Оформление командировки в 2025 году: пошаговая инструкция

Что вы узнаете из статьи:

Какие документы нужны для оформления командировки в 2025 году
Какие категории работников можно и нельзя отправлять в командировку
Как организовать и провести командировку пошагово
Какие документы прикладывать к авансовому отчету
Как учесть расходы по командировке без рисков для налогового учета
Где скачать актуальные образцы приказов, служебных заданий и отчетов

Командировки — часть работы многих компаний. Но чтобы их оформление не вызвало вопросов у бухгалтерии или проверяющих органов, важно правильно подготовить документы и учесть все расходы. В этой инструкции — пошаговый разбор оформления командировки в 2025 году, от приказа до отчета о расходах.

Деятельность некоторых организаций прямым образом связана со служебными командировками. Выезд в города, регионы и другие страны связан с обменом опытом, проведением переговоров, заключением договоров и т. д. Каждую поездку нужно организовать, правильно оформить, провести и рассчитать.

Казалось бы, все просто, но обычная отмена рейса, опоздание на самолет, превышение командировочных затрат и прочие организационные вопросы могут создать немало сложностей при учете расходов.

Каждое действие, связанное с отправлением сотрудника в служебную поездку, должно подтверждаться документально. Только так можно учесть и обосновать расходы. Лицо ответственное за проведение командировки и соблюдение норм законодательства — это работодатель.

Если компания или ИП отправляет сотрудников в служебные поездки, то нужно составить локальный акт, где будут прописаны основные положения. Например, документ можно назвать: «Положение о служебных поездках» или «Положение о командировании работников». При оформлении командировки прописывают:

цели рабочей поездки;
лица, которые могут быть отправлены в командировку;
размер суточных;
тип расходов, покрываемых работодателем.

Командировка сотрудника также должна проходить с проведением инструктажа. Обязанность также ложится на работодателя. Список дополнительных документов для командирования можно посмотреть в таблице ниже.

Оформление командировки — документы
Название	Особенности составления
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)	Форма Т-9 — с 2015 года единственный официальный документ, который подтверждает факт отправления сотрудника в командировку. Содержит служебное задание, данные о сроках поездки, основание (заполняется, если предложено сотрудником), источник средств, даты и подписи.	Т-9а — аналогичный документ, который составляют при отправлении в командировку нескольких сотрудников .
	Вместо унифицированной формы, можно использовать локально разработанный бланк.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)	Документ, который фиксирует выдачу средств из кассы организации наличными. Обязательно указывается сумма и основание для выдачи (например, для личных нужд) .
Служебная записка	Подтверждает деловую цель поездки. Составляется непосредственным руководителем сотрудника, который отправляется в командировку. Служебная записка адресована руководству организации. Если необходимость поездки подтверждается, издается приказ.
Авансовый отчет (форма АО-1)	Единственный обязательный отчет, который предоставляет сотрудник по возвращении. Заполняет его работник и проверяет бухгалтер. Документ фиксирует все затраты и сдается в течение трех дней после возвращения. Дополняется чеками и квитанциями, подтверждающими затраты. Помимо унифицированного бланка, можно использовать локальный формат отчета.
Согласие на работу в выходные или праздничные дни	Письменное обращение (написано от руки) сотрудника к руководству, в котором указывают согласие на работу в выходные и праздники. Документ обязательный, но составляют его в свободной форме. Правило прописано в ст. 113 ТК РФ. Нельзя привлекать к работе в выходные дни беременных сотрудниц, несовершеннолетних, граждан с ограниченными возможностями и одиноких родителей с детьми возрастом до 3 лет.

Согласно письму ФНС № СД-4-3/20427 от 24.11.2015 командировочные удостоверения больше не используются. Поэтому фактический срок пребывания в командировке определяют по датам в проездных документах.Организация может принимать самостоятельно решение использовать документ. Тогда его разрабатывают на усмотрение компании или заменяют старой формой Т-10. Оформление служебного задания также необязательно, поскольку задачи прописывают в приказе о направлении в командировку. Отчет о выполнении работы также опционален и заполняют его по форме Т-10а.

