Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?

Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.

Командировка и разъездной характер работы: в чем разница?

В широком смысле под командировкой понимается служебная поездка в соответствии с рабочим заданием организации для выполнения своих трудовых функций вне основного места работы (ст. 166 ТК РФ). Признание поездки командировкой возможно при соблюдении ряда условий:

1. Заключенный трудовой договор. К выполнению работ вне постоянного места могут быть привлечены только лица, официально трудоустроенные. Наличие договора ГПХ не позволяет работника привлекать к командировке. Примечательно, что это правило не распространяется на дистанционных сотрудников. Эта категория может быть отправлена в другую местность.
2. Оформление распорядительного документа, например, приказа. По сути, он дополняет рабочее задание. 
3. Точное определение срока и периода служебной поездки. Несмотря на то, что в законодательстве нет ограничения на продолжительность нахождения в командировке, этот параметр должен быть фиксированным. При сроке от 6 месяцев целесообразнее выбрать временный перевод в другую местность.
4. Производственный характер рабочего задания. Нельзя направить специалиста для решения личных вопросов бенефициаров или руководителя, так как это действие нарушает нормы ст. 60 ТК РФ. 

Если для работы характерен разъездной характер или она связана с выполнением трудовых обязанностей в пути, то она не признается командировкой. Об этом свидетельствует ч.2 ст. 166 ТК РФ.

Обязательное разграничение этих понятий необходимо по ряду причин. Во-первых, разъездной характер работы необходимо отразить в трудовом договоре. По сути, это одна из обязанностей работника. Однако, требования к фиксации командировки как особенности выполнения трудовых функций, не предусмотрено. Ряд категорий работников могут отказаться от служебных поездок на основании норм законодательства.

Во-вторых, при командировках сохраняется рабочее место и начисляется средний заработок с учетом проведенного времени. При разъездном характере выплачивается стандартная оплата.

В-третьих, при командировании необходимо оформить распорядительные документы. 

На основании письма Минтруда № 14-2/ООГ-14185 от 2 сентября 2020 г. при частой отправке сотрудников в служебную поездку по распоряжению руководителя рекомендуется классифицировать такое перемещение как командировка.

Можно ли отказаться от поездки?

Законодательство запрещает отправлять в служебные командировки:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних лиц (исключение: лица творческих и спортивных профессий);
• инвалидов (при отсутствии возможности создать для них соответствующие условия);
• сотрудников, находящихся на обучении в организации.

Потребуется согласие на поездку от следующих категорий сотрудников:

• женщин с детьми младше 3-х лет;
• одиноких родителей и опекунов (при возрасте ребенка до 5 лет);
• работника с ребенком, признанным инвалидом;
• лиц, находящихся в плановом отпуске;
• кандидата на федеральные, региональные или местные выборы.

Нельзя командировать при отсутствии приказа и несвоевременной выплате суточных. В этом случае работник может отказаться от поездки без последствий. 

Особенности расчета времени командировки?

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при отправке в командировку специалисту гарантируется:

• сохранение занимаемой должности;
• оплату труда, исходя из среднего заработка;
• компенсацию полученных расходов (не свойственных для повседневной трудовой деятельности).

Исчисление среднего заработка регулируется 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 г. При начислении выплат сотруднику необходимо учитывать именно его средний заработок. Это правило касается и однодневных поездок в рамках рабочего задания.

Для исчисления этого показателя применяется следующий алгоритм:

1. Определение фактически отработанных дней. В расчетный период включается 12 месяцев, предшествующих поездке. Этот срок может быть скорректирован в меньшую сторону при выполнении трудовых функций меньше года. Во внимание принимаются рабочие дни, то есть исключаются больничный, отпуск, простой, предыдущие командировки. 
2. Расчет заработка за отчетный период. Сюда включаются все выплаты, предусмотренные фондом оплаты труда. Из состава исключаются больничные, суммы материальной помощи, отпускные, компенсация дороги (например: для районов Крайнего Севера) или за неиспользованные дни отдыха и другие. В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 922 при повышении оклада работнику в течение данного периода нужно проиндексировать величину среднего заработка.
3. Вычисляем командировочные. Для этого полученную величину заработка делим на количество отработанных дней. Из полученного значения вычитаем НДФЛ. Время убытия или прибытия не играет роли. Так, при отправке в поездку в 23:55 необходимо начислить командировочные выплаты за этот день.

