Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию

Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию

Узнайте, как использовать каршеринг в деловых поездках с полным возмещением расходов и без лишних документов — подробная инструкция для командированных сотрудников и бухгалтеров.

ГЛАВНОЕ О КАРШЕРИНГЕ В КОМАНДИРОВКЕ:

  • Согласно ТК РФ, работодатель обязан возместить все расходы на транспорт в командировке
  • Каршеринг — законный способ передвижения, не требующий путевых листов
  • Основные документы для отчетности: договор с каршеринговой компанией, чеки и маршрут поездки
  • Бесплатная парковка и отсутствие расходов на обслуживание авто уже включены в стоимость
  • Возмещение происходит через авансовый отчет с приложенными подтверждающими документами
Что вы узнаете из статьи:
  • Как правильно оформить использование каршеринга в командировке согласно ТК РФ
  • Какие документы необходимо собрать для полного возмещения расходов на каршеринг
  • Как получить персонализированный договор с каршеринговой компанией
  • Почему каршеринг экономически выгоднее такси и классической аренды авто
  • Как правильно документировать маршрут движения для бухгалтерии
  • Пошаговый алгоритм включения расходов на каршеринг в авансовый отчет
  • В каких случаях компания может отказать в возмещении расходов на каршеринг

Каршеринг становится оптимальным транспортным решением для командированных сотрудников: быстрее общественного транспорта, дешевле такси и проще в оформлении, чем аренда авто. При этом все расходы на каршеринг легко подтвердить документально и получить полную компенсацию от работодателя. В этой статье мы разберем все нюансы использования каршеринга в командировках — от оформления и документального подтверждения до бухгалтерского учета.

Преимущества каршеринга

Под каршеринговыми услугами подразумевается кратковременная аренда транспортного средства. При этом общая стоимость зависит от периода и длительности аренды, выбранной машины (марка, модель, пробег), прочих факторов. Конечно, есть компании, которые предлагают пакеты с фиксированной стоимостью, но, они менее выгодные. 

Для использования каршеринга работник должен установить себе на смартфон или гаджет специальное приложение, пройти регистрацию с предоставлением фото водительских прав и паспорта, а также указать данные банковской карты, с которой будет совершена оплата. Если заявка будет одобрена, придет соответствующее уведомление. 

Можно выделить несколько основных преимуществ использования каршеринга во время деловой поездки: 

  • Для подтверждения не требуется оформление путевого листа, чеков с заправок и технических сервисов. Достаточно просто скачать договор каршеринга и отправить его в электронном виде. 

  • Практически все каршеринговые машины имеют в городе бесплатную парковку (включено в стоимость), поэтому можно забыть о коллекции парковочных талонов. 

  • Многие компании возмещают затраты на бензин, выдают пользователям специальные топливные карты или же предоставляют автомобиль уже с полным баком.

Еще одним преимуществом является отсутствие необходимости технического обслуживания транспорта, его мойки, дополнительного ухода, что забирает только время и деньги. При необходимости, сервис «ППР Командировки» поможет подобрать компанию, которая соответствует всем требованиям и обладает отличной репутацией. 

Законное подтверждение

Согласно действующему Законодательству РФ, работодатель обязуется полностью возместить все расходы сотрудника, связанные с проездом до места командировки и по городу (заранее оговаривается маршрут). ТК не регулирует, каким именно транспортом должен пользоваться работник, поэтому услуги каршеринга не являются нарушением. Главное, чтобы были все документы, подтверждающие целесообразность расходов и конкретную сумму. 

Какие документы подтверждают каршеринг? 

Использование услуг каршеринга во время служебной поездки можно подтвердить одним или несколькими документами из списка ниже.

Договор с каршеринговой компанией

Подтверждает аренду транспортного средства. Еще на этапе регистрации в приложении и заказа авто пользователь соглашается с условиями договора. Такие документы являются универсальными, но не содержат данных пользователя. Тем не менее, его можно персонализировать путем скачивания через личный кабинет. 

