Возмещение командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов

Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.

Виды расходов, связанных с командировкой

Работодатель обязан возместить командировочные расходы и выдать аванс — норма записана в Положении о служебных командировках (п. 10), утвержденном Правительством РФ от 13.10.2008 (Постановление Правительства № 749). 

Какие расходы подлежат возмещению:

  • Расходы на проезд в командировке. Речь идет не только об оплате билетов к месту назначения и обратно, но и о других транспортных издержках. К примеру, за проезд в общественном транспорте, за передвижение по разным населенным пунктам (если это предусмотрено заданием). В конце концов, если нужно добраться до вокзала или аэропорта — это тоже входит в учет командировочных расходов. 

  • Расходы на проживание в командировке (если это не бесплатное служебное жилье, а наем жилого помещения либо гостиничный номер). 

  • Суточные траты, связанные с нахождением вне дома. Расходы на служебные командировки включают суммы на ежедневные траты (питание и прочие), а также на расходы в выходные, праздничные, нерабочие дни. Суточные выплачивают также за время нахождения командированного в пути (включая вынужденную остановку) и за период нетрудоспособности (если вдруг наступит такой случай).

Оплата командировочных расходов может включать и затраты на услуги связи, за оформление медицинской страховки, визы, загранпаспорта, прочих документов, необходимых для выезда. Иные издержки командируемого будут возмещены, если этот момент заранее окажется согласованным с работодателем.

Может возникнуть ситуация, когда потребуется компенсация за использование командируемого личного имущества (своего автомобиля, компьютера, другого оборудования либо собственных материалов). В этом случае работодатель должен быть уверен, что личное имущество действительно использовалось в рабочих целях и интересах работодателя. 

Лучше, чтобы этот момент был заранее оговорен, а также отражен в специальном соглашении сторон. Можно это прописать отдельным пунктом в трудовом договоре. Например, по возмещению затрат за амортизацию личного транспорта, на ремонт оборудования, покупку ГСМ.

Порядок и размеры возмещения расходов

26.png

На законодательном уровне (нормативными актами Правительства РФ и органов местного самоуправления субъектов РФ) возмещение командировочных расходов предусмотрено лишь для работников федеральных, муниципальных органов власти, сотрудников государственных и муниципальных учреждений, государственных внебюджетных фондов, территориальных фондов обязательного медстрахования.  

Для остальных, как указано в Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 168), порядок и размеры возмещения затрат, связанных с рабочими поездками и выполнением служебных поручений вне своего места проживания или постоянного места работы, определяются колдоговором или иными нормативными актами работодателя. 

Добросовестный работодатель гарантирует возмещение расходов на командировку, прописывает все нюансы этой процедуры в коллективном договоре. При частых командировках рекомендуется подписать письменное соглашение сторон. 

Размер основной суммы командировочных расходов — суточных — выплачивается исходя из установленных внутренних порядков компании, зафиксированных локальным положением. Но с учетом налоговых вычетов, размер суточных не должен быть больше 700 рублей (для командируемых в РФ) и 2,5 тысячи (для выезжающих в заграничные командировки). 

Компании могут своим сотрудникам выплачивать суточные и гораздо больше, но тогда разница между установленным лимитом для налогового вычета и фактической суммой будет облагаться НДФЛ. Ставка для российских резидентов — 13%, для нерезидентов РФ — 15%. 

Какие расходы не подлежат возмещению

27.png

Как правило, при организации командировок, работодатель старается учитывать все моменты, чтобы создать нужные условия для проживания, работы сотрудников на новом месте. Просчитывается и сумма командировочных расходов, однако, иногда работники сами в одностороннем порядке меняют какие-то условия. 

Например, работодатель предоставляет служебное жилье на период выполнения командировочных дел, а сотрудник решает, что ему лучше будет поселиться в гостиничном номере. Тогда ни о каком возврате денег со стороны работодателя не может быть речи. 

По крайней, если это не оговорено сторонами заранее, компенсации не будет, потому как это личная прихоть командируемого. Начальство не обязано компенсировать личные затраты сотрудникам, которые направлены в другой населенный пункт для выполнения служебных поручений. 

Другое дело, если речь идет о незапланированных тратах, связанных с рабочими моментами. Тогда нужно сохранить доказательные документы, а по возвращении домой их предоставить в бухгалтерию либо руководству фирмы.  

Как подтвердить расходы в командировке

28.png

Главное документальное подтверждение командировочных трат — авансовый отчет, который командируемый предоставляет работодателю в течение трех рабочих дней после возвращения домой. 

