Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 

Понятие командировки на один день

Однодневная деловая поездка представляет собой краткосрочное выполнение поручений руководителя в другом городе. Дата выезда и возврата зачастую совпадает или отличается на несколько часов. Оформление осуществляется стандартным способом, как если бы командировка осуществлялась на 5 дней и более. 

Еще одним вариантом является выполнение служебных поручений в других городах с возвратом домой в тот же день. При этом работодатель сам решает, насколько целесообразно данное действие. Учитываются следующие критерии:

  • удаленность основного рабочего места от точки назначения;

  • размер суточных за 1 день командировки;

  • уровень сложности и объем выполняемых работ;

  • суммарная длительность рабочего дня сотрудника с учетом возвращения домой для отдыха и восстановления. 

В том случае, если появляются сверхурочные часы, многие начальники переоформляют командировку путем издания нового приказа, арендуют жилье для работника и составляют подробный список служебных заданий на весь период времени. 

Порядок оформления однодневной поездки

Алгоритм прописывается в локальных актах о командировках и других внутренних документах организации. Оформление поездки на один день включает следующие этапы:

После возвращения работник составляет стандартный авансовый отчет и прикрепляет квитанции для расчета. Обычно, он достаточно короткий, так как включает только расходы на транспорт или другие накладные траты (обед с партнерами, доставка образцов и т.д.). Удостоверение и служебное задание не является обязательным, но помогает вести эффективную внутреннюю отчетность компании. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Кого нельзя отправлять в однодневную поездку?

Независимо от длительности, командировка день в день остается поездкой в другой город. Поэтому, согласно Трудовому кодексу, работодатель не имеет права отправить следующие категории граждан без их согласия:

  • мать или отец, которые в одиночку воспитывают ребенка в возрасте до 5-ти лет;

  • мать с ребенком не старше 3-х лет;

  • родители ребенка с ограниченными возможностями;

  • сотрудник, ухаживающий за родственником, который нуждается в постоянном наблюдении согласно медицинскому заключению. 

Перечисленные категории распространяются также на опекунов детей. Что касается беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников и тех, кто работает по ученическому договору, их отправлять даже в однодневную поездку категорически запрещено по закону. 

Особенности оплаты однодневных деловых поездок

Однодневные суточные – это только часть трат, с которыми сталкивается начальник и бухгалтерия. Есть также и другие статьи:

  • проезд к пункту назначению и обратно;

  • передвижение по городу;

  • аренда жилья или проживание в гостинице (если сутки захватывают вечерний и ночной период времени);

  • прочие расходы, которые были оговорены заранее с работодателем. 

Выплата суточных при однодневной командировке является обязательной, несмотря на то, что это является спорным вопросом. Их размер определяется работодателем и обычно составляет 500-700 рублей. Выдача средств осуществляется непосредственно через кассу организации налом, либо же путем перевода на личную или зарплатную банковскую карту. Способы выдачи также закрепляются в акте. 

Еще одним спорным моментом является уплата страховых взносов и налогов с данной суммы. Чтобы заранее позаботиться обо всех деталях и правильно оформить документы, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки». 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выплачиваются ли суточные в командировке на один день?

Однодневная командировка может иметь некоторые отличия. Как уже говорилось выше, суточные являются спорным вопросом. Вместо них компания может выплатить аналог данных расходов. При этом сумма остается стабильной, но сам платеж имеет другое название, как и бухгалтерская проводка. 

Проблема возникла по причине того, что сотрудник возвращается домой к окончанию дня, поэтому данный тип выплат нельзя квалифицировать как суточные. Но компания все равно должна компенсировать расходы сотрудников. Поэтому для того, чтобы сделать все в рамках закона, выдается определенная сумма денег для компенсации расходов, необходимых для выполнения служебных заданий вне рабочего места. 

В том случае, если день командировки выпадает на выходной или праздничный день, оплата осуществляется в двойном размере, либо же сотрудник может выбрать для себя другой свободный день. Кроме того, работа в вечернее время, а также часы, которые не являются рабочими, считается сверхурочной и также оплачивается по двойному тарифу. 

Что относится к другим видам расходов?

В ТК нет установленного перечня, который позволил бы регулировать данный пункт. Поэтому каждый работодатель обязуется расписать данный вопрос в соответствующем акте компании. Это необходимо для того, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций и упростить оформление авансового отчета. К примеру, к ним могут относиться:

  • расходы на интернет и мобильную связь;

  • оплата платной парковки или технического обслуживание автомобиля (если используются услуги каршеринга или собственное транспортное средство);

  • хранение багажа, аренда ячейки;

  • транспортировка образцов, оборудования, стендов для выставок, конференций, презентаций;

  • приобретение необходимых канцтоваров, распечатка материалов. 

Оплата однодневных командировок включает накладные расходы, величина которых заранее устанавливается работодателем. К примеру, на мобильную связь может выдаваться 300 рублей в сутки, а на парковку – 500 рублей (в зависимости от особенностей служебных заданий). 

В том случае, если предстоят авиаперелеты в ближайший город, работодатель обязуется оплатить все сборы, налоги и оформления. Кроме того, сейчас актуален вопрос ПЦР-теста на коронавирус и его возмещении. Данный анализ действительно является частью командировочных и подается в авансовом отчете отдельным пунктом или как составляющая пункта других расходов. Независимо от вида трат, должен быть документ, который подтверждает их совершение, сумму и целесообразность. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Итоги

Однодневная командировка оплачивается и оформляется практически так же, как и обычная. Но вместо суточных выдается соответствующая компенсация. Сотрудник может отказаться от поездки только в том случае, если он входит в определенную категорию граждан. После возвращения подается авансовый отчет с чеками и квитанциями, который ничем не отличается от обычного. 



Понравилась статья?

(Голосов: 5, Рейтинг: 1.4)

Читайте также:

Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ
11.04.2023
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Оформление командировки   Оплата командировки
Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Оформление командировки
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки   Автоматизация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76