Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Какой продолжительности может быть командировка госслужащих?
Согласно закону, максимальное количество дней в год, когда госслужащий может находиться в командировке, составляет 60 дней. При этом служебные поездки не должны мешать выполнению его основных обязанностей или сказываться на других задачах. Поэтому человек должен постоянно находиться на связи, а заместитель или помощник должен будет оперативно передавать всю важную информацию.
При этом важно, что максимальная длительность командировки не должна превышать несколько дней, после этого госслужащий должен вернуться на свое рабочее место для выполнения текущих обязанностей. В отличие от командировки директора или руководителя отдела, для решения вопросов не может утверждаться заместитель, так как решение должно принимать только уполномоченное лицо.
Перед командированием государственных служащих ответственный человек должен подготовить необходимые билеты для достижения конечной точки, выбрать надежное жилье (гостиница или отель, не частное лицо), арендовать автомобиль для передвижения по городу, подготовить необходимый пакет документов и прочее. Чтобы не упустить важные детали, рекомендуется воспользоваться услугами сервиса «ППР Командировки».
Какими документами подтверждается командировка госслужащих?
Требования к документам, которые требуются для командировки госслужащего, практически не отличаются от стандартных бумаг. Как при обычном оформлении, все условия прописываются в договоре при найме на работу, а также в приказе, содержащего цели отправки в служебную поездку и ряд условий. Набор включает следующие документы, подтверждающие командировку госслужащих:
-
приказ о направлении в командировку с датами, целями, местом назначения;
-
авансовый отчет, поданный по окончании служебной поездки;
-
документы, подтверждающие проезд, проживание, питание, представительские расходы и прочее;
-
копия договора, соглашения, прочих бумаг, которые были подписаны в результате служебной поездки;
-
фото- и видеоматериалы, подтверждающие выполнение служебных обязанностей госслужащего (если в этом есть необходимость и наличие медиа-файлов допускается в конкретном случае);
-
прочие документы.
Разработка приказа осуществляется на основе служебной записки, составленной и отправленной одним из руководящих звеньев. Нередко еще одним документом, который присутствует, является приглашение встречающей стороны с официальной подписью и печатью.
Как оформляется командировка госслужащих?
Оформление служебной поездки государственного служащего практически не отличается от стандартной процедуры, применимой для других людей. Тем не менее, особое внимание уделяется именно правильности составления приказа, расчете суточных и командировочных, выбору транспортного средства и места для проживания. Кроме того, здесь важна прозрачность каждого действия и наличия документов, подтверждающих факт командировки. Порядок командирования государственных гражданских служащих включает несколько основных этапов:
Подготовка служебной записки. На ее основе и формируется приказ, по которому госслужащий отправляется в служебную поездку. В ней прописываются основные задачи, которые требуется выполнить, место поездки, примерная длительность поездки, дополнительные цели и прочее.
Формирование приказа. Осуществляется непосредственным начальником государственного служащего либо директором организации, в которой он служит. Можно использовать стандартную форму Т-9 или внутренний шаблон, принятый как универсальный образец. Здесь расписываются все детали, указываются нюансы, тайминг, адреса, уточняется финансовая сторона и прочие вопросы.
Регистрация документа. После того, как госслужащий ознакомится с приказом, он обязан завизировать его своей подписью, либо сделать это в электронном виде и отправить руководителю. Подпись сотрудника является обязательной, так как это означает, что он согласен со всеми пунктами.
Командировочное удостоверение. Данный документ уже давно не является обязательным и не требуется Трудовым кодексом РФ. Но, в государственных структурах они нередко применяются на практике, так как это обеспечивает должный внутренний контроль и в разы упрощает процедуру учета.
Подготовка документов. В первую очередь, если речь идет о зарубежной командировке государственных служащих, оформляется виза или заграничный паспорт. Далее обязательно готовятся проездные документы в обе стороны для госслужащего и для сотрудников, которые будут его сопровождать (если такие есть). При необходимости составляется договор на аренду транспорта, который также печатается предварительно, как и бронь на отель.
Регистрация факта отбытия. Осуществляется в специальном журнале для осуществления дополнительного контроля. При этом о факте командировки оповещаются секретари и помощники, которые должны будут оперативно передавать актуальную информацию в электронном виде госслужащему.
После возвращения государственный служащий обязуется подготовить авансовый отчет и прикрепить оригиналы всех платежных документов, которые подтверждают его расходы.
Подготовка документов начинается сразу же после получения приказа, так как до командировки может оставаться мало времени. Параллельно осуществляется расчет командировочных и суточных, формируется уточненный пакет целей и задач.
Как оплачивается командировка госслужащих в 2023 году?
Оплата командировок госслужащим в день не должна быть меньше их суточной зарплаты. При этом обязательно выплачиваются суточные, которые рассчитываются индивидуально и не должны составлять менее 700 рублей в день согласно требованиям ТК РФ. Зачастую сумма зависит от длительности командировки и места назначения.
Сумма компенсации рассчитывается после подачи авансового отчета и его сверки с приложенными платежными документами. Накладные, представительские и прочие нестандартные расходы, которые могут потребоваться госслужащему, определяются до начала служебной поездки. Суточные выплачиваются в виде аванса до поездки, командировочные также начисляются на именную зарплатную карту.
