Отчетные документы за проживание в гостинице: что потребуется для командировки и как получить

Сотруднику важно не только заселиться в гостиницу, но и получить все необходимые документы для подтверждения расходов. Ошибки или отсутствие нужных бумаг могут привести к отказу в компенсации или претензиям со стороны бухгалтерии. В статье — основные требования к отчетным документам для проживания в командировке.   

Для чего сотрудник обязан предоставить документы, которые подтверждают проживание в гостинице в командировке

Согласно ст. 168 ТК РФ, член организации, вернувшийся из командировки по России или иностранному государству, имеет право на компенсацию средств, потраченных им на съем жилья. Размер оплаты и порядок ее возмещения регламентируется коллективным договором предприятия либо иным документом, содержащим нормативные акты. 

Договор составляется в свободной форме и подписывается директором компании. Здесь указаны правила оформления отчетных документов для командировочных за проживание, на основании которых впоследствии составляется авансовый отчет. Сюда также входят документы, которые подтверждают дополнительные расходы сотрудника, связанные с трудовой деятельностью.  

Согласно Постановлению Правительства РФ № 749, командированный заблаговременно получает на руки денежные средства для оплаты расходов в деловой поездке. Возвратившись из деловой поездки, он обязан документально подтвердить потраченную сумму, предоставив необходимые справки в должном объеме. 

Какими отчетными документами подтверждается проживание в гостинице в авансовом отчете

Закон разрешает компаниям самостоятельно регулировать вопрос о выплате компенсаций командированным работникам. 

1. Каждая организация сама вправе решать, какие документы должен предоставить сотрудник для получения расчета. 

2. На основании полученных бумаг предприятие отчитывается перед налоговой службой по налогу на прибыль. Это значит, что отчетные документы гостиницы сотрудник должен заполнить по установленному образцу, указав только достоверную информацию.

3. Если компания носит статус бюджетной, ее деятельность финансируется федеральным бюджетом. В этом случае основанием для выплаты расходов являются нормативные акты правительства. Лимит за съем гостиницы здесь не превышает 2000-3500 руб. 

4. Сотруднику, имеющему возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания, командировочные не оплачиваются, если иное не указано во внутреннем положении или коллективном договоре. 

Предприятие также компенсирует оплату расходов персоналу, чья деятельность связана с постоянными разъездами.

Для авансовой отчетности предоставляются счет, квитанция или чек, которые обязана выдавать гостиница при оплате номера. Это самый главный документ, доказывающий факт оплаты жилья в командировке. 

Сотрудник должен предоставить договор об аренде жилья, расписку и акт об оказанных услугах. Если в командировке ему предоставлялась служебная квартира, работодатель перечисляет компенсационные средства в безналичной форме.

К списку документов также прикладываются: 

• билеты на проезд до места работы и обратно, если работник оплачивал его из личных сбережений;

• расходы на проезд до вокзала, аэропорта, оплату багажа;

• расходы на получение загранпаспорта или визы, если предприятие заранее не подготовило эти документы;

• стоимость телефонных переговоров служебного назначения;

• расходы, относящиеся к обмену имеющихся средств на иностранную наличную валюту.

Что обязательно указывается в гостиничном бланке

Согласно Постановлению Правительства РФ № 359, в бланке, являющемся документом строгой отчетности, указываются:

• ФИО сотрудника;

• подробные реквизиты и организационно-правовая форма юрлица — собственника гостиницы/отеля;

• серию и шестизначный номер бланка;

• полное наименование отеля/гостиницы;

• географическое местоположение отеля/съемного жилья;

• стоимость арендованного номера;

• дату и время заселения/выселения;

• перечень дополнительных услуг;

• ФИО и должность сотрудника отеля, принимавшего оплату за съем апартаментов;

• ФИО сотрудника отеля, заполнявшего бланк, его личная подпись;

• печать организации и штамп о получении оплаты.

Внимание! Компенсация за дополнительные услуги происходит только с согласия работодателя, по предварительной договоренности.

 Обычно не подлежат оплате:

• расходы на обслуживание в ресторане/баре;

• доставка обеда в номер;

• пользование оздоровительными услугами;

• покупка дорогого алкоголя из мини-бара и т.п.

Способы получения компенсационной выплаты — наличный или безналичный — отражаются при заключении договора. 

