Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию

Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию

Узнайте, как использовать каршеринг в деловых поездках с полным возмещением расходов и без лишних документов — подробная инструкция для командированных сотрудников и бухгалтеров.

ГЛАВНОЕ О КАРШЕРИНГЕ В КОМАНДИРОВКЕ:

  • Согласно ТК РФ, работодатель обязан возместить все расходы на транспорт в командировке
  • Каршеринг — законный способ передвижения, не требующий путевых листов
  • Основные документы для отчетности: договор с каршеринговой компанией, чеки и маршрут поездки
  • Бесплатная парковка и отсутствие расходов на обслуживание авто уже включены в стоимость
  • Возмещение происходит через авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами
Что вы узнаете из статьи:
  • Как правильно оформить использование каршеринга в командировке согласно ТК РФ
  • Какие документы необходимо собрать для полного возмещения расходов на каршеринг
  • Как получить персонализированный договор с каршеринговой компанией
  • Почему каршеринг экономически выгоднее такси и классической аренды авто
  • Как правильно документировать маршрут движения для бухгалтерии
  • Пошаговый алгоритм включения расходов на каршеринг в авансовый отчет
  • В каких случаях компания может отказать в возмещении расходов на каршеринг

Каршеринг становится оптимальным транспортным решением для командированных сотрудников: быстрее общественного транспорта, дешевле такси и проще в оформлении, чем аренда авто. При этом все расходы на каршеринг легко подтвердить документально и получить полную компенсацию от работодателя. В этой статье мы разберем все нюансы использования каршеринга в командировках — от оформления и документального подтверждения до бухгалтерского учета.

Преимущества каршеринга

Под каршеринговыми услугами подразумевается кратковременная аренда транспортного средства. При этом общая стоимость зависит от периода и длительности аренды, выбранной машины (марка, модель, пробег), прочих факторов. Конечно, есть компании, которые предлагают пакеты с фиксированной стоимостью, но, они менее выгодные. 

Для использования каршеринга работник должен установить себе на смартфон или гаджет специальное приложение, пройти регистрацию с предоставлением фото водительских прав и паспорта, а также указать данные банковской карты, с которой будет совершена оплата. Если заявка будет одобрена, придет соответствующее уведомление. 

Можно выделить несколько основных преимуществ использования каршеринга во время деловой поездки: 

  • Для подтверждения не требуется оформление путевого листа, чеков с заправок и технических сервисов. Достаточно просто скачать договор каршеринга и отправить его в электронном виде. 

  • Практически все каршеринговые машины имеют в городе бесплатную парковку (включено в стоимость), поэтому можно забыть о коллекции парковочных талонов. 

  • Многие компании возмещают затраты на бензин, выдают пользователям специальные топливные карты или же предоставляют автомобиль уже с полным баком.

Еще одним преимуществом является отсутствие необходимости технического обслуживания транспорта, его мойки, дополнительного ухода, что забирает только время и деньги. При необходимости, сервис «ППР Командировки» поможет подобрать компанию, которая соответствует всем требованиям и обладает отличной репутацией. 

Законное подтверждение

Согласно действующему Законодательству РФ, работодатель обязуется полностью возместить все расходы сотрудника, связанные с проездом до места командировки и по городу (заранее оговаривается маршрут). ТК не регулирует, каким именно транспортом должен пользоваться работник, поэтому услуги каршеринга не являются нарушением. Главное, чтобы были все документы, подтверждающие целесообразность расходов и конкретную сумму. 

Какие документы подтверждают каршеринг? 

Использование услуг каршеринга во время служебной поездки можно подтвердить одним или несколькими документами из списка ниже.

Договор с каршеринговой компанией

Подтверждает аренду транспортного средства. Еще на этапе регистрации в приложении и заказа авто пользователь соглашается с условиями договора. Такие документы являются универсальными, но не содержат данных пользователя. Тем не менее, его можно персонализировать путем скачивания через личный кабинет. 

