Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию

В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.

ГЛАВНОЕ О КАРШЕРИНГЕ В КОМАНДИРОВКЕ:

• Согласно ТК РФ, работодатель обязан возместить все расходы на транспорт в командировке
• Каршеринг — законный способ передвижения, не требующий путевых листов
• Основные документы для отчетности: договор с каршеринговой компанией, чеки и маршрут поездки
• Бесплатная парковка и отсутствие расходов на обслуживание авто уже включены в стоимость
• Возмещение происходит через авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами

Каршеринг становится оптимальным транспортным решением для командированных сотрудников: быстрее общественного транспорта, дешевле такси и проще в оформлении, чем аренда авто. При этом все расходы на каршеринг легко подтвердить документально и получить полную компенсацию от работодателя. В этой статье мы разберем все нюансы использования каршеринга в командировках — от оформления и документального подтверждения до бухгалтерского учета.

Преимущества каршеринга

Под каршеринговыми услугами подразумевается кратковременная аренда транспортного средства. При этом общая стоимость зависит от периода и длительности аренды, выбранной машины (марка, модель, пробег), прочих факторов. Конечно, есть компании, которые предлагают пакеты с фиксированной стоимостью, но, они менее выгодные. 

Для использования каршеринга работник должен установить себе на смартфон или гаджет специальное приложение, пройти регистрацию с предоставлением фото водительских прав и паспорта, а также указать данные банковской карты, с которой будет совершена оплата. Если заявка будет одобрена, придет соответствующее уведомление. 

Можно выделить несколько основных преимуществ использования каршеринга во время деловой поездки: 

• Для подтверждения не требуется оформление путевого листа, чеков с заправок и технических сервисов. Достаточно просто скачать договор каршеринга и отправить его в электронном виде. 
• Практически все каршеринговые машины имеют в городе бесплатную парковку (включено в стоимость), поэтому можно забыть о коллекции парковочных талонов. 
• Многие компании возмещают затраты на бензин, выдают пользователям специальные топливные карты или же предоставляют автомобиль уже с полным баком.

Еще одним преимуществом является отсутствие необходимости технического обслуживания транспорта, его мойки, дополнительного ухода, что забирает только время и деньги. При необходимости, сервис «ППР Командировки» поможет подобрать компанию, которая соответствует всем требованиям и обладает отличной репутацией. 

Законное подтверждение

Согласно действующему Законодательству РФ, работодатель обязуется полностью возместить все расходы сотрудника, связанные с проездом до места командировки и по городу (заранее оговаривается маршрут). ТК не регулирует, каким именно транспортом должен пользоваться работник, поэтому услуги каршеринга не являются нарушением. Главное, чтобы были все документы, подтверждающие целесообразность расходов и конкретную сумму. 

Какие документы подтверждают каршеринг? 

Использование услуг каршеринга во время служебной поездки можно подтвердить одним или несколькими документами из списка ниже.

Договор с каршеринговой компанией

Подтверждает аренду транспортного средства. Еще на этапе регистрации в приложении и заказа авто пользователь соглашается с условиями договора. Такие документы являются универсальными, но не содержат данных пользователя. Тем не менее, его можно персонализировать путем скачивания через личный кабинет. 

Чеки и квитанции об оплате услуг

После окончания срока аренды каршеринговая компания присылает электронный чек, который также можно получить через функционал личного кабинета. В нем указывается цена за час, сутки, общая сумма. Его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. 

Маршрут движения машины

Обычно, данный документ является дополнительным подтверждением выполнения служебного задания. Информацию можно получить в личном кабинете в графе «История поездок». Необходимо сделать скриншот материала, распечатать и приложить к чеку и договору. 

Служебная записка

В ней указывается маршрут поездки, цели, которые необходимо выполнить, расписано обоснование расходов на транспорт во время командировки. Служебная записка является документом для компенсации расходов сотрудника, так как для оплаты услуг каршеринга допускается использовать банковскую карту, принадлежащую только физическому лицу. Подписанная записка передается в бухгалтерию вместе с отчетом. 

Ведение учета расходов

Все расходы, которые касаются поездки командированного сотрудника в другой город или страну, а также компенсируют перемещение человека от локации к локации, налогами не облагаются и относятся к стандартным расходам на поездку (согласно статьям НК). После возвращения домой работник сдает авансовый отчет, в котором отчитывается о затратах на транспортные средства. 

Компенсация расходов на краткосрочный каршеринг может осуществляться двумя методами. Первый способ заключается в предварительном зачислении средств на карту сотрудника, при этом невостребованная часть суммы возвращается согласно чекам. Второй вариант более распространенный, так как возмещение начисляется только после сдачи авансового отчета, поэтому никакой возврат средств оформлять не требуется. 

Выводы

Каршеринг – это комфортный способ передвигаться по городу во время командировки. При этом сотрудник не привязан к общественному транспорту, не тратиться на такси, и может вовремя выполнять все поставленные задачи. Кроме того, аренда автомобиля через каршеринг допускается законом и обладает простым способом подтверждения в авансовом отчете.

Для поездок на личном или служебном авто критически важно оформить путевой лист. Без него расходы на ГСМ не подтвердить. Инструкция здесь: «Правила оформления путевого листа на время командировки».