Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить

Можно ли отправить сотрудника в командировку, если платит другая компания? Да — но только при правильном оформлении. В статье — нюансы, документы и риски для отправляющей стороны.

• Кого можно (и нельзя) отправить в командировку за чужой счет
• Какие документы нужно оформить между компаниями
• Что обязательно указывать в приказе
• Кто выплачивает суточные, зарплату и компенсации
• Как избежать нарушений ТК РФ и штрафов от проверяющих

Иногда выгоднее, чтобы расходы на командировку взяла на себя принимающая сторона — особенно при обмене опытом, подрядных работах или консалтинге. Но в этом случае важно точно прописать, кто за что отвечает, чтобы избежать налоговых претензий и споров с сотрудником.

Процедура оформления командировки

При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:

• одинокие родители до достижения детьми 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);
• матери до достижения детьми 3-х лет.

В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;
• «внештатников»;
• сотрудников, оформленных по ученическому договору.

Перечень обязательных документов, оформляемых работодателем

Отправка работника в командировку за счет принимающей стороны осуществляется при наличии 2-х документов: договора о сотрудничестве и приказа по предприятию. Договор между сторонами может быть разовым или заключенным на определенный срок, например: на 12 месяцев. В этом документе заказчиком услуги выступает фирма, инициирующая прием сотрудников другой компании.

В договоре о сотрудничестве указываются следующие сведения:

• реквизиты сторон;
• категория работников, подлежащих командировке;
• описание выполняемых трудовых функций или целей поездки;
• перечень расходов, финансируемых заказчиком услуги (проезд к месту выполнения обязанностей и обратно, проживание, питание, оплата багажа, иных опций);
• ответственность сторон за неисполнение условий.

Перечень затрат, финансируемых заказчиком (принимающей стороной) включает:

• транспортные расходы (оплата проезда к месту выполнения служебных обязанностей и обратно, услуг такси и общественного транспорта при передвижении по городу при наличии подтверждающих документов и соответствующего пункта в договоре);
• на проживание (обычно указывается класс гостиницы или тип номера);
• на питание (может быть организован полный комплекс или включен только завтрак).

Режим питания и место приема пищи фиксируются в коллективном договоре. Наличие этой статьи компенсации не влечет за собой уменьшение размера суточных. 

При возникновении форс-мажорных обстоятельств требуется согласование дополнительных расходов с руководителем. В противном случае принимающая сторона может правомерно отказаться от их компенсации.

Приказ о командировке является внутренним документом отправляющей стороны, содержащим следующие сведения:

• порядковый номер, дату и место составления;
• ФИО, должность и табельный номер направляемого сотрудника;
• цель служебной поездки;
• место (город, наименование компании-партнера, ее юридический адрес) и длительность (указывается дата отъезда и возвращения);
• подписи сторон.

Служебное задание, записка и командировочное удостоверение могут не оформляться. В этом случае цели подробно указываются в приказе.

Внимание! Работник не оформляет авансовый отчет и не направляет подтверждающие документы работодателю. Однако, непосредственный руководитель может запросить отчет о выполненной работе. 

Особенности выплаты командировочных расходов

В соответствии с законодательством суточные относятся к обязательной выплате командированному сотруднику. На основании ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 работодатель обязан компенсировать ему часть личных расходов, которые возникли по причине смены постоянного места жительства.

В период командировки сотруднику также выплачивается средний заработок. При его расчете необходимо руководствоваться следующим алгоритмом:

1. Определение расчетного периода. При трудоустройстве более 12 месяцев в качестве основы берется общее количество отработанных дней без выходных, больничных и отпусков. Если срок работы в компании меньше, то рассчитывается количество дней за фактический период.
2. Вычисление заработка. Не учитываются отпускные, больничные, премиальные.
3. Определение среднедневного заработка сотрудника.
4. Расчет выплаты с учетом количества дней. Работодатель может не уплачивать суточные при командировках с продолжительностью 1 день по России. При отправке за границу положена выплата в размере не более 50% от нормативных затрат (2500 рублей — величина суточных при заграничных поездках, не облагаемая НДФЛ).

Итак, суточные оплачиваются за счет компании-работодателя. Дополнительно при направлении в зарубежную командировку необходимо выплатить аванс в валюте, размер которого рассчитывается в соответствии с локальными нормативными документами. Также подлежат компенсации сопутствующие расходы, например: на визовый сбор или оплату услуг сотовой связи, возникшие по причине нахождения на территории другого государства. 

Важно! В период командировки или в пути к месту выполнения служебных функций и обратно сотрудника нельзя уволить, перевести на другую должность или лишить рабочего места.

Приглашение работников из другой компании для обмена опытом или выполнения высококвалифицированных технологических работ требует правильного оформления кадровой документации и заключения договора о сотрудничестве. Четкая фиксация расходов, финансируемых за счет принимающей стороны, позволит избежать спорных вопросов и создать комфортные условия для командированных сотрудников. Для получения квалифицированной поддержки и подбора инструментов минимизации затрат вы можете обратиться к нашим экспертам сервиса business-trip.online. Гарантируем профессионализм, сопровождение «под ключ» и помощь в решении любых нестандартных ситуаций.

Групповые поездки требуют еще более тщательной подготовки. Как организовать командировку для отдела, читайте в статье «Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция».