Как правильно оформить продление командировки

Как правильно оформить продление командировки

В этой статье мы расскажем, как правильно оформить продление командировки: какие документы нужны, какие причины могут стать основанием для продления, и как избежать распространенных ошибок при оформлении.
Что вы узнаете из статьи:
  • Как оформить продление командировки
  • Какие причины могут послужить основанием для продления
  • Что делать, если сотрудник не согласен на продление
  • Примеры документов для продления командировки

Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать. 

Почему время командировки ограничено? 

Любая служебная поездка выполняется с целью выполнения ряда задач, которые возлагаются на конкретного сотрудника. Во время отсутствия на рабочем месте он налаживает партнерские отношения, находит новых клиентов, продвигает продукцию или выполняет прочие поручения, необходимые для развития компании. Работодатель выплачивает сотруднику суточные, а также компенсирует ему расходы на проезд, питание, проживание и прочее. 

Необоснованное продление командировки ведет за собой ряд проблем. В первую очередь, появятся дополнительные траты, которые могут превысить утвержденный бюджет и вызывать вопросы у налоговой службы. Во-вторых, человек не сможет выполнять обязанности на своем рабочем месте, что может вызывать финансовые и прочие потери. Поэтому служебная поездка продлевается только в определенных случаях и на утвержденный срок. 

По какой причине можно продлить служебную поездку?

В действующем Трудовом Кодексе РФ нет утвержденного списка причин, по которым командировку можно продлить. Данный вопрос регулируется внутренним положением о командировках. Можно выделить несколько основных причин, которые допускают продление поездки:

  • Нетрудоспособность в связи с болезнью или получением травмы во время поездки (должен быть больничный или заверенная справка от врача). 

  • Появились новые задачи, которые нужно выполнить в рамках одной командировки и в том же городе. 

  • Период был оценен неверно, так как объема работы оказалось гораздо больше, что требует дополнительного времени.

  • Непредвиденные обстоятельства привели к росту количества задач или некоторым затруднениям с их выполнением. 

  • Рейс или поездка в обратную сторону были отменены по ряду причин (либо отсутствуют билеты). 

  • Сотрудник проявил себя некомпетентно, из-за чего некоторые задания необходимо доделывать или переделывать. 

  • Прочие проблемы, задержки и уточнения.

Независимо от ситуации, причина продления командировки должна быть уважительной и, в большинстве случаев, подтверждаться документально (или общедоступной информацией, к примеру, отмена рейса из-за метели). Если проблемы связаны с некомпетентностью работника, руководитель имеет право привлечь его к ответственности, наложить штраф, лишить премии или сделать выговор. 

Можно ли продлить командировку без согласия сотрудника?

Каждая командировка входит в трудовые обязанности работника, поэтому получение его согласия на продление не требуется. Руководитель выдает соответствующий приказ, который не подлежит обжалованию. 

Но, существует группа людей, согласие которые все же требуется (в письменном виде). К ним относятся:

  • матери с детьми возрастом до 3-х лет;

  • отцы или матери-одиночки с ребенком не старше пяти лет;

  • сотрудники, которые ухаживают за родственниками, которые являются трудоспособными;

  • родители детей-инвалидов.

В иных случаях, любой отказ сотрудника от продления служебной поездки без наличия какой-либо уважительной причины является нарушением трудового договора. Руководитель может не просто сделать замечание или выговор, но и оштрафовать его и даже уволить. 

Оформление продления деловой поездки

ВАЖНО! При оформлении продления командировки все документы должны быть подписаны в течение 24 часов с момента принятия решения о продлении.

Как уже говорилось выше, в ТК РФ нет никакого порядка или указаний, которые регулируют процедуру продления командировки для сотрудников. Именно поэтому для этих целей используется внутренний регламент компании. Чаще всего, для продления необходимы следующие документы:

  • служебная записка, написанная директором организации, с его реквизитами, подписью и печатью (оформляется на имя сотрудника, который находится в командировке, с обязательным указанием причины). 

  • письменное уведомление от работодателя сотруднику, которое пересылается ему в электронном виде; 

  • приказ, выполненный по установленному образцу, о продлении командировки, заверенный подписью директора. 

