Автоматизация отчетности по поездкам: все документы в ЭДО без ручного сбора
Расходы, документы и данные по поездке собираются автоматически - без ручного сбора чеков, повторного ввода
и долгой сверки.
.webp)
После поездки бухгалтеру всё ещё приходится собирать все документы с нуля
Когда расходы оформляются вручную, информация о одной командировке оказывается разбросана между сотрудником, почтой, чеками, билетами и учётной системой.
Проблема не в самом отчёте. Проблема в том, что данные начинают собираться слишком поздно.
Сотрудник после поездки- ищет документы;
- собирает расходы;
- проверяет суммы;
- заполняет отчёт;
- передаёт данные.
Бухгалтер после получения отчёта- проверяет документы;
- сверяет суммы;
- ищет расхождения;
- запрашивает недостающие документы;
- переносит данные в учёт.
Что приходится делать вручную
Посмотрите, что происходит с расходами одной командировки внутри системы.
Билеты, чеки и закрывающие документы приходят из разных каналов.
Информацию из билетов и документов приходится переносить в учёт вручную.
Нужно сопоставить сотрудника, поездку, сумму и документы.
Ошибки и недостающие документы обнаруживаются уже после поездки.
Если чего-то не хватает, бухгалтер возвращается к сотруднику или поставщику.
Полная картина расходов появляется после обработки накопившихся данных.
Что меняется после автоматизации
ППР связывает поездку, расходы и документы, чтобы следующему участнику процесса не приходилось собирать информацию заново.
Чеки больше не являются центром процессаОплата идёт через корпоративный сервис, поэтому расходы фиксируются в системе, а сотруднику не приходится собирать документы по разным каналам.
Данные не вводятся повторноИнформация о билетах и поездках передаётся дальше по процессу без ручного переноса данных.
Документы собираются автоматическиЗакрывающие документы поступают в ЭДО и доступны в едином контуре.
Лимиты проверяются до возникновения перерасходаСотрудник не может оформить заказ за установленными правилами без необходимого согласования.
Расходы видны до закрытия месяцаРуководитель и финансовая команда получают детализацию расходов по сотрудникам и поездкам.
Закрытие периода превращается в проверкуБухгалтер работает уже с собранными данными, а не занимается поиском отсутствующих документов.
Посмотрите, как компания может управлять процессами с помощью единого сервиса
За 5 минут покажем, как работает сервис
Одна система - разные результаты для команды
Простой процесс от заявки до отчётности
Меньше сбора и сверки данных
- документы доступны в едином процессе;
- данные по поездкам уже связаны;
- меньше ручного переноса;
- проще закрытие периода.
Видит расходы до закрытия месяца
- Расходы видны раньше
- расходы по сотрудникам;
- детализация по поездкам;
- данные для анализа расходов.
Контролирует поездку, а не документы
- бронирование;
- правила;
- согласования;
- статус поездки.
Не занимается отчётностью по поездке
- корпоративная оплата;
- меньше ручного ввода;
- не нужно собирать документы;
- понятный процесс оформления.
Что компания перестаёт делать вручную.
- меньше ручных операций
- быстрее закрытие периода
- меньше риска потери документов и расходов вне политики
Меняется не отчёт. Меняется процесс его формирования.
БЕЗ ППР - после поездки- Сбор документов
- Проверка данных
- Поиск недостающих
- Сверка расходов
- Исправление отчетов
- Закрытие периода
С ППР - во время поездки- Поездка оформляется
- Расход фиксируется
- Документы поступают
- Данные связываются
- Данные можно проверить
- Период закрывается
Оцените работу корпоративной платформы на реальных задачах вашей компании
Отзывы
Сфера: юридическая фирмаДля юристов мелочей не бывает, а у ППР все идеально с закрывающими документами — всё грузится в ЭДО автоматически, ошибок не было ни разу за полгода. Работаем в привычном приложении и заказываем все: от органических кофейных капсул до органайзеров для документов. Отсрочка стала решающим фактором при выборе. Должность: Управляющий партнёр
Строительная компания, 350+ сотрудников, трэвел координаторВпечатлена скоростью оформления поездок. До перехода на ППР Командировки сотрудники тратили время на поиск подходящих вариантов на разных сайтах авиакомпаний и агрегаторов. Теперь в одном приложении мы видим и ж/д билеты, и все авиакомпании, и там же бронируем отели. Не нужно каждый раз вбивать свои паспортные данные и бонусные карты в билеты, экономим время!
Издательства и полиграфия, 70+ человек, главный бухгалтерОтчет по доставкам можно посмотреть онлайн в любой момент. Закрывающие документ всегда доступны в Личном Кабинете ППР, это максимально упрощает аналитику по доставкам.
Сервисная службаГлавный плюс для юридического лица — это простота финансового учета: мы получаем один агрегированный пакет документов, хотя фактически работаем с тремя поставщиками каршеринга.
Фармацевтическая компания, 3 000+ сотрудников, налоговый отделИдеальный вариант для бухгалтерии и финансов. После каждого месяца получаем детализированные реестры. Закрывающие документы приходят строго 3-го числа по ЭДО. Сэкономлено около 10 часов рабочего времени моего отдела в месяц на сверках.
.webp)
Протестируйте все возможности платформы без риска
ППР: больше, чем просто командировки
Повышайте эффективность бизнеса в других направлениях
Бронирование билетов и отелей, согласование поездок, отчётность
Прямые тарифы, контроль бюджета
Трекинг, лимиты, уведомления
Выгрузка билетов в 1С, электронные документы в ЭДО
Детализация расходов, отчёты для руководства
Часто задаваемые вопросы
Все закрывающие документы по поездкам. Данные поступают без участия бухгалтера.
Чеки не нужны. Оплата идет со счета компании
ППР предоставляет счета-фактуры с выделенным НДС по каждой поездке. Компании включают эти суммы в налоговый вычет и возвращают до 22% от стоимости услуг из бюджета.
Ничего. Чеки не нужны. Оплата производится со счета кампании
Настроить лимиты в сервисе в соответствии с тревел политикой. Сотрудник не сможет потратить больше без согласования
Детализация расходов.
Сотрудник получает деньги быстрее и не тратит личное время на отчёты. Лояльность растёт.
Основные источники экономии - исключение дублей чеков, потеря билетов, исключение перерасхода и ошибок в учёте, возврат НДС, экономия времени бухгалтера и сотрудника на сборе документов и оформлении отчётов