Чеки и квитанции об оплате услуг

После окончания срока аренды каршеринговая компания присылает электронный чек, который также можно получить через функционал личного кабинета. В нем указывается цена за час, сутки, общая сумма. Его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету

Маршрут движения машины

Обычно, данный документ является дополнительным подтверждением выполнения служебного задания. Информацию можно получить в личном кабинете в графе «История поездок». Необходимо сделать скриншот материала, распечатать и приложить к чеку и договору. 

Служебная записка

В ней указывается маршрут поездки, цели, которые необходимо выполнить, расписано обоснование расходов на транспорт во время командировки. Служебная записка является документом для компенсации расходов сотрудника, так как для оплаты услуг каршеринга допускается использовать банковскую карту, принадлежащую только физическому лицу. Подписанная записка передается в бухгалтерию вместе с отчетом. 

Ведение учета расходов

Все расходы, которые касаются поездки командированного сотрудника в другой город или страну, а также компенсируют перемещение человека от локации к локации, налогами не облагаются и относятся к стандартным расходам на поездку (согласно статьям НК). После возвращения домой работник сдает авансовый отчет, в котором отчитывается о затратах на транспортные средства. 

Компенсация расходов на краткосрочный каршеринг может осуществляться двумя методами. Первый способ заключается в предварительном зачислении средств на карту сотрудника, при этом невостребованная часть суммы возвращается согласно чекам. Второй вариант более распространенный, так как возмещение начисляется только после сдачи авансового отчета, поэтому никакой возврат средств оформлять не требуется. 

Выводы

Каршеринг – это комфортный способ передвигаться по городу во время командировки. При этом сотрудник не привязан к общественному транспорту, не тратиться на такси, и может вовремя выполнять все поставленные задачи. Кроме того, аренда автомобиля через каршеринг допускается законом и обладает простым способом подтверждения в авансовом отчете.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заранее забронировать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Да, в большинстве сервисов каршеринга есть возможность забронировать автомобиль заранее для использования в командировке.

Как происходит возврат арендованного автомобиля в каршеринге?

Процесс возврата арендованного автомобиля в каршеринге после командировки обычно прост и удобен. Необходимо припарковать автомобиль на указанной стоянке или в зоне действия каршеринг-сервиса, завершить аренду через мобильное приложение и проверить наличие личных вещей в автомобиле. После этого автомобиль будет доступен другим пользователям каршеринг-сервиса.

Какие услуги обычно включены в аренду автомобиля в каршеринге?

Обычно аренда автомобиля в каршеринге на время командировки включает в себя страховку, техническое обслуживание и поддержку, возможность заправиться на заправке-партнере, а также доступ к специальным тарифам и акциям. Возможно также предоставление дополнительных услуг, таких как GPS-навигаторы или детское кресло, за дополнительную плату или включенную в стоимость аренды.

Как заказать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Для заказа автомобиля в каршеринге на время командировки обычно необходимо скачать приложение каршеринг-сервиса на мобильное устройство, зарегистрироваться, указать даты и время аренды, выбрать автомобиль из доступного списка и подтвердить бронирование. Далее, в указанное время и место, можно будет забрать автомобиль.

Какие документы нужны для аренды автомобиля в каршеринге?

Для аренды автомобиля в каршеринге во время командировки обычно требуется предоставить водительское удостоверение и паспорт. Также может потребоваться предоставление дополнительных документов в зависимости от правил конкретного каршеринг-провайдера.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
02.06.2022
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы.
Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Командировка водителя в 2025 году: как оформить, оплатить и не нарушить закон
21.07.2023
Обновлено: 11.06.2025
Командировка водителя в 2025 году: как оформить, оплатить и не нарушить закон
Направление водителя в командировку – это стандартная процедура для компаний, где есть работы с разъездным характером. При этом оформление и учет такой служебной поездки имеет некоторые отличия от стандартной процедуры. Кроме того, необходимо учитывать ряд правил и нюансов, которые касаются данного направления.
Транспорт в командировках   Организация командировки
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Организация командировки
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году
25.01.2022
Обновлено: 11.06.2025
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году

После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.

Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76