Если значение меньше заработной платы, которую сотрудник заработал бы, находясь на своем месте, то работодатель может внести доплату. Это право обычно фиксируется в трудовом договоре или локальных актах предприятия.

Полезно знать! При попадании командировки на выходной день применяются правила ст. 153 и 106 ТК РФ. Возможно два варианта: оплата в двойном размере или в одинарном, но при условии предоставления дополнительного дня отдыха.

Особенности расчета командировочных у учреждений госсектора

В случае отправки работника в командировку предприятие возмещает ему ряд расходов на:

• на проезд к месту исполнения временных обязанностей и обратно;
• аренду жилого помещения;
• суточные;
• иные цели, обусловленные особенностями служебной поездки (закрепляются локальными актами).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок возмещения расходов в государственных структурах зависит от уровня: федерального, регионального или муниципального. При отправке госслужащих, относящихся к федеральному уровню, в качестве основы для возмещения используется Постановление Правительства РФ. Для учреждений субъектов и муниципалитетов РФ — нормативно-правовые акты органов муниципальной или региональной власти.

Для примера рассмотрим особенности расчета суточных государственных учреждений федерального уровня. Здесь основным является Постановление Правительства РФ № 729. В соответствии с данным актом размер суточных составляет 100 рублей в день. Эта величина может быть увеличена за счет полученной экономии средств бюджета или наличия направления, приносящего стабильный доход.

В субъектах РФ действуют свои локальные акты, устанавливающие правила расчета суточных. Обычно они повторяют нормы Постановления Правительства, то есть размер выплаты увеличивается лишь при наличии дополнительного дохода.

Внимание! По однодневным командировкам не предусмотрено начисление суточных. Исключение: служебные поездки за пределы страны. В данном случае можно претендовать на 50% от денежных средств на заграничные командировки.

Командировочные расходы должны быть документально подтверждены

Понесенные расходы подтверждаются двумя документами:

• приказом об отправке в служебную поездку с конкретным указанием количества дней;
• авансовым отчетом.

Стоит отметить, что второй документ используется не только как основание понесенных затрат, но и для подтверждения израсходованного времени.

Оплата проезда должностного лица предусматривает компенсацию на авиа-, железнодорожные, автобусные билеты и или альтернативные варианты (проезд на собственном автомобиле, использование речного транспорта, маршрутного такси и т.д.) при условии наличия документального подтверждения. Работодатель запрашивает билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и т.д.

Дополнительно необходимо возместить затраты на страхование пассажира, сборы за оформление билетов, оплату постельных принадлежностей. Остальные расходы подлежат возврату исключительно по инициативе предприятия.

Отсутствие документов не является поводом для отказа в возмещении понесенных затрат. На основании разъяснений Роструда можно предоставить служебную записку или документальное подтверждение. Такой алгоритм не является выгодным для работника. При отсутствии кассового чека на аренду жилья ему вправе рассчитать выплату в размере 12 рублей за каждые сутки (п. 1 Постановления Правительства РФ № 729). Что касается проездных документов, то здесь ситуация немного лучше: исчисление по минимальной стоимости проезда на отчетные даты.

Итак, для исключения претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем придерживаться норм законодательства при расчете суточных, возмещении расходов на аренду жилья и проезд. Обращаем внимание, что в основе исчисления должен использоваться средний заработок, а доплата до фактической заработной платы — право, а не обязанность работодателя. Остались вопросы? На сайте business-trip.online вы найдете много полезной информации и рекомендаций от экспертов.

Многие нарушения связаны с неверным разграничением командировки и разъездной работы. Подробнее об отличиях – в статье «Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налогах».