Суточные при командировке: нормы 2025 года

Суточные при командировке: нормы 2025 года

Полное руководство по расчету, выплате и оформлению суточных с учетом последних изменений в законодательстве.

ВАЖНО: Нормы суточных 2025 года

  • По России: до 700 руб./день не облагается НДФЛ
  • Зарубежные: до 2500 руб./день не облагается НДФЛ
  • Однодневные командировки: специальные правила компенсации
  • Новое! Курортный сбор 50 руб./день в определенных регионах

Что вы узнаете из статьи:

  • Как правильно рассчитать суточные для командировок по России и за рубеж в 2025 году

  • Какая сумма суточных не облагается НДФЛ и страховыми взносами

  • Как оформить выплату суточных при однодневных командировках

  • Какие документы необходимы для обоснования выплаты суточных

  • Как избежать типичных ошибок при учете командировочных расходов

  • Практические примеры расчета суточных с учетом новых правил

Суточные в командировке — одна из самых проблемных зон в бухгалтерском учете, вызывающая споры между работодателями и налоговыми органами. В 2025 году произошли важные изменения в нормах выплат, включая добавление курортного сбора и уточнение правил для однодневных командировок. В этом руководстве мы разберем актуальные нормы суточных, правила их расчета, налогообложения и документального оформления как для поездок по России, так и для зарубежных командировок.

2.png Официальное понятие суточных можно найти в трактовке Верховного Суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Это деньги, которые используют для выполнения поручения работодателя и проживания вне постоянного места жительства. Они не зависят от затрат на проезд и жилье и выплачиваются даже в случае однодневных командировок. Главное, чтобы сохранялась основная задача выплат — возмещение расходов, а не получение выгоды.

Выплата суточных при командировках в 2024 году регламентируется также следующими законодательными актами:

  • ст. 217 НК РФ;

  • Указ президента № 813 от 18.07.05;

  • ст. 168 ТК РФ;

  • Постановления Правительства № 749 от 13.10.08 и № 812 от 26.12.05. 

Порядок начисления выплат также определяется региональными и федеральными нормативными актами и локальными документами организации.

Суточные в командировке входят в состав командировочных расходов. Компенсация дополнительных затрат во время рабочей поездки не включает стоимость проезда до пункта назначения, проживание и прочие траты, которые были предварительно согласованы с работодателем. Что в них входит? Средства для передвижения по месту и для питания сотрудника. 

Выплаты осуществляют только за дни фактического пребывания, включая время поездки, выходные и праздники. Период определяется по проездным документам и датам приказа.

Виды командировочных расходов

3.png

Выполнение служебных поручений вне основного рабочего места ведет к появлению дополнительных затрат. Их компенсирует работодатель на протяжении всей поездки. Когда рассчитываются командировочные, размер суточных определяется независимо от других выплат.

 В состав командировочных расходов входят:

  • заработная плата за все время командировки (с учетом среднего и дневного заработка текущего месяца);

  • стоимость проезда до места назначения и обратно (для всех видов транспорта, кроме такси, учитывая комиссию за бронирование билетов и страхование пассажиров);

  • аренда жилья или цена гостиничного номера;

  • суточные (не облагаются страховыми и пенсионными взносами);

  • дополнительные траты (только если предварительно согласованы с руководством: покупка билетов на мероприятия, связанные с выполнением служебного поручения, консульские сборы, оформление визы и загранпаспорта и т. д.).

Как посчитать суточные? Командировочные расходы учитываются, если они фактически произведены, подтверждены документально и соответствуют деловому характеру поездки. В качестве первичных документов для подтверждения затрат используются проездные и электронные билеты, багажные квитанции, дорожные чеки, выписки. При потере документов расчет выполняется с учетом минимальной стоимости. Сотрудник также будет выплачивать НДФЛ 13% от стоимости услуг, несмотря на необлагаемые минимумы.

Обратите внимание, что в некоторых случаях командировочные расходы могут вызвать претензии у ИФНС. Речь об использовании услуг такси, участии в выездных корпоративах и перелетах на чартерных рейсах.

Размер и нормы суточных при командировках

4.png

Постановление Правительства от 02.10.2002 № 729 определяет суточные для федеральных государственных организаций в размере 100 руб. Документ также указывает, что коммерческие организации определяют нормы расходов самостоятельно. Суточные военнослужащих составляют 300 руб./день.


  

Нормы суточных при командировках 

 Тип командировки

 Размер необлагаемой суммы (руб./день)

   

Максимальный размер выплат
          (облагаются налогом)

 

по РФ

     

⦁ 700 руб.

 

не установлен законодательством

 

за пределами страны

     

  ⦁ 2500 руб.;

⦁ 700 руб. 

(за время передвижения по стране)

 

зависит от страны поездки


Расчет суточных при командировках за пределами страны осуществляется в зависимости от даты перехода границы. Например, за день до выезда из России определяются по нормам для загранкомандировок, а за день до отправления домой — по нормам для России.

Минимальные лимиты начислений в законодательстве не указаны. Ориентироваться можно на лимиты командировочных расходов, которые не облагаются подоходным налогом. Установление суточных больших размеров не запрещено законом, только за разницу между необлагаемой базой и фактическими суточными нужно удержать НДФЛ. 

В случае поездок в Ставропольскую область, Алтай, Крым и в Краснодарский край к выплате нужно добавить курортный сбор в размере 50 рублей за каждый день пребывания. Расчет осуществляется по формуле: размер курортного сбора * количество дней проживания (кроме дня заезда).

Суточные при однодневных командировках

6.png

На практике работодатель оплачивает суточные, только если сотрудник провел на служебном задании более 1 дня. Законодательство не предусматривает суточные командировочные, если сотрудник провел в командировке всего несколько часов и вечером вернулся домой.

Чтобы понять, выплачивать суточные или нет, нужно обратиться к трактовке «суточных». Если это средства для передвижения по месту назначения и питания сотрудника, тогда они ему нужны, даже если поездка длится всего 1 день. Оформление командировки на день не отличается от организации поездки на несколько дней. Значит, средства нужны, а формулировка должна быть другой.

Постановление Верховного суда от 11.09.2012 № 4357/12 устанавливает, что количество времени, проведенное в командировке, не связано с начислением суточных. Исключением также могут быть однодневные поездки за границу, когда суточные выплачивают в размере 50% от нормы расходов для заграничных командировок.

Чтобы соблюсти законодательство, можно выплачивать сотруднику компенсацию вместо суточных. Если формулировка будет другой, тогда при проверке со стороны ФСС не будут выявлены нарушения. В то же время расходы сотрудника компенсируются, также вознаграждается необходимость работать вне постоянного места.

Порядок выплаты командировочных

7.png

Размер суточных по России может отличаться в зависимости от организации, но принцип возмещения расходов остается тем же. Условия прописаны в следующих законодательных актах:

  • ст. 168 ТК РФ — определяет необходимость устанавливать размер выплат в коллективном договоре;

  • ст. 167 ТК РФ — все расходы сотрудника гарантировано возмещает работодатель;

  • Инструкция о служебных командировках №62 п. 19 от 07.04.1988 — определяет порядок выдачи средств авансом;

  • Постановление № 749 от 13.10.2008 — содержит информацию о расходах во время командировки.

Начисление выплат осуществляется за все дни поездки, в том числе за праздники и выходные, даже если сотрудник провел это время в пути. В положении о командировках можно указать и способ выплаты суточных: наличными или переводом на карту.

Как оплачиваются суточные? Важнейший параметр, на который нужно ориентироваться — это сроки выплат. Деньги на расходы выдают сотруднику до начала командировки. Аванс включает расходы на жилье, проезд и суточные. Если выплачивать по приезде, нужно будет дополнить средства компенсацией за задержку, как и в случае опозданий с зарплатой.

Большинство организаций пользуется следующим порядком выплат:

  • составление приказа о командировке;

  • расчет размера командировочных и выдача сотруднику аванса;

  • предоставление авансового отчета сотрудником по приезде;

  • возврат лишних средств в кассу или компенсация расходов, которые превысили сумму аванса.

Если сотрудник не отчитается за потраченные средства, компания может удержать их из зарплаты, подать в суд или простить долг.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Налогообложение суточных

8.png

Налогом облагается только сумма, которая выше установленного минимума. Ориентироваться нужно на то, что суточные по России 700 руб., а при поездках за границу — 2500 руб. Налогообложение осуществляется по ставке 13%, которой облагаются все доходы граждан РФ.

