Командировка водителя в 2025 году: как оформить, оплатить и не нарушить закон

• Когда водительская поездка считается командировкой
• Как правильно оформить документы: от служебной записки до авансового отчета
• Что нужно для расчета командировочных и учета топлива
• Какие расходы работодатель обязан компенсировать
• Как действовать при поломке или ДТП в дороге

Когда водитель едет в другой город — это не всегда командировка. А если вы оформите ее неправильно, можно столкнуться с налоговыми рисками, штрафами от ГИТ и проблемами при компенсации расходов. В статье — пошаговая инструкция, как все сделать по правилам и без лишней бюрократии.

Нужно ли на каждую поездку водителя оформлять командировку?

Командировка – это поездка сотрудника в другую локацию, не являющуюся постоянным местом работы, и нахождение в которой превышает длительность рабочего дня. При этом возвращение домой происходит уже после выполнения поставленных задач. Командировка может длиться один день или несколько месяцев, а все цели указываются в приказе, составленном на основе служебной поездки.

Что касается водителя, то, проезд с одной точки в другую является его постоянным служебным обязательством. К примеру, перевозка груза с одного города в другой – это стандартная цель, если это прописано в трудовом договоре. Но, если какая-либо из задач занимает гораздо больше времени, либо они комбинируются, работодатель готовит служебную записку на оформление командировки.

Таким образом, если сотрудник совершает рабочие поездки из-за разъездной работы, но, каждый день возвращается к себе домой, командировку оформлять не нужно. Все правила, уточнения, перечень задач и нюансы прописываются в трудовом или коллективном договоре, с которым должен ознакомиться сотрудник еще до момента официального оформления на работе.

Данные правила касаются не только водителей, но и курьеров, торговых представителей, журналистов, которые передвигаются на новостном транспортном средстве, экспедиторов и прочих должностей. Некоторые отличия также есть и в оформлении документов.

Особенности оформления поездки

Независимо от вида и длительности командировки водителя, обязательно требуется подготовительный этап. И, служебная поездка водителя не является исключением. Выполняются следующие действия:

• Выбор сотрудника. Он должен иметь определенную квалификацию и опыт для выполнения поставленных задач. Кроме того, водитель должен дать свое письменное согласие на поездку после ознакомления со служебной запиской.

• Подготовка приказа. На основе служебной записки оформляется и регистрируется приказ, в котором указываются размеры командировочных и суточных, длительность поездки, маршрут, цели и прочая информация.

• Выдача средств. Перед командировкой водителю выдаются средства, которые необходимы для проживания, питания, транспортных расходов и прочих целей.

Как и при любой стандартной командировке, по прибытии водитель должен подать авансовый отчет с чеками. Что касается расходов, отличия состоят в транспортной статье: здесь учитывается бензин, но не сам факт пути.

Как начислить и выдать командировочные водителю?

Разъездной характер работы водителя требует ежедневных поездок, но, это не значит, что нужно оформлять командировки или требовать авансового отчета. При этом водитель должен каждый день сохранять чеки за топливо, обслуживание транспортного средства и прочие траты, связанные со служебными обязанностями.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязуется в полном объеме вернуть командировочные водителю, если они являются целевыми и имеют документальное подтверждение. Расходы включают в себя следующие статьи:

• расходы на эксплуатацию транспортного средства;

• аренда жилья;

• суточные на питание, связь и прочие цели;

• накладные расходы;

• рабочие траты;

• оплата работы и прочее.

Во время командировки водителю выплачивается не стандартная зарплата, а средний заработок, рассчитанный в зависимости от срока работы сотрудника в компании. Если разъезды не являются командировкой, выплачивается стандартная зарплата.

Стоит учесть, что компенсация командировочных расходов и суточные не являются частью декретных, больничных, отпускных или выходных дней, поэтому оформляются и регистрируются отдельно. С командировочных расходов не отчисляются страховые взносы и налоги, как и с суточных (если заявленная сумма не превышает допустимую в сутки согласно НК РФ).

Для оплаты командировочных водителю важно, чтобы был приказ работодателя и подпись самого водителя (согласие на служебную поездку), а также авансовый отчет со всеми необходимыми квитанциями. После окончания командировки водитель возвращается к своему стандартному графику работы.

Оплата командировок водителей в выходные дни

Начисление командировочных средств в выходные и праздничные дни осуществляется по той же схеме, что и в случае с обычными сотрудниками. За работу в такие дни обычно начисляется двойная тарифная ставка, либо же человеку предлагается перенести выходной на любой другой день.

Подтверждение расходов на транспорт

Командировка водителя легкового автомобиля требует предварительных действий. Перед командировкой с использованием служебного транспорта водитель обязан подготовить заверенную копию служебной записки или приказа, а также иметь путевой лист. Также в качестве дополнительных бумаг могут выступать чеки на ГСМ, маршрутный лист.

Путевой лист

Путевой лист представляет собой документ, который обязательно должен присутствовать при поездке на служебном транспортном средстве. При этом обязательно указывается маршрут следования, данные водителя, а также подпись руководителя компании или ответственного лица. При отсутствии путевого листа полагается штраф, а налоговая служба может не принять расходы на транспорт как командировочные и списать взносы.

Кроме того, путевые листы также может запросить трудовая инспекция во время проверки документов, Ространснадзор и другие службы, которые контролируют работу водитель и ряд экономических аспектов деятельности компании. На сегодняшний день не представлено унифицированной формы листа. Поэтому каждая организация должна разработать такой документ с указанием реквизитов, и прикрепить его к Уставу и приказу на командировку.

Маршрутный лист

В отличие от путевого листа, маршрутный лист используется только тогда, когда требуется подтверждение служебного, а не личного использования транспортного средства. В нем не указываются точные расходы, а только фактическое пребывание в служебной поездке, точки, которые требуется посетить, нередко фиксируется километраж для дополнительного контроля. Необходимость наличия маршрутного листа устанавливается каждой организацией индивидуально.

Чеки на ГСМ

Представляют собой топливные карты корпоративного типа, в которых уже заложено определенное количество бензина. Иными словами, водителю не придется расплачиваться, достаточно воспользоваться топливной картой компании. Это позволяет работодателю контролировать все топливные расходы на транспортное средство. Командировка водителя в другой город осуществляется по спланированному маршруту, что позволяет рассчитать количество топливных карт.

Прочие документы

К ним относятся счета-фактуры, чеки, квитанции, которые подтверждают расходы на обслуживание, мойку транспортного средства, вынужденный ремонт или химчистку, техобслуживание и прочие статьи.

Что делать в случае поломки или ДТП?

В случае возникновения ДТП или поломки служебного транспорта водитель обязан сразу же сообщить об этом своему непосредственному руководителю. Дальнейшие действия зависят напрямую от ситуации, которая возникла. При этом водитель должен следовать правилам ПДД и оформить аварию, вызвав представителей ГАИ, сообщить в страховую службу.