Автоматизация командировок: от заявки до закрывающих документов без ручного труда
ППР помогает компании организовать командировки в одном сервисе: сотрудники бронируют билеты и отели, руководители согласуют поездки, компания оплачивает их с корпоративного счёта, а документы автоматически поступают в бухгалтерию.
.webp)
Организация командировки не должна занимать несколько дней и десятки ручных действий
Когда заявка, согласование, бронирование, оплата и документы проходят через разные системы и людей, компания теряет время, деньги и контроль.
Сейчас2–3 дня на оформление, ручные согласования, разрозненные документы, расходы видны постфактум.
- Сотрудник — ищет билет
- Агрегатор / поставщик — бронирует
- Руководитель — согласует
- Сотрудник — оплачивает / ждёт оплату от компании
- Бухгалтерия — собирает документы
- Финансы — сводят расходы
- Руководитель — получает итоговый отчёт
ППР собирает этот процесс в одном сервисе- Сотрудник — оформляет заявку
- Руководитель — согласует заявку
- Агрегатор / поставщик — бронирует
- Сотрудник — оплачивает / ждёт оплату
- Бухгалтерия — собирает и проверяет документы
- Финансы — сводят расходы и формируют отчёт
- Руководитель — получает итоговый отчёт
Весь процесс командировки — в одном сервисе
Один процесс вместо ручной координации между сотрудником, руководителем и бухгалтерией.
Сотрудник оформляет поездку, руководитель согласует её по правилам компании, ППР принимает оплату с корпоративного счёта, а документы автоматически передаются в бухгалтерию.
Сотрудник выбирает билеты и отель в ППР.
Сервис автоматически проверяет правила и лимиты компании.
Если требуется согласование — заявка автоматически отправляется руководителю.
Компания оплачивает поездку с корпоративного счёта.
Закрывающие документы автоматически поступают в ЭДО.
Компания видит расходы по сотрудникам, подразделениям и поездкам.
Расходы на командировки растут не только из-за цен на билеты
Самая дорогая ошибка — контролировать расходы после того, как они уже возникли.
Компания теряет деньги там, где поездки оформляются вручную: при выборе вариантов, согласовании, оплате и обработке документов.
01. Неподходящие вариантыСотрудник выбирает вариант, который выходит за корпоративный бюджет.
Потери: перерасход.
02. Позднее согласованиеПока заявка проходит между сотрудником и руководителем, подходящий вариант становится дороже.
Потери: время и деньги.
03. Личные расходы сотрудникаСотрудник оплачивает поездку самостоятельно и ждёт возмещения.
Потери: время сотрудника + административная нагрузка.
04. Разрозненные документыБилеты, чеки и закрывающие документы приходится собирать из разных источников.
Потери: время бухгалтерии + риск ошибок.
05. Контроль после оплатыРуководитель видит итоговые расходы уже после того, как деньги потрачены.
Потери: возможность что-либо изменить уже упущена.
06. Ручное бронированиеПосле согласования сотруднику или ответственному приходится отдельно искать, уточнять и оформлять бронирование у поставщика.
Потери: время + риск изменения цены или ошибки при бронировании.
Узнайте, как работает единый сервис
Ваш бизнес после автоматизации
Компания управляет не отдельными билетами и гостиницами, а всем процессом командировок.
Расходы контролируются до оплаты
Компания заранее устанавливает правила и лимиты.
ППР применяет их при оформлении каждой поездки.
Командировки оформляются быстрее
Сотруднику не нужно искать информацию в разных сервисах и пересылать заявки между коллегами.
Всё необходимое для оформления — в одном процессе.
Бухгалтерия меньше работает вручную
Документы по поездкам автоматически поступают в систему ЭДО.
Не нужно собирать чеки и запрашивать документы у сотрудников.
Снижается риск ошибок.
Руководитель видит расходы в одном месте
Расходы можно анализировать по сотрудникам, подразделениям, проектам, поездкам, периодам.
Не нужно собирать данные вручную из разных источников.
Компания один раз задаёт правила командировок — лимиты, условия бронирования и порядок согласования.
Дальше ППР автоматически применяет их при каждой поездке.
Компания задаёт правила
Лимит на билет. Например: до 15 000 ₽.
Категория отеля. Например: до определённой стоимости за ночь.
Маршрут / класс обслуживания. По правилам компании.
ППР проверяет заявку
В пределах правил → сотрудник продолжает оформление.
Есть превышение → заявка отправляется на согласование.
Компания оплачивает
Только после прохождения установленного процесса
Оцените, сколько времени и административных расходов компания сможет сократить уже в первый месяц работы.
Отзывы
Строительная компания, 250+ человек, директор департамента продаж У нас 150 сотрудников с разъездным характером работы. Благодаря переходу на оплату такси с единого счета в ППР мы избавились от авансовых отчетов по такси: время обработки первичной документации сократилось на 40%. Рекомендуем как надежного партнера.
Торговая сетьДля нас очень удобно, что все закрывающие документы хранятся в личном кабинете и доступны в один клик. Персональный менеджер оперативно решил вопрос с увеличением лимита по отсрочке, что для нас было важно.
Сервисная службаГлавный плюс для юридического лица — это простота финансового учета: мы получаем один агрегированный пакет документов, хотя фактически работаем с тремя поставщиками каршеринга.
Издательства и полиграфия, 70+ человек, главный бухгалтерОтчет по доставкам можно посмотреть онлайн в любой момент. Закрывающие документ всегда доступны в Личном Кабинете ППР, это максимально упрощает аналитику по доставкам.
Сфера: финансовый холдинг (головной офис, 100+ сотрудников)Для нас важно, чтобы команда не отвлекалась на бытовые вопросы. Сервис полностью закрыл эту задачу: организуем обеды в офисе для всей команды. Через личный кабинет я выдал доступы 4 администраторам этажей, каждому с отдельным лимитом. Если выданного лимита сотруднику не хватает, он всегда может доплатить со своей личной карты.
Должность: Директор департамента административного управления
.webp)
Протестируйте все возможности платформы без риска
ППР: больше, чем просто командировки
Повышайте эффективность бизнеса в других направлениях
Бронирование билетов и отелей, согласование поездок, отчётность
Прямые тарифы, контроль бюджета
Трекинг, лимиты, уведомления
Выгрузка билетов в 1С, электронные документы в ЭДО
Детализация расходов, отчёты для руководства
Часто задаваемые вопросы
Время на оформление командировки сокращается. Это достигается за счёт единого сервиса: заявка, подбор билетов и отелей в рамках лимитов, быстрое согласование.
Автоматизация обеспечивает до 30% снижения расходов на командировки. Экономия достигается за счёт корпоративных тарифов на билеты и отели, принятия к вычету НДС до 22% и исключения нецелевых трат.
Все закрывающие документы по командировкам поступают в ЭДО без участия бухгалтера.
Вы настраиваете лимиты в сервисе. Если сотрудник хочет выбрать вариант дороже лимита, потребуется дополнительное согласование с руководителем.
Ничего. Чеки сотруднику не нужны, так как все услуги оплачиваются со счёта компании. Компания не теряет право на вычет НДС.
Окупаемость - от 2 до 6 месяцев. Основные источники экономии: снижение нагрузки на HR и бухгалтерию, принятие к вычету НДС до 22%, корпоративные тарифы на билеты и отели, исключение нецелевых трат.
Сотрудник сокращает время оформления командировки до нескольких минут. Руководитель всегда в курсе реальных расходов. Сотрудник не использует для бронирования собственные средства и не ждёт возврата, а бухгалтерия полностью отказывается от бумажных документов.