Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 

Понятие командировки на один день

Однодневная деловая поездка представляет собой краткосрочное выполнение поручений руководителя в другом городе. Дата выезда и возврата зачастую совпадает или отличается на несколько часов. Оформление осуществляется стандартным способом, как если бы командировка осуществлялась на 5 дней и более. 

Еще одним вариантом является выполнение служебных поручений в других городах с возвратом домой в тот же день. При этом работодатель сам решает, насколько целесообразно данное действие. Учитываются следующие критерии:

  • удаленность основного рабочего места от точки назначения;

  • размер суточных за 1 день командировки;

  • уровень сложности и объем выполняемых работ;

  • суммарная длительность рабочего дня сотрудника с учетом возвращения домой для отдыха и восстановления. 

В том случае, если появляются сверхурочные часы, многие начальники переоформляют командировку путем издания нового приказа, арендуют жилье для работника и составляют подробный список служебных заданий на весь период времени. 

Порядок оформления однодневной поездки

Алгоритм прописывается в локальных актах о командировках и других внутренних документах организации. Оформление поездки на один день включает следующие этапы:

  • подготовка служебной записки (при необходимости – получение согласия работника);

  • издание приказа на командировку по установленной форме;

  • выдача аванса на расходы;

  • подготовка командировочного удостоверения (если документ является внутренним и постоянно используется). 

После возвращения работник составляет стандартный авансовый отчет и прикрепляет квитанции для расчета. Обычно, он достаточно короткий, так как включает только расходы на транспорт или другие накладные траты (обед с партнерами, доставка образцов и т.д.). Удостоверение и служебное задание не является обязательным, но помогает вести эффективную внутреннюю отчетность компании. 

Кого нельзя отправлять в однодневную поездку?

Независимо от длительности, командировка день в день остается поездкой в другой город. Поэтому, согласно Трудовому кодексу, работодатель не имеет права отправить следующие категории граждан без их согласия:

  • мать или отец, которые в одиночку воспитывают ребенка в возрасте до 5-ти лет;

  • мать с ребенком не старше 3-х лет;

  • родители ребенка с ограниченными возможностями;

  • сотрудник, ухаживающий за родственником, который нуждается в постоянном наблюдении согласно медицинскому заключению. 

Перечисленные категории распространяются также на опекунов детей. Что касается беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников и тех, кто работает по ученическому договору, их отправлять даже в однодневную поездку категорически запрещено по закону. 

Особенности оплаты однодневных деловых поездок

Однодневные суточные – это только часть трат, с которыми сталкивается начальник и бухгалтерия. Есть также и другие статьи:

  • проезд к пункту назначению и обратно;

  • передвижение по городу;

  • аренда жилья или проживание в гостинице (если сутки захватывают вечерний и ночной период времени);

  • прочие расходы, которые были оговорены заранее с работодателем. 

Выплата суточных при однодневной командировке является обязательной, несмотря на то, что это является спорным вопросом. Их размер определяется работодателем и обычно составляет 500-700 рублей. Выдача средств осуществляется непосредственно через кассу организации налом, либо же путем перевода на личную или зарплатную банковскую карту. Способы выдачи также закрепляются в акте. 

Еще одним спорным моментом является уплата страховых взносов и налогов с данной суммы. Чтобы заранее позаботиться обо всех деталях и правильно оформить документы, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки». 

Выплачиваются ли суточные в командировке на один день?

Однодневная командировка может иметь некоторые отличия. Как уже говорилось выше, суточные являются спорным вопросом. Вместо них компания может выплатить аналог данных расходов. При этом сумма остается стабильной, но сам платеж имеет другое название, как и бухгалтерская проводка. 

Проблема возникла по причине того, что сотрудник возвращается домой к окончанию дня, поэтому данный тип выплат нельзя квалифицировать как суточные. Но компания все равно должна компенсировать расходы сотрудников. Поэтому для того, чтобы сделать все в рамках закона, выдается определенная сумма денег для компенсации расходов, необходимых для выполнения служебных заданий вне рабочего места. 

В том случае, если день командировки выпадает на выходной или праздничный день, оплата осуществляется в двойном размере, либо же сотрудник может выбрать для себя другой свободный день. Кроме того, работа в вечернее время, а также часы, которые не являются рабочими, считается сверхурочной и также оплачивается по двойному тарифу. 

Что относится к другим видам расходов?

В ТК нет установленного перечня, который позволил бы регулировать данный пункт. Поэтому каждый работодатель обязуется расписать данный вопрос в соответствующем акте компании. Это необходимо для того, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций и упростить оформление авансового отчета. К примеру, к ним могут относиться:

  • расходы на интернет и мобильную связь;

  • оплата платной парковки или технического обслуживание автомобиля (если используются услуги каршеринга или собственное транспортное средство);

  • хранение багажа, аренда ячейки;

  • транспортировка образцов, оборудования, стендов для выставок, конференций, презентаций;

  • приобретение необходимых канцтоваров, распечатка материалов. 

Оплата однодневных командировок включает накладные расходы, величина которых заранее устанавливается работодателем. К примеру, на мобильную связь может выдаваться 300 рублей в сутки, а на парковку – 500 рублей (в зависимости от особенностей служебных заданий). 

В том случае, если предстоят авиаперелеты в ближайший город, работодатель обязуется оплатить все сборы, налоги и оформления. Кроме того, сейчас актуален вопрос ПЦР-теста на коронавирус и его возмещении. Данный анализ действительно является частью командировочных и подается в авансовом отчете отдельным пунктом или как составляющая пункта других расходов. Независимо от вида трат, должен быть документ, который подтверждает их совершение, сумму и целесообразность. 

Итоги

Однодневная командировка оплачивается и оформляется практически так же, как и обычная. Но вместо суточных выдается соответствующая компенсация. Сотрудник может отказаться от поездки только в том случае, если он входит в определенную категорию граждан. После возвращения подается авансовый отчет с чеками и квитанциями, который ничем не отличается от обычного. 



Читайте также:

12.12.2021
Возмещение командировочных расходов
Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

04.12.2021
Оформление командировки в 2022 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



24.11.2021
Командировка в выходные дни
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76