Особенности и назначение командировочного удостоверения

Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Назначение командировочного удостоверения

Данный документ является свидетельством того, что сотрудник организации находится в служебной поездке и выполняет задания руководителей. Лист заполняется в отделе кадров во время формирования всех необходимых документов. Для этого используются заранее установленные образцы и шаблоны. 

Требуется ли удостоверение в 2022 году?

Командировочное удостоверение впервые было разработано и внедрено в середине прошлого века и было обновлено в 2004 году. Еще в 2008 году документ являлся обязательным для каждого штатного сотрудника, который отправляется в служебную поездку. 

В 2015 году лист и служебное задание больше не являются частью обязательного пакета документов и были отменены согласно ТК РФ. Все необходимые данные, расходы, задание формируются в приказе о командировке, проездных документах, записках от работодателя и в других отчетных бумагах. 

Использование бланка возможно в том случае, если этот пункт прописан в постановлении о командировках. Он обладает следующими целями:

  • упрощение составления отчетной и финансовой документации;

  • точная фиксация сроков проведения поездки;

  • подтверждение производственного характера командировки;

  • обоснование целей визита и сути служебного задания;

  • подтверждение встречи сотрудника с принимающей стороной. 

Документ является простым способом вести учет в отделе кадров и бухгалтерии компании. Но, шаблон и заполнение также регулируется положением организации. При этом стоит учесть, что наличие данного акта не освобождает от составления авансового отчета, а также подписания соответствующего приказа. 

Правила оформления удостоверения для командировки

Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;

  • должность и отдел;

  • цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;

  • служебное задание;

  • длительность пребывания, дата выезда и приезда;

  • паспортные данные сотрудника;

  • прочая информация, необходимая для отчета. 

Цели поездки могут быть разными, начиная от налаживания партнерских отношений, и заканчивая подписанием договора, презентацией новой продукции, поиска поставщика и т.д. Данный пункт зависит от направления деятельности компании. Оказание консультационных услуг также выступает целью командировки. Сервис «ППР Командировки» поможет оформить документ в зависимости от поставленного служебного задания. 

Внесение паспортных данных необходимо для того, чтобы сделать форму командировочных бланков действительной. Данный документ имеет свою силу только в том случае, если он предъявляется вместе с паспортом. Распечатывают акт в присутствии генерального директора, затем ставиться его подпись и печать компании. Сотрудник обязуется хранить его у себя на время всей поездки, а после возвращения сдать в бухгалтерию или отдел кадров. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись). 

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек). 

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.  

Подтверждение факта нахождения в командировке без удостоверения

В том случае, если положением о командировках компании не обосновано использование удостоверения, подтвердить нахождение в служебной поездке можно при помощи следующих видов документов:

  • билеты на проезд, посадочные талоны;

  • путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;

  • чеки с АЗС, гостиниц, ресторанов, стоянок и т.д. 

Документы указываются в авансовом отчете после окончания поездки и обязательно прикладываются в виде оригиналов. Если какой-либо из них утерян, необходимо обратиться в организацию для дублирования платежного документа (обычно, данная функция платная). 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Выводы

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение сотрудника не является обязательным документом, многие предприятия продолжают его использовать в качестве отчетного бланка. Особенности применения и заполнения, а также основные функции фиксируются в акте о командировках, который является внутренним локальным документом компании. 

Используется стандартный или усовершенствованный шаблон, который зависит от деятельности компании. Возврат командировочных расходов осуществляется независимо от наличия документа по авансовому отчету. Поэтому обязательно ли командировочное удостоверение решает только руководство организации.

Часто задаваемые вопросы

Что такое командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение – это документ, удостоверяющий факт направления работника в командировку. Оно содержит информацию о цели командировки, сроках, месте пребывания и условиях, в которых будет пребывать работник. Командировочное удостоверение также может включать данные о предоставлении служебного транспорта, оплате проживания и питания во время командировки.

Зачем нужно командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение – это документ, подтверждающий, что сотрудник направлен в командировку организации. Оно необходимо для организации командировочных расходов, возмещения затрат и оформления отчетности. Кроме того, командировочное удостоверение может использоваться для оформления временной регистрации в другом населенном пункте, если это требуется.

Как правильно оформлять командировочное удостоверение?

Для правильного оформления командировочного удостоверения необходимо включить в него следующую информацию: ФИО сотрудника, его должность и место работы; цель и сроки командировки; место назначения и место пребывания в командировке; информацию о предоставлении служебного транспорта, проживании и питании во время командировки; подпись руководителя и печать организации.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение?

С 2015 года оформление командировочного удостоверения не является обязательным, Однако этот документ позволяет организации упростить оформление командировки в соответствии с требованиями законодательства, а также обеспечивает защиту работника в случае возникновения спорных ситуаций.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как осуществляет возврат командировочных средств?
11.01.2023
Как осуществляет возврат командировочных средств?

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.



Учет расходов
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Командировка работников, имеющих детей
23.03.2023
Командировка работников, имеющих детей

Определенные категории сотрудников, воспитывающие или опекающие детей, имеют законное право отказаться от поездки. Работодатель может отправить в командировку работников только с их согласия, которое оформляется в письменном виде. Кто относится к льготной категории лиц, могут ли одинокую мать отправить в командировку, как оформляются документы, – ответы на эти вопросы, читайте ниже.

Проживание в командировках
Командировка в выходные дни
24.11.2021
Командировка в выходные дни
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76