Гостиничный бланк должен быть изготовлен типографским методом либо сформирован с помощью автоматизированных систем. К системам предъявляются следующие требования:

• идентификация, сохранение серии и номера документа не менее 5-ти лет (Правительственное Постановление № 359 от 06.05.2008 г.);

• обязательная гарантия от несанкционированного доступа.

Внимание! Распечатанные на бытовом принтере бланки, без использования автоматизированных систем не принимаются бухгалтерией в качестве доказательных документов и не участвуют в выплате компенсаций. 

Сроки, в которые нужно отчитаться за проживание в гостинице и предъявить документы для авансового отчета

В Положении о командировках оговорены сроки и порядок составления авансового отчета. Оформлять электронный или бумажный авансовый отчет с прикладыванием необходимых документов требуется в течение 3-х суток после окончания командировки. Во избежание утери справок и чеков их можно прикрепить к стандартному листу бумаги и отдать в бухгалтерию вместе с заполненным авансовым отчетом. 

Сотрудник бухгалтерии, принимая документацию, обязан убедиться в полноте объема предоставляемых документов и правильности заполнения отчета. После того, как будет подсчитана сумма расходов работника, бухгалтер сверяется с количеством средств, полученных им подотчет, и вычисляет разницу между суммами. 

В ближайший выплатной день организация возвращает сотруднику то, что он потратил из собственных сбережений. В случае, если у бухгалтера возникли сомнения насчет правдивости указанных данных, он может запросить копию договора или кассовые чеки за проживание в гостинице, отеле. 

Если нет документов, подтверждающих проживание в гостинице в командировке

После выселения из отеля член организации может забыть документ, подтверждающий факт его проживания здесь. В этом случае руководитель отправляет в гостиницу запрос с просьбой выслать доказательную квитанцию почтой. 

При необходимости директор вправе запросить отчетную документацию и у компании, где работал персонал. Организация подготовит документы о том, что сотрудник действительно у них трудился, укажет свое географическое местоположение. В этом случае расходы работника, не имеющие документального подтверждения, будут возмещены ему по установленному Положением нормативу. 

Если в поездке командированный проживает у друзей, родственников или знакомых, ему впоследствии возместят расходы на проживание. Однако это необходимо заблаговременно отразить в коллективном договоре либо внутреннем положении. Необходимо здесь же указать сумму будущей компенсации. 

Как подсчитать расходы на предстоящую командировку

Расходы на жилье и другие услуги в деловой поездке, подтвержденные работником документально — экономически обоснованные траты. С них не взимаются страховые взносы и НДФЛ. В случае неподтверждения расходов они также освобождаются от вычета НДФЛ согласно установленным нормативам, отраженным в ст. 217 НК РФ, п. 1. 

При поездках по территории России сумма составляет 700 руб. в сутки, по заграничным странам — 2500 руб. в сутки. Страховые взносы в этом случае высчитываются со всей суммы. Что касается НДС, то по гостиничным услугам его возмещение происходит на основании счета-фактуры. Расходы, идущие на оплату проживания сотрудника в деловой поездке, сокращают базу по налогу на прибыль на основании ст. 264 НК РФ п. 1.12. 

Можно ли получить компенсацию за завтраки

Если в счете оплата завтрака указана в отдельном пункте, ее не следует включать в отчетные документы о факте проживания в гостинице. В ст. 264, п 1.12 указано, что к тратам на размещение командированного работника относятся сопутствующие услуги, кроме: 

• обслуживания в ресторанах/барах; 

• доставки в номер; 

• обращения к оздоровительным объектам. 

При выделении стоимости питания в виде отдельного пункта сотрудник имеет доход в натуральной форме. Это следует из письма Минфина № 03-04-06-01/263 от 14 октября 2009 г. По его мнению, компенсация питания члена организации не включается в возмещение трат на проживание, поэтому подлежит вычету страховых взносов и НДФЛ.  

Если гостиничные документы не отражают завтрак в отдельном пункте, включение его в расходы грозит налоговыми рисками. Ситуация достаточно спорная, имеет массу судебных прецедентов, поэтому налоговая служба на затраты на завтраки накладывает НДФЛ. Согласно письмам Минздравсоцразвития РФ № 2519-19 от 5 августа 2010 г. и ФСС РФ № 14-03-11/08-13985 от 17 ноября 2011 г., в этом случае страховые взносы не удерживаются.