Нет стандартных образцов для приказа, так как они разрабатываются непосредственно компанией. Но, документ должен обязательно содержать данные: должность, отдел, ФИО сотрудника, который в конкретный момент времени находится в служебной поездке; обоснованную причину продления командировки; новую дату возвращения; отдельная записка для бухгалтерии, которая поручает выделить дополнительные суточные и другие средства на расходы (в зависимости от количества дней). 

Произвольная форма, несмотря на отсутствие регламента, должна соответствовать распространенным требованиям и отвечать на все вопросы сотрудника и налоговой службы. Причина изменения длительности поездки должна быть точной и понятной, а дата завершения – реалистичной. 

Выводы

Работодатель может в любой момент продлить командировку, если по какой-либо причине задания не были выполнены в срок, либо их количество увеличилось. Кроме того, работник самостоятельно может написать начальнику записку о необходимости продления поездки, если он понимает, что не успеет выполнить все поручения в срок.

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Какие уважительные причины есть для продления командировки?

Командировка может быть продлена при болезни сотрудника (с подтверждающими документами), появлении новых рабочих задач, отмене обратного рейса, а также если изначально был неверно оценен объем работы. В каждом случае причина должна быть обоснована и по возможности подтверждена документально.

Нужно ли согласие работника на продление командировки?

В большинстве случаев согласие работника не требуется, так как это входит в трудовые обязанности. Исключение составляют родители детей до 3-5 лет, одинокие родители и сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками – их письменное согласие обязательно.

Какие документы нужны для продления командировки?

Для продления командировки необходимы три основных документа: служебная записка от руководителя с указанием причины, письменное уведомление работнику и приказ о продлении командировки. Также оформляется распоряжение для бухгалтерии о выделении дополнительных средств.

Как оформить продление командировки при болезни сотрудника?

При болезни сотрудника в командировке необходимо получить больничный лист или заверенную справку от врача, после чего оформить стандартный пакет документов на продление: служебную записку, приказ и уведомление работника. Период болезни является уважительной причиной для продления.

Что делать, если появились дополнительные задачи во время командировки?

При появлении дополнительных задач необходимо составить служебную записку с подробным обоснованием необходимости продления срока командировки. Руководитель рассматривает записку и издает приказ о продлении с указанием новой даты возвращения и выделением дополнительного финансирования.

Как оплачивается период продления командировки?

Период продления командировки оплачивается так же, как и основной срок: сохраняется средний заработок, выплачиваются суточные и компенсируются расходы на проживание и проезд. Все дополнительные расходы должны быть документально подтверждены.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка сотрудников с детьми
23.03.2023
Обновлено: 11.06.2025
Командировка сотрудников с детьми

Определенные категории сотрудников, воспитывающие или опекающие детей, имеют законное право отказаться от поездки. Работодатель может отправить в командировку работников только с их согласия, которое оформляется в письменном виде. Кто относится к льготной категории лиц, могут ли одинокую мать отправить в командировку, как оформляются документы, – ответы на эти вопросы, читайте ниже.

Проживание в командировках
Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
09.10.2023
Обновлено: 11.06.2025
Командировка на служебной машине: какие документы оформить и как учесть расходы без штрафов
Если на балансе компании имеется собственный легковой транспорт, то машина может быть предоставлена командированному для поездки и выполнения поставленных перед ним задач. Командировка на служебном автомобиле – удобное решение для руководителя или сотрудника, работа которого связана с частыми поездками к партнерам (менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям, пр.) и клиентам. Во избежание налоговых и финансовых рисков, командировка на транспорте компании должна быть правильно оформлена.
Транспорт в командировках
Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные
07.11.2023
Обновлено: 28.05.2025
Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные
Отпуском называется определенный период времени, который предоставляется в соответствии с нормами законодательства и может быть использован работником по своему усмотрению. Работодатель не имеет законного права распоряжаться отпускными днями сотрудника. Командировка в отпуске – чрезвычайная ситуация, когда работник отзывается с отдыха и направляется в рабочую поездку. Для прерывания отпуска сотрудника работодателю требуются довольно веские причины.
Организация командировки
Командировка во время испытательного срока: когда можно и как оформить
03.06.2022
Обновлено: 12.08.2025
Командировка во время испытательного срока: когда можно и как оформить
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
Оформление командировки   Кадровый учет
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно



Учет расходов   Транспорт в командировках

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»