командировки
Как получить вычет НДС за командировочные расходы в 2025 году
10.09.2022
Как получить вычет НДС за командировочные расходы в 2025 году

Компаниям и ИП разрешено компенсировать затраты сотрудников на деловые поездки. Налоговый кодекс РФ позволяет возвращать из бюджета затраченный в этих целях НДС. Как можно вернуть НДС за командировку? Какие для этого нужны документы и что еще нужно знать для осуществления операции?



Учет расходов   Оплата командировки
Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году
15.02.2023
Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году

В соответствии с российским законодательством, транспортные затраты командировочных лиц компенсируются за счет предприятия. Сегодня большинство организаций отказалось от эксплуатации личного автотранспорта, пользуются услугами каршеринга или такси. Этот вариант более экономичный, комфортный и удобный, как для сотрудника, так и для компании. Остается разобраться, как оплачиваются услуги такси в командировочных расходах.

Учет расходов   Транспорт в командировках
Оплата и компенсация питания в командировке в 2025 году: правила учета и лимиты
28.07.2023
Оплата и компенсация питания в командировке в 2025 году: правила учета и лимиты
Питание в командировке является важной статьей расходов, которая учитывается при определении суммы суточных. В каждом городе и стране средняя сумма, которая идет на покупку продуктов и готовых блюд, а также напитков, значительно отличается. При этом оформление расходов осуществляется так же, как и для других статей.
Учет расходов
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76