Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога

Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.

Основные отличия

Под командировкой понимается служебная поездка для выполнения должностных обязанностей за пределы постоянного места работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В соответствии с законодательством для признания такого перемещения именно командировкой должны удовлетворяться следующие условия:

1. Направление в командировку возможно лишь сотрудников, с которыми у организации заключен трудовой договор. В частности, нельзя отправить работников, работающих по ГПХ, а также льготные категории граждан в соответствии с ТК РФ (беременных женщин, несовершеннолетних, лиц, устроенных по ученическому договору). Дополнительное согласие на служебную поездку потребуется от одиноких родителей, матерей детей до 3-х лет, работников, ухаживающих за нетрудоспособными родственниками (при наличии документального подтверждения и медицинского заключения).

2. При командировке оформляется внутренний документ. Чаще всего это приказ, в котором указывается цель поездки, дата отъезда и возвращения, место.

3.  Требуется подтверждение целесообразности расчета продолжительности поездки. Закон не устанавливает минимальные и максимальные сроки по командировкам. Однако, нерационально направлять сотрудника в другую местность на период, превышающий 4-6 месяцев. В этом случае рекомендуется оформить временный перевод специалиста, заручившись его согласием.

4. Цели служебного поручения должны быть связаны с выполнением производственных функций. Не допускается отправка сотрудника для решения личных задач учредителей и руководителя (ст. 60 ТК РФ). 

Наличие командировок можно не указывать в трудовом договоре, поскольку они не являются постоянным условием труда. На период отсутствия за работником сохраняется его место, то есть не допускается увольнение, перевод на другую должность или сокращение.

В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ, необходимость выезда сотрудника для решения рабочих задач в пределах местности нельзя относить к командировкам. Например, выездной характер работы для курьеров, машинистов, проводников, выездных менеджеров, водителей и т.д.

Четких критериев отнесения к разъездной работе на законодательном уровне нет. Эксперты сервиса business-trip.online рекомендуют использовать следующие признаки:

• сотрудник проводит за территорией офиса большую часть своего рабочего времени, исполняя при этом должностные обязанности;

• трудовые функции предусматривают частые вызовы для встреч с клиентами, партнерами, контрагентами.

Разъездной характер работы:

• фиксируется в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника;

• не предусматривает издание внутреннего документа на каждую поездку;

• оплачивается в установленном порядке на предприятии (работник получает заработную плату, а не средний доход как при командировках);

• фиксируется в табеле как обычное рабочее время;

• требует отчета о проделанной работе в соответствии с внутренними регламентами (ежедневно через дистанционные каналы, еженедельно, ежемесячно);

• не защищает от увольнения, перевода на другую должность.

Особенности оформления разъездного характера работы

Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.

В документе-основании присутствуют следующие сведения:

• перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;

• список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;

• механизм финансирования расходов;

• размер компенсации.

Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.  

Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.

Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.

У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:

• уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;

• сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);

• получение налоговых преимуществ;

• минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.

На какие надбавки и компенсации можно рассчитывать?

Возможно 3 варианта возмещения расходов сотруднику с разъездным характером работы:

1. По документам. В соответствии с законодательством предприятие обязано компенсировать транспортные расходы, суточные, затраты на проживание при условии, что работник не может каждый день возвращаться домой (оплата частного жилья, гостиницы, отеля), иные согласованные затраты, например: на платную парковку, услуги сотовой связи, питание. Для получения возмещения требуется документальное подтверждение издержек чеками, квитанциями, проездными билетами. Такая схема целесообразна при поездках на длительные расстояния, например: в другие города для презентаций продукта, технического обслуживания и т.д.

2. По надбавке. Величина доплаты устанавливается внутренними нормативными документами и фиксируется в трудовом договоре. Возможно указание ее периодичности индексации. Такой вариант уместен при передвижении по одному населенному пункту. 

3. Комбинированный: по документам с установлением дополнительной надбавки. На основании ст. 168.1 ТК РФ предоставление надбавки в процентном соотношении от оклада — право, а не обязанность работодателя. Такая льгота предусматривается за особые условия труда, а компенсация расходов зафиксирована на уровне законодательства. Однако, в ряде отраслей надбавка также является постоянным компонентом оплаты, например: у сотрудников дорожных организаций.

Особенности налогообложения и уплаты страховых взносов

При установленном разъездном характере работы компенсации нельзя облагать НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217 НК РФ). Такое положение зафиксировано только при наличии подтверждающих документов. В противном случае выплата классифицируется как доход сотрудника с начислением налогов в общеустановленном порядке.

Что касается суточных, то на основании Письма Минфина 03-04-06/12696, данная выплата освобождена от уплаты НДФЛ и взносов в полном объеме. Это одно из отличий от командировок, при которых они не облагаются налогами лишь в пределах установленных нормативов.

Надбавка выступает одной из составных частей заработной платы, поэтому эти условия налогообложения к ней не применяются. 

Организация командировок при постоянных разъездах

Ст. 166 ТК РФ не позволяет относить постоянные поездки по служебным обязанностям к командировкам. Обычно такие условия распространяются на один регион или город. При отправке работника в другую местность поездку можно рассматривать как командировку.

Ее организация осуществляется по установленным правилам для командировок. В частности, формируется приказ на сотрудника с указанием его целей и задач пребывания в другой местности. Документ подписывается руководителем и работником. По возвращении необходимо сформировать авансовый отчет.

Компенсации подлежат следующие расходы:

• проезд;

• проживание;

• суточные;

• питание (при предоставлении такой привилегии);

• иные расходы, согласованные с работодателем.

В отличие от повседневной работы, при нахождении в командировке штатный сотрудник получит не заработную плату, а выплату с учетом среднедневного дохода. При работе в выходные и праздники предусмотрены удвоение размера или предоставление дополнительного выходного.

Внимание! При превышении суточных лимита в 700 рублей по внутренним и 2500 рублей по внешним командировкам удерживается НДФЛ и страховые взносы с разницы.

Итак, мы разобрались, в чем разница между командировками и разъездным характером работы. Правильное разграничение понятий, учет в документообороте позволит избежать налоговых рисков и спорных ситуаций с работниками. Более подробную информацию и квалифицированную консультацию вы можете получить на сайте: business-trip.online.