Подают авансовый отчет по единой форме (ф. 0504505), утвержденной Минфином РФ. Ее могут оформить и бухгалтера, если работник предоставит следующие оправдательные документы:

  • приказ о командировании;

  • счета за жилье;

  • билеты на проезд;

  • иные документы (чеки, платежки и т. д.), подтверждающие командировочные издержки. 

При приобретении электронных железнодорожных или авиабилетов понадобится их распечатка. На бумажном носите четко должно быть отображено направление, время, стоимость и на чье имя куплен электронный билет. Можно предоставить просто посадочный талон на самолет. 

Работник должен полностью отчитаться за выданные ему командировочные средства по денежному авансу. Работодатель имеет право удержать из зарплаты сотрудника неизрасходованный аванс в случае невозврата этой суммы своевременно. 

Если специалист докажет, что потратил за время выполнения служебного поручения больше, чем составил аванс от работодателя, то последний должен возместить ему недостающую сумму. Сами же компании во избежание споров с налоговиками должны соблюсти ряд процедур. 

Так, лучше заключить договор с гостиницей, взять копию выписки из ЕГРИП (если жилье арендуют у индивидуального предпринимателя) или воспользоваться счетом при оплате проживания. Эти требования необязательны, но если есть на руках такие подтверждения, у налоговиков будут к работодателю меньше вопросов. 

Воспользовавшись услугами сервиса «ППР Командировки», оформить и подтвердить документы на командировочные расходы станет проще. С приложением легче построить оптимальный маршрут, забронировать билеты, найти жилье, получить кешбэк. 


Примеры документов для скачивания




Часто задаваемые вопросы

Что входит в обязательные командировочные расходы?

В обязательные командировочные расходы входят проезд до места назначения и обратно, проживание, а также суточные выплаты. Работодатель обязан возместить эти базовые расходы в полном объеме. Дополнительно могут компенсироваться расходы на общественный транспорт на месте командировки, услуги связи и оформление необходимых документов.

Как правильно подтвердить командировочные расходы?

Для подтверждения расходов необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. К отчету нужно приложить все подтверждающие документы: билеты, счета за проживание, чеки и прочие платежные документы. При электронных билетах требуется их распечатка или посадочный талон.

Какой установлен лимит на суточные выплаты?

Для целей налогового учета установлен лимит суточных: 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей для зарубежных командировок. Работодатель может установить более высокие суммы, но с превышения будет удерживаться НДФЛ: 13% для резидентов и 15% для нерезидентов РФ.

Что делать, если фактические расходы превысили выданный аванс?

Если сотрудник документально подтвердит, что потратил больше выданного аванса на служебные цели, работодатель обязан возместить превышение расходов. Важно сохранить все подтверждающие документы и своевременно предоставить их в бухгалтерию компании.

В каких случаях расходы не подлежат возмещению?

Работодатель не обязан возмещать личные расходы сотрудника, не связанные с выполнением служебного задания. Например, если работник самовольно решил поселиться в гостинице вместо предоставленного служебного жилья или потратился на развлечения. Все дополнительные расходы должны быть заранее согласованы с работодателем.

Можно ли использовать личный автомобиль в командировке?

Да, использование личного автомобиля в командировке возможно, но это должно быть заранее согласовано с работодателем и отражено в соответствующих документах. При этом компания может компенсировать расходы на ГСМ, амортизацию и ремонт, если это предусмотрено внутренними нормативными актами или трудовым договором.

Как регулируются командировочные расходы в коммерческих организациях?

Для коммерческих организаций порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальными нормативными актами компании. В отличие от государственных учреждений, где существуют четкие нормативы, частные компании могут самостоятельно устанавливать правила компенсации расходов, но с учетом требований налогового законодательства.

Комментарии (0)

Читайте также:

Оплата и компенсация питания в командировке в 2025 году: правила учета и лимиты
28.07.2023
Оплата и компенсация питания в командировке в 2025 году: правила учета и лимиты
Питание в командировке является важной статьей расходов, которая учитывается при определении суммы суточных. В каждом городе и стране средняя сумма, которая идет на покупку продуктов и готовых блюд, а также напитков, значительно отличается. При этом оформление расходов осуществляется так же, как и для других статей.
Учет расходов
Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция
22.12.2022
Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон
02.02.2023
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
23.04.2024
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше.
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок
31.03.2023
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76