Журнал учета командировок: зачем он нужен и как его правильно вести

• Обязательно ли вести журнал командировок
• Какую пользу он приносит в реальных кейсах
• Как правильно оформить бумажную и электронную версию
• Сколько лет хранить журнал
• Какие данные обязательно вносить

Журнал учета командировок — это удобный способ систематизировать и хранить информацию о служебных поездках сотрудников. В статье рассказываем, зачем он может понадобиться, когда его использование целесообразно, и как правильно его вести в 2025 году.

Обычно необходимость использования такого журнала учета служебных командировок закрепляется в Положении о командировках, сформированное и принятое в конкретной организации. В специальном журнале собираются данные со всех приказов, что позволяет избежать в дальнейшем поиска каждого из них. При этом использование данного документа в делопроизводстве не является обязательным, каждый руководитель может сам решать, требуется ли он для работы.

Является ли обязательным журнал командировок?

Регламентирование служебных поездок осуществляется согласно приказам руководителя учреждения. Журналы учета, как и командировочные удостоверения, перестали быть обязательными. Поэтому дублированием сведений из приказа занимаются далеко не все компании. Требование было отменено еще в 2015 году, но, многие оставили их на добровольной основе, так как он может значительно помочь во многих случаях.

К примеру, журнал учета командировочных удостоверений и прочих важных сведений может использоваться во время решения различных споров между сотрудником и работодателем, для предоставления необходимых сведений во время налоговой проверки, для составления отчетов структурных подразделений для главного офиса и партнеров и т.д. При этом обязательно прописываются все служебные задания, а также статус их выполнения.

Конечно, точные сроки проведения служебной поездки, а также транспортные, гостиничные расходы можно легко подтвердить при помощи чеков. Но, использование журнала позволит группировать все полученные данные, что в дальнейшем позволит выполнить выборку по отдельному работнику или филиалу, прочим критериям. Кроме того, электронную версию журнала можно в любой момент переслать по электронной почте, распечатать для отчета или подшивки, а бумажную версию – передать по отделам для анализа необходимых данных.

Цели ведения журнала регистрации служебных поездок

Как уже говорилось выше, начиная с 2015 года, ведение командировочного журнала перестало быть обязательным для работодателей. Тем не менее, от них много пользы, особенно если соблюдать заранее утвержденную форму. Такой журнал особенно актуален в тех случаях, когда в командировки отправляются сотрудники разных филиалов, либо когда нужно быстро найти конкретные данные для бухгалтерии, отдела кадров или налоговой службы.

Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Немалую важность журнал регистрации приказов по командировкам имеет при возникновении трудового спора, который будет рассматриваться коллективно в учреждении. Информация, указанная в журнале, позволяет подтвердить правоту одной из сторон, ускорить процесс рассмотрения проблемы, определить сумму компенсации работнику и многое другое, так как все данные дублируются из официальных приказов и отчетов.

Журнала регистрации командировочных удостоверений: форма ведения

Несмотря на то, что журнал командировочных удостоверений не является обязательным, существует конкретная форма, определяющая правила ведения журнала. Зачастую для каждой записи указываются:

• данные сотрудников, которые отправляются в командировку (можно с указанием сведений командировочного удостоверения);

• данные приказа, выданного работодателем для выполнения конкретного служебного задания (или другие сведения из организационно-распорядительного документа);

• точное наименование учреждения;

• конечный пункт назначения;

• период командировки;

• перечень служебных заданий;

• особые пометки (досрочное возвращение, больничный и т.д.).

При необходимости можно добавить любые дополнительные графы, которые делают таблицу журнала еще более информативной. Все данные прописываются в хронологическом порядке, сплошным текстом (разделение знаками препинания или слешем). Журнал учета командированных сотрудников должен содержать абсолютно все служебные поездки, независимо от конечной точки, длительности, целей и прочих факторов.

Оформление журнала в бумажном виде

Журнал командировок не обязательно должен быть электронным, допускается его ведение в бумажном виде. Для этого используются стандартные правила, принятые во всех организациях для журналов:

1. Заполнение шапки журнала с указанием ответственного лица, организации, даты создания.

2. Нумерация страниц.

3. Шнуровка блока журнала с опломбировкой и подписью ответственного лица (должность и дата указываются обязательно).

Если журнал регистрации командировок будет часто использоваться, перевозиться с места на место, рекомендуется снабдить его твердым переплетом для сохранения целостности страниц и самой обложки.

Хранение журналов регистрации служебных поездок

Как и другие бухгалтерские и кадровые документы, данный журнал командировок заводится периодом на один календарный год (начинается 1 января и кончается 31 декабря текущего года). После этого подшитый журнал отправляется на хранение в архив. Минимальный срок хранения составляет один год, максимальный период не определен и зависит непосредственно от самой организации. Если командировки частые, есть много заграничных поездок, рекомендуемый срок хранения составляет 5 лет (для формирования отчетов и статистических данных).