Чеки и квитанции об оплате услуг

После окончания срока аренды каршеринговая компания присылает электронный чек, который также можно получить через функционал личного кабинета. В нем указывается цена за час, сутки, общая сумма. Его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету

Маршрут движения машины

Обычно, данный документ является дополнительным подтверждением выполнения служебного задания. Информацию можно получить в личном кабинете в графе «История поездок». Необходимо сделать скриншот материала, распечатать и приложить к чеку и договору. 

Служебная записка

В ней указывается маршрут поездки, цели, которые необходимо выполнить, расписано обоснование расходов на транспорт во время командировки. Служебная записка является документом для компенсации расходов сотрудника, так как для оплаты услуг каршеринга допускается использовать банковскую карту, принадлежащую только физическому лицу. Подписанная записка передается в бухгалтерию вместе с отчетом. 

Ведение учета расходов

Все расходы, которые касаются поездки командированного сотрудника в другой город или страну, а также компенсируют перемещение человека от локации к локации, налогами не облагаются и относятся к стандартным расходам на поездку (согласно статьям НК). После возвращения домой работник сдает авансовый отчет, в котором отчитывается о затратах на транспортные средства. 

Компенсация расходов на краткосрочный каршеринг может осуществляться двумя методами. Первый способ заключается в предварительном зачислении средств на карту сотрудника, при этом невостребованная часть суммы возвращается согласно чекам. Второй вариант более распространенный, так как возмещение начисляется только после сдачи авансового отчета, поэтому никакой возврат средств оформлять не требуется. 

Выводы

Каршеринг – это комфортный способ передвигаться по городу во время командировки. При этом сотрудник не привязан к общественному транспорту, не тратиться на такси, и может вовремя выполнять все поставленные задачи. Кроме того, аренда автомобиля через каршеринг допускается законом и обладает простым способом подтверждения в авансовом отчете.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заранее забронировать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Да, в большинстве сервисов каршеринга есть возможность забронировать автомобиль заранее для использования в командировке.

Как происходит возврат арендованного автомобиля в каршеринге?

Процесс возврата арендованного автомобиля в каршеринге после командировки обычно прост и удобен. Необходимо припарковать автомобиль на указанной стоянке или в зоне действия каршеринг-сервиса, завершить аренду через мобильное приложение и проверить наличие личных вещей в автомобиле. После этого автомобиль будет доступен другим пользователям каршеринг-сервиса.

Какие услуги обычно включены в аренду автомобиля в каршеринге?

Обычно аренда автомобиля в каршеринге на время командировки включает в себя страховку, техническое обслуживание и поддержку, возможность заправиться на заправке-партнере, а также доступ к специальным тарифам и акциям. Возможно также предоставление дополнительных услуг, таких как GPS-навигаторы или детское кресло, за дополнительную плату или включенную в стоимость аренды.

Как заказать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Для заказа автомобиля в каршеринге на время командировки обычно необходимо скачать приложение каршеринг-сервиса на мобильное устройство, зарегистрироваться, указать даты и время аренды, выбрать автомобиль из доступного списка и подтвердить бронирование. Далее, в указанное время и место, можно будет забрать автомобиль.

Какие документы нужны для аренды автомобиля в каршеринге?

Для аренды автомобиля в каршеринге во время командировки обычно требуется предоставить водительское удостоверение и паспорт. Также может потребоваться предоставление дополнительных документов в зависимости от правил конкретного каршеринг-провайдера.

Комментарии (0)

Читайте также:

Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
31.10.2023
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
Служебная командировка военнослужащего – неотъемлемая часть службы в армии. Для служащих некоторых подразделений такие рабочие поездки занимают большую часть времени. А в расположение части военные возвращаются лишь для отдыха, пополнения запасов вооружения и продовольствия, а также лечения при необходимости и других нужд. Другие военные могут отправляться в командировки не столь часто.
Организация командировки
ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году
26.12.2021
Обновлено: 11.04.2025
ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
02.06.2022
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы.
Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Возмещение командировочных расходов
12.12.2021
Возмещение командировочных расходов
Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.
Командировочные расходы   Оплата командировки
Сокращаем срок командировки: когда можно и как правильно оформить приказ
27.11.2022
Обновлено: 12.08.2025
Сокращаем срок командировки: когда можно и как правильно оформить приказ
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»