Контроль сотрудников в поездках: лимиты, маршруты и расходы в реальном времени
Настройте лимиты и правила для такси, командировок, каршеринга и других корпоративных расходов. Система проверяет заказ
до оплаты, а документы автоматически передаёт в учёт.
.webp)
Сейчас компания часто контролирует расходы постфактум: сотрудник уже потратил деньги, а бухгалтерия проверяет документы позже. ППР переносит контроль на момент оформления расхода.
Сейчас- Сотрудник оплачивает сам
- Чеки собираются вручную
- Контроль после оплаты
- Разные поставщики
- Перерасход обнаруживается позже
Контроль происходит до того, как деньги потрачены.- Компания оплачивает напрямую
- Документы собираются автоматически
- Контроль до оплаты
- Единый контур управления
- Превышение выявляется сразу
6 причин, почему корпоративные расходы выходят из-под контроля
Превышение лимитовСотрудник выбирает более дорогой вариант, потому что система не ограничивает выбор.
Личные поездкиТакси используется в выходные, для личных маршрутов или вне рабочих задач.
Оплата из личных денегСотрудник оплачивает расходы сам → приносит чек → ждёт возмещения.
Потерянные документыЧек потерян — расход сложно подтвердить, НДС невозможно принять к вычету.
Контроль после фактаРуководитель видит перерасход уже после того, как деньги потрачены.
Разрозненные поставщикиТакси, каршеринг, доставка и другие услуги → разные счета → ручная сверка.
Один процесс вместо ручного контроля десятков расходов
Измеримые результаты от внедрения сервиса
Компания задаёт:
- лимиты;
- сотрудников;
- подразделения;
- доступные услуги;
- условия согласования.
Через привычное приложение или сервис.
Не нужно писать бухгалтеру или офис-менеджеру.
Если всё в пределах правил:
- Оплата разрешена.
Если есть превышение:
- Нужно согласование.
Расход фиксируется автоматически.
Документы поступают в ЭДО / учётную систему.
Узнайте, как работает единый сервис
Механизмы, которые возвращают компании контроль над расходами
Всё необходимое для контроля сотрудников в поездках
1. ЛимитыУстанавливайте максимальную сумму поездки, заказа или расхода.
2. ПравилаОпределяйте, какие услуги, тарифы и сценарии доступны сотруднику.
3. СогласованиеЕсли расход выходит за правило — система отправляет его на согласование.
4. Ограничение доступаПодключайте услуги только тем сотрудникам и подразделениям, которым они нужны.
5. Централизованная оплатаКомпания оплачивает услуги напрямую. Сотруднику не нужно использовать личные деньги.
6. Автоматический учётРасходы и закрывающие документы собираются в системе и передаются в ЭДО / учётные системы.
Что меняется в экономике компании
Простой процесс от заявки до отчётности
Лимиты и правила не позволяют сотрудникам автоматически выбирать варианты за пределами политики компании.
Бухгалтерия не собирает чеки и не сверяет десятки отдельных документов вручную.
Расходы и документы собираются централизованно и передаются в учёт.
Протестируйте корпоративную платформу на реальных задачах вашей компании.
ИТ-корпорацияДля наших сотрудников, которые часто летают в командировки, критически важен охват в регионах, и здесь сервис полностью закрыл эту потребность. Мы подключили все три приложения, чтобы у сотрудников был выбор, и все это в одном корпоративном профиле.
Фармацевтическая компания, 600+ человек, финансовый контролерДля нас важна отсрочка платежа, и ППР это предоставили. Если сотрудник уволился, то мы отключаем ему доступ в сервис одной кнопкой – очень удобно. 3 числа каждого месяца получаем по ЭДО реестр всех поездок с детализацией. Скорость анализа использования такси за предыдущий месяц выросла в 2 раза.
Консалтинговая компания, 300+ человек, руководитель АХОМы подключили корпоративное такси три месяца назад и уже видим результат. Благодаря доступу к трём агрегаторам одновременно время подачи машины в час пик сократилось с 15 до 4 минут. Раньше такси заказывал всем офис менеджер, а сейчас доступ есть у каждого сотрудника, которому разрешено такси, и каждый делает заказ самостоятельно в рамках разрешенных тарифов.
Торговая сетьДля нас очень удобно, что все закрывающие документы хранятся в личном кабинете и доступны в один клик. Персональный менеджер оперативно решил вопрос с увеличением лимита по отсрочке, что для нас было важно.
Строительный холдингУдобство приложений всех трех операторов на высоком уровне, но главное для нас — это единый кабинет ППР с возможностью подключения и отключения услуги Каршеринга в один клик. Широкий охват городов позволяет нашим прорабам добираться до объектов даже в отдаленных промышленных зонах. Персональный менеджер всегда на связи, решает вопросы с документами в течение 15 минут.
.webp)
Протестируйте все возможности платформы без риска
Проверьте, в каких еще направлениях можно улучшить бизнес
Бронирование билетов и отелей, согласование поездок, отчётность
Прямые тарифы, контроль бюджета
Трекинг, лимиты, уведомления
Выгрузка билетов в 1С, электронные документы в ЭДО
Детализация расходов, отчёты для руководства
Часто задаваемые вопросы
Вы настраиваете тревел-политику в личном кабинете. Чтобы забронировать вариант с превышением лимита, необходимо согласование. Настройка занимает 1 день.
Ничего. Чеки не нужны. Оплата производится со счёта компании.
Да. Вы подключаете только те услуги, которые нужны вашему бизнесу: такси, каршеринг, доставку, трансфер — по отдельности или в любых комбинациях.
Да. Сотрудник заказывает такси в приложении. Закрывающие документы приходят в ЭДО автоматически.
Подключение договора и настройка кабинета — 1 день. Сотрудники могут заказывать транспорт с первого дня. Контроль и экономия видны в первом отчётном периоде.
Закрывающие документы приходят по ЭДО. Компании включают суммы в налоговый вычет и принимают к вычету до 22% от стоимости услуг из бюджета.
Вы устанавливаете лимиты в личном кабинете. Сотрудник не сможет забронировать вариант с превышением лимита без согласования с руководителем.