Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно. 

Какие расходы на транспорт подлежат возврату?

ВАЖНО! Все транспортные расходы должны быть предварительно согласованы с работодателем и подтверждены документально.

Данная статья подробно расписана в ТК РФ, а также во внутреннем положении о служебных поездках, приказе, прочих локальных документах. Все расходы предварительно должны обсуждаться сотрудником с работодателем, чтобы не было пунктов, которые вызывают вопросы.  

Дорога к месту отправления

Оплата сотрудником такси, общественного или личного транспорта для поездки к железнодорожному вокзалу и аэропорту также является заботой компании. При этом речь идет о тех локациях, которые находятся непосредственно за пределами населенного пункта. Объем трат на данный пункт обсуждается заранее, как и поездка на служебном авто.

Все траты на дорогу к месту отправления должны быть обоснованными и документально подтвержденными. К примеру, если можно воспользоваться автобусом, руководство может не поддержать желание работника взять такси. В качестве доказательства суммы используются квитанции, которые относятся к строгой отчетности.

Поездка по городу во время командировки

От гостиницы или арендованного жилья командированному необходимо добираться до принимающей стороны или временного рабочего места, партнеров, клиентов, производителей и т.д. Этот пункт не имеет законного обоснования, поэтому начальник не обязан возмещать траты на оплату.

Большинство компаний прописывают пункт проезда по городу во внутреннем положении, трудовом или коллективном договоре. Зачастую на это выделяется определенная сумма, а все затраты также подтверждаются наличием отчетных финансовых документов об оплате. 

Питание, постельное белье и другой сервис во время поездки

Речь идет о длительных перелетах, поездках в поезде и в автобусе. Обычно, возмещается только та часть командировочных, которая была потрачена на постельное белье. Любое питание и другой дополнительный сервис относится к суточным. Поэтому прикладывать квитанции о посещении ресторана поезда для возмещения затрат нет никакого смысла.  

Выбор места в самолете

Услуга является платной и учитывается при бронировании авиабилетов. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязуется компенсировать полную стоимость билета, все сборы, налоги, издержки и прочие платежи, которые также включают выбор конкретного места. Посадочный талон и квитанция прикладываются к налоговому отчету.  

Парковка и топливо

Поездка на личном авто, каршеринг, служебный транспорт невозможны без использования топлива и посещения АЗС. Статья приобретения бензина и газа также является частью финансового отчета, обязательно прикладывается квитанция с автозаправочной станции. Если во время поездки предоставлялось техническое обслуживание, также нужна квитанция.

С парковкой машины дело обстоит сложнее, так как могут быть споры с налоговой по этой статье. Поэтому сумма трат на стоянку оговаривается заранее в зависимости от выбранного транспортного средства, места поездки и прочих нюансов. Ее величина не должна превышать норму. 

Как возмещаются расходы на транспорт?

Аренда авто, расходы на собственную машину, билеты, общественный транспорт – все это должно быть возмещено. Порядок точно такой же, как и возмещение других статей расходов во время служебной поездки:

  1. Сбор и подготовка документов финансовой отчетности (квитанции, чеки, накладные, договора аренды, счета-фактуры и т.д.).   

  2. Составление отчета по всем видам расходов после возвращения с командировки.   

  3. Подача документов в бухгалтерию, получение корешка для подтверждения.   

  4. Возвращение средств с ближайшей выплатой на зарплатную карту или выполнение расчета через кассу.   

Порядок регулируется ТК, трудовым или коллективным договором, а также локальным актом о служебных поездках. Оплата командировки на личном авто тоже указывается. Зачастую перед отъездом человеку выплачивается аванс. Для урегулирования ряда вопросов о расходах и предварительной подготовки рекомендуем обратиться в сервис «ППР Командировки», который возьмет на себя всю организацию.   

Учет возмещения расходов на транспорт

Осуществляется бухгалтерами и необходим для ведения отчетной документации, оформления налоговой декларации и прочих бумаг. Все траты данного типа относятся к категории расчетов с персоналом по различным операциям. Специалист должен выполнить несколько проводок, включая отражение и выплату компенсации.

