Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога

Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога

Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.


Основные отличия

Под командировкой понимается служебная поездка для выполнения должностных обязанностей за пределы постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В соответствии с законодательством для признания такого перемещения именно командировкой должны удовлетворяться следующие условия:

  1. Направление в командировку возможно лишь сотрудников, с которыми у организации заключен трудовой договор. В частности, нельзя отправить работников, работающих по ГПХ, а также льготные категории граждан в соответствии с ТК РФ (беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, устроенных по ученическому договору). Дополнительное согласие на служебную поездку потребуется от одиноких родителей, матерей детей до 3-х лет, работников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками (при наличии документального подтверждения и медицинского заключения).

  2. При командировке оформляется внутренний документ. Чаще всего это приказ, в котором указывается цель поездки, дата отъезда и возвращения, место.

  3.  Требуется подтверждение целесообразности расчета продолжительности поездки. Закон не устанавливает минимальные и максимальные сроки по командировкам. Однако, нерационально направлять сотрудника в другую местность на период, превышающий 4-6 месяцев. В этом случае рекомендуется оформить временный перевод специалиста, заручившись его согласием.

  4. Цели служебного поручения должны быть связаны с выполнением производственных функций. Не допускается отправка сотрудника для решения личных задач учредителей и руководителя (ст. 60 ТК РФ). 


Наличие командировок можно не указывать в трудовом договоре, поскольку они не являются постоянным условием труда. На период отсутствия за работником сохраняется его место, то есть не допускается увольнение, перевод на другую должность или сокращение.


В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ, необходимость выезда сотрудника для решения рабочих задач в пределах местности нельзя относить к командировкам. Например, выездной характер работы для курьеров, машинистов, проводников, выездных менеджеров, водителей и т.д.


Четких критериев отнесения к разъездной работе на законодательном уровне нет. Эксперты сервиса business-trip.online рекомендуют использовать следующие признаки:


  • сотрудник проводит за территорией офиса большую часть своего рабочего времени, исполняя при этом должностные обязанности;

  • трудовые функции предусматривают частые вызовы для встреч с клиентами, партнерами, контрагентами.


Разъездной характер работы:

  • фиксируется в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника;

  • не предусматривает издание внутреннего документа на каждую поездку;

  • оплачивается в установленном порядке на предприятии (работник получает заработную плату, а не средний доход как при командировках);

  • фиксируется в табеле как обычное рабочее время;

  • требует отчета о проделанной работе в соответствии с внутренними регламентами (ежедневно через дистанционные каналы, еженедельно, ежемесячно);

  • не защищает от увольнения, перевода на другую должность.


Особенности оформления разъездного характера работы

Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.


В документе-основании присутствуют следующие сведения:

  • перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;

  • список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;

  • механизм финансирования расходов;

  • размер компенсации.

Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.  


Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.


Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.


У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:

  • уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;

  • сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);

  • получение налоговых преимуществ;

  • минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.


На какие надбавки и компенсации можно рассчитывать?

Возможно 3 варианта возмещения расходов сотруднику с разъездным характером работы:

  1. По документам. В соответствии с законодательством предприятие обязано компенсировать транспортные расходы, суточные, затраты на проживание при условии, что работник не может каждый день возвращаться домой (оплата частного жилья, гостиницы, отеля), иные согласованные затраты, например: на платную парковку, услуги сотовой связи, питание. Для получения возмещения требуется документальное подтверждение издержек чеками, квитанциями, проездными билетами. Такая схема целесообразна при поездках на длительные расстояния, например: в другие города для презентаций продукта, технического обслуживания и т.д.

  2. По надбавке. Величина доплаты устанавливается внутренними нормативными документами и фиксируется в трудовом договоре. Возможно указание ее периодичности индексации. Такой вариант уместен при передвижении по одному населенному пункту. 

  3. Комбинированный: по документам с установлением дополнительной надбавки. На основании ст. 168.1 ТК РФ предоставление надбавки в процентном соотношении от оклада — право, а не обязанность работодателя. Такая льгота предусматривается за особые условия труда, а компенсация расходов зафиксирована на уровне законодательства. Однако, в ряде отраслей надбавка также является постоянным компонентом оплаты, например: у сотрудников дорожных организаций.


Особенности налогообложения и уплаты страховых взносов

При установленном разъездном характере работы компенсации нельзя облагать НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 НК РФ). Такое положение зафиксировано только при наличии подтверждающих документов. В противном случае выплата классифицируется как доход сотрудника с начислением налогов в общеустановленном порядке.


Что касается суточных, то на основании Письма Минфина 03-04-06/12696, данная выплата освобождена от уплаты НДФЛ и взносов в полном объеме. Это одно из отличий от командировок, при которых они не облагаются налогами лишь в пределах установленных нормативов.


Надбавка выступает одной из составных частей заработной платы, поэтому эти условия налогообложения к ней не применяются. 


Организация командировок при постоянных разъездах

Ст. 166 ТК РФ не позволяет относить постоянные поездки по служебным обязанностям к командировкам. Обычно такие условия распространяются на один регион или город. При отправке работника в другую местность поездку можно рассматривать как командировку.


Ее организация осуществляется по установленным правилам для командировок. В частности, формируется приказ на сотрудника с указанием его целей и задач пребывания в другой местности. Документ подписывается руководителем и работником. По возвращении необходимо сформировать авансовый отчет.


Компенсации подлежат следующие расходы:

  • проезд;

  • проживание;

  • суточные;

  • питание (при предоставлении такой привилегии);

  • иные расходы, согласованные с работодателем.


В отличие от повседневной работы, при нахождении в командировке штатный сотрудник получит не заработную плату, а выплату с учетом среднедневного дохода. При работе в выходные и праздники предусмотрены удвоение размера или предоставление дополнительного выходного.


Внимание! При превышении суточных лимита в 700 рублей по внутренним и 2500 рублей по внешним командировкам удерживается НДФЛ и страховые взносы с разницы.


Итак, мы разобрались, в чем разница между командировками и разъездным характером работы. Правильное разграничение понятий, учет в документообороте позволит избежать налоговых рисков и спорных ситуаций с работниками. Более подробную информацию и квалифицированную консультацию вы можете получить на сайте: business-trip.online.


Читайте также:

Длительность командировки
18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?  



Как забронировать гостиницу юрлицу?
17.06.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Правила оформления документов для продления командировки
06.06.2022 15:03:00
Правила оформления документов для продления командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
12.06.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Суточные при командировке: нормы 2022 года
10.11.2021
Суточные при командировке: нормы 2022 года
Суточные в командировке часто становятся причиной споров. Несмотря на статью 168 ТК РФ, порядок возмещения дополнительных расходов остается неутвержденным.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76