Понятие служебной командировки

Руководство компании или работник могут стать инициаторами поездки в другой город, регион или страну по делам компании. Предложение сотрудника должно быть одобрено руководителем, после чего издают приказ. Если период пребывания охватывает праздники и выходные, до заполнения и подписания формы Т-9 нужно получить согласие командированного.

Что считается командировкой? Понятие рассматривается статьей 166 ТК РФ. Служебная поездка на определенный срок вне постоянной работы для выполнения поручения руководства организации. Документальное оформление командировки осуществляют в соответствии с предписаниями Минфина РФ № 16-00-16/158, от 06.12.2002.

Особенности командирования
Служебная командировка	Обычная поездка
отправленный работник входит в штат; задание вне постоянного рабочего места; ограниченный срок поручения; выполнение служебного задания по распоряжению руководства; поездка в филиал компании (если в разных населенных пунктах с головным офисом).	трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами; сотрудник не оформлен в штат по трудовому договору.

Служебная командировка может проводиться на территории России или за ее пределами. По срокам командирование может быть длительное или краткосрочное. В зависимости от времени проведения бывают по плану или срочные.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.

Обязательное согласие на командирование требуется:

для одиноких родителей с детьми до 5 лет;
для опекунов детей до 5 лет;
для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.

В этом случае, при отправлении запроса на согласование, нужно добавить информацию о возможности отказа от рабочей поездки.

Этапы оформления командировки

Командирование сотрудника — комплекс последовательных действий, от издания приказа до предоставления авансового отчета. В процессе задействован работник, руководитель отдела, руководство организации и бухгалтерия.

Стадии проведения:

Выбор исполнителя и его уведомление о предстоящей поездке. Получение его письменного согласия при необходимости.
Бронирование билетов и гостиницы.
Оформление приказа и проведение инструктажа по охране труда.
Введение данных о командировании в журнал учета.
Выплата денежного аванса с учетом предстоящих расходов.
Фиксирование сведений о служебной поездке в табеле учета рабочего времени (Т-13) и добавление отметки цифрами (06) или буквой К.
Получение авансового отчета от работника и проведение расходов по бухгалтерии.

Локальное Положение о командировках определяет, как оформляется командировка. Изначально нужно составить его, а после утвердить приказом.

Виды отчетных документов

Перед отправлением в командировку работник получает деньги на расходы авансом. По приезде он должен отчитываться по затратам. Для этого составляют авансовый отчет. К нему прилагают отчетные документы, которые подтверждают расход денежных средств. Если часть из них была утеряна, составляется служебная записка.

Укажите список отчетной документации в локальном Положении и ознакомьте с ним сотрудника. Так он будет знать, как отчитываться за расходы, и можно избежать путаницы.

Единственные расходы, по которым не нужно подробно рассчитаться — это суточные командировочные. Они выдаются для питания и передвижения по месту, где проводится командировка. Сумму суточных указывают в расходы только для того, чтобы их провести по бухгалтерии.

Деньги на командировочные расходы могут выдавать наличными или переводом на банковскую карту. Отчетность по расходам в любом случае предоставляют чеками.

К авансовому отчету прилагают документы:

билеты, в том числе электронные (в распечатанном виде) и чек об их покупке;
договор аренды съемного жилья и платежный документ;
распечатка брони, чек ККТ, счет-фактура или БСО из гостиницы;
другие счета, которые подтверждают расходы, согласованные с работодателем (например, чек из ресторана, где проходил деловой ужин или чек ККТ и квитанция о проезде на такси).

Рабочая командировка всегда завершается предоставлением авансового отчета. Составить его нужно в течение трех дней после возвращения. Отчет заполняет работник и проверяет бухгалтер. Перерасход компенсируется компанией, а остаток средств возвращают в кассу. Неподтвержденные расходы и остаток выданных средств может быть удержан из зарплаты согласно ст. 137 ТК РФ, если сотрудник не отдает добровольно.

Если работа связана с командировками, удобно автоматизировать часть процессов. Это позволит сэкономить время, вести строгий учет расходов, разумно использовать бюджет на командирование и даже оплачивать расходы с расчетного счета компании в кредит. Установите приложение «ППР Командировки» на смартфон и управляйте всеми процессами из своего кармана.