Все выплаты, связанные со статьями, заносятся в налоговый отчет, как и по поездке в командировку на личном транспорте. В том случае, если суммы выше установленных, бухгалтер проводит отдельные расчеты, необходимые для вычета дополнительных налогов согласно статьям Трудового кодекса РФ.

Выводы

Все виды расходов на транспорт во время командировки возмещаются по такому же алгоритму, как и другие статьи. Важно подготовить все подтверждающие документы. Кроме того, траты должны быть целесообразными и обоснованными, поэтому их лучше заранее обсудить с непосредственным начальником. Даже служебные поездки на личном транспорте требуют отчетных документов с автозаправочных станций и точек технического обслуживания, чтобы доказать сумму трат. 



Часто задаваемые вопросы

Что входит в перечень транспортных расходов, подлежащих компенсации?

Компенсации подлежат расходы на проезд к месту командировки и обратно (авиа, ж/д билеты), затраты на проезд до вокзала/аэропорта, расходы на топливо и парковку при использовании личного автомобиля, а также оплата постельного белья в поезде. Все расходы должны быть предварительно согласованы с работодателем и подтверждены документально.

Как правильно оформить компенсацию за использование личного автомобиля в командировке?

Необходимо собрать все чеки с АЗС за топливо, квитанции за парковку и техническое обслуживание (если оно потребовалось в пути). Сумма компенсации за парковку должна быть предварительно согласована с работодателем и не превышать установленные нормы. Все расходы должны быть отражены в авансовом отчете с приложением подтверждающих документов.

Компенсируются ли расходы на передвижение по городу во время командировки?

Законодательно компенсация передвижения по городу во время командировки не является обязательной. Однако многие компании включают этот пункт в свои внутренние положения о командировках или трудовые договоры. Обычно устанавливается определенный лимит на такие расходы, которые должны подтверждаться документально.

Что делать, если потрачено больше согласованной суммы на транспортные расходы?

Все расходы, превышающие установленные лимиты, должны быть предварительно согласованы с работодателем. В противном случае превышение может не быть компенсировано. Если перерасход произошел по объективным причинам, необходимо предоставить письменное обоснование и все подтверждающие документы. Бухгалтерия проведет дополнительные расчеты для налогообложения сверхнормативных сумм.

Когда и как происходит возмещение транспортных расходов?

Возмещение происходит после предоставления работником авансового отчета со всеми подтверждающими документами (билеты, чеки, квитанции). Выплата производится либо с ближайшей зарплатой на карту сотрудника, либо через кассу предприятия. Перед командировкой сотруднику может быть выдан аванс на предполагаемые расходы.

Входит ли питание в пути в транспортные расходы?

Нет, питание во время поездки (в поезде, самолете или другом транспорте) не относится к транспортным расходам и должно покрываться суточными. Исключение составляет только оплата

Комментарии (0)

Читайте также:

Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года
05.04.2023
Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Организация командировки
Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году
15.02.2023
Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году

В соответствии с российским законодательством, транспортные затраты командировочных лиц компенсируются за счет предприятия. Сегодня большинство организаций отказалось от эксплуатации личного автотранспорта, пользуются услугами каршеринга или такси. Этот вариант более экономичный, комфортный и удобный, как для сотрудника, так и для компании. Остается разобраться, как оплачиваются услуги такси в командировочных расходах.

Учет расходов   Транспорт в командировках
Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
12.07.2023
Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
Для финансовой отчетности и оформления необходимых бухгалтерских документов каждая статья расходов должна быть отображена в смете. Это требование не только Налогового кодекса, но и внутреннего устава компании для осуществления всестороннего контроля. Расчет командировочных в смете осуществляется по установленным формулам и имеет унифицированный формат.
Учет расходов   Командировочные расходы
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
05.06.2022
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Транспорт в командировках
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76