Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.

Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья

Во время командировки работник обычно останавливается в гостинице или арендует жилье. Если командированный живет в гостинице, то затраты на проживание компенсируются на основании гостиничного счета, кассового чека и бланка строгой отчетности. Если сотрудник снимает квартиру или дом, то должен предоставить договор аренды, чек (если арендодателем являлось юридическое лицо) или расписку (если арендодатель – физическое лицо).

Как получить компенсацию по оплате проживания в командировке без подтверждающих документов

Во время служебной поездки документы могут быть утрачены (украдены, утеряны, физически уничтожены случайным образом). В этом случае оплата за проживание без подтверждающих документов компенсируется в обязательном порядке, но сумму возмещения работодатель определяет самостоятельно, ориентируясь на среднюю стоимость стандартного номера в гостинице или аренды жилья в регионе, где проходила командировка сотрудника. Нормы компенсации таких расходов регламентируются частью 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Командировка: проживание без подтверждающих документов в гостинице

В служебной поездке специалисту работодатель предоставляет право снимать номер в гостинице. При заселении администратор оформляет номер на командировочного с заключением договора об оказании гостиничных услуг (в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1085 от 9 октября 2015 года). При выезде из гостиничного номера администратор оформляет бланк строгой отчетности и другие документы, которые подтверждают факт проживания с указанием даты заселения и выезда, сумму оплаты.

Если документы были утрачены, то можно запросить их дубликаты или оформление справки, подтверждающей проживание. Оба варианта будут содержать перечень услуг, предоставленных гостиницей определенному гражданину, а также суммы, которые были им оплачены.

Как подтвердить проживание в командировке без документов в случае аренды жилья у частного лица

Командировочному разрешается в служебной поездке арендовать дом, квартиру или комнату у частного лица или компании. Поиском жилья можно заниматься самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторов. В последнем случае нужно дополнительно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате.

Перед тем, как подписывать договор о найме жилья, следует внимательно осмотреть квартиру в присутствии владельца и зафиксировать в документе все недочеты. Но, прежде всего, нужно проверить документы арендодателя на право собственности, чтобы исключить в дальнейшем проблемы (мошенники могут сдать жилье нескольким съемщикам на одну и ту же дату). Хорошо, если дополнительно будет справка из управляющей организации о лицах, зарегистрированных в квартире.

Стандартный договор найма (Гражданский кодекс гл. 35) должен содержать права и обязанности сторон, срок проживания, сумму за аренду.

Оформление фиктивного счета с умышленным завышением суммы аренды рассматривается как мошеннические действия и наказывается по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.

Если документы об аренде были утрачены, то командировочный может запросить дубликаты договора и счетов у арендодателя для предоставления руководству.

Будут ли компенсированы расходы на проживание в командировке без документов, если жилье арендовала сама компания

Если сотрудники регулярно направляются в командировку в один и тот же город, то компания обычно снимает определенную квартиру или дом на постоянной основе. В этом случае оплата аренд осуществляется руководством компании, и выплаты командированному за проживание не предоставляются.

Начисляется ли НДФЛ на компенсацию за оплату проживания в командировке

Возмещение затрат на проживание в гостинице или аренду жилья считается доходом сотрудника, полученным натуральными средствами, поэтому облагается налогом в полной мере, однако, налоговую сумму погашает работодатель.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учесть стоимость жилья без подтверждающих документов?

Если у сотрудника нет документов, подтверждающих расходы на проживание (например, он снимал квартиру у физлица), то организация может учесть и возместить ему затраты в пределах 550 руб. в сутки. Чтобы обосновать расходы, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме и приложить его к авансовому отчету.

Комментарии (0)

Читайте также:

Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
21.12.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Учет расходов   Оплата командировки   Организация командировки
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
09.02.2024
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
Ряд профессий предполагает выполнение работниками своих трудовых функций вне постоянного места работы. Перед каждым командированным работодатель ставит конкретные задачи, которыми и определяется срок поездки. Если командировка длительная, то может начаться в одном месяце, а завершиться в другом. Переходящая командировка: в каком месяце начислять зарплату и как рассчитывается средний доход? Об этом дальше.
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Возмещение командировочных расходов
12.12.2021
Возмещение командировочных расходов
Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.
Командировочные расходы   Оплата командировки
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление
19.04.2023
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76