Пример: сотрудник был в командировке 2 дня. За каждый день ему выплатили суточные по России 2200 рублей. Из кассы выдано 4400 рублей, сумма включена в состав расходов. За выплату сверх нормативов начисляется подоходный налог. Расчеты по НДФЛ — 2200–700=1500 руб.; 1500*2 дня*13%.

Подведем итоги, как считаются суточные в 2024 году. Кроме курортного сбора в размере 50 рублей надбавки к привычной сумме, других изменений нет.

Командированные сотрудники могут усложнить расчет командировочных выплат. Оплата билета милями, ошибочная дата бронирования, опоздание на поезд или самолет приводят к тому, что некоторые расходы тяжело обосновать перед ревизорами налоговой инспекции.

Сервис «ППР Командировки» позволит решить большую часть организационных вопросов и контролировать расходы с автоматической загрузкой в 1С. Бесплатный доступ к сервису «ППР Командировки» поможет оценить преимущества программы.

Примеры документов для скачивания



Часто задаваемые вопросы

Что такое суточные и для чего они предназначены?

Суточные – это денежные средства, выдаваемые сотруднику для выполнения служебного поручения и проживания вне постоянного места жительства. Они предназначены для покрытия расходов на питание и передвижение по месту командировки. Эти выплаты производятся независимо от других командировочных расходов (проезд, проживание).

Какие нормы суточных действуют в 2025 году?

Для командировок по России необлагаемая налогом сумма составляет 700 рублей в день. Для зарубежных командировок – 2500 рублей в день. При поездках в курортные регионы (Ставропольский край, Алтай, Крым, Краснодарский край) дополнительно начисляется курортный сбор – 50 рублей в день.

Как выплачиваются суточные при однодневных командировках?

При однодневных командировках внутри страны суточные обычно не выплачиваются. Однако при однодневных зарубежных командировках сотрудник может получить 50% от нормы суточных для заграничных командировок. Работодатель может установить компенсацию вместо суточных для однодневных поездок.

Нужно ли отчитываться за потраченные суточные?

Нет, предоставлять документы, подтверждающие траты суточных, не требуется. Сотрудник может распоряжаться этими средствами по своему усмотрению. Однако суточные необходимо включать в авансовый отчет для целей бухгалтерского и налогового учета.

Как облагаются налогом суточные выплаты?

НДФЛ (13%) взимается только с суммы, превышающей установленный лимит: 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для зарубежных командировок. Например, если сотрудник получает 2200 рублей суточных за день командировки по России, то налог будет начислен на сумму 1500 рублей (2200 - 700 = 1500).

Когда должны быть выплачены суточные?

Суточные должны быть выплачены до начала командировки в составе авансового платежа. Если работодатель задерживает выплату, он обязан компенсировать эту задержку, как в случае с задержкой заработной платы. Размер аванса должен покрывать расходы на проезд, проживание и суточные.

Как рассчитываются суточные при загранкомандировках?

Расчет суточных при зарубежных командировках зависит от даты пересечения границы. За день до выезда из России суточные начисляются по нормам для загранкомандировок, а за день до возвращения в Россию – по внутренним нормам. При этом необлагаемая налогом сумма составляет 2500 рублей в день за время пребывания за границей.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Оформление командировки   Учет расходов
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Командировка работников, имеющих детей
23.03.2023
Командировка работников, имеющих детей

Определенные категории сотрудников, воспитывающие или опекающие детей, имеют законное право отказаться от поездки. Работодатель может отправить в командировку работников только с их согласия, которое оформляется в письменном виде. Кто относится к льготной категории лиц, могут ли одинокую мать отправить в командировку, как оформляются документы, – ответы на эти вопросы, читайте ниже.

Проживание в командировках
Возмещение НДС по командировочным расходам 2025: инструкция и документы
10.09.2022
Возмещение НДС по командировочным расходам 2025: инструкция и документы

Компаниям и ИП разрешено компенсировать затраты сотрудников на деловые поездки. Налоговый кодекс РФ позволяет возвращать из бюджета затраченный в этих целях НДС. Как можно вернуть НДС за командировку? Какие для этого нужны документы и что еще нужно знать для осуществления операции?



Учет расходов   Оплата командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76