Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.

Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья

Во время командировки работник обычно останавливается в гостинице или арендует жилье. Если командированный живет в гостинице, то затраты на проживание компенсируются на основании гостиничного счета, кассового чека и бланка строгой отчетности. Если сотрудник снимает квартиру или дом, то должен предоставить договор аренды, чек (если арендодателем являлось юридическое лицо) или расписку (если арендодатель – физическое лицо).

Как получить компенсацию по оплате проживания в командировке без подтверждающих документов

Во время служебной поездки документы могут быть утрачены (украдены, утеряны, физически уничтожены случайным образом). В этом случае оплата за проживание без подтверждающих документов компенсируется в обязательном порядке, но сумму возмещения работодатель определяет самостоятельно, ориентируясь на среднюю стоимость стандартного номера в гостинице или аренды жилья в регионе, где проходила командировка сотрудника. Нормы компенсации таких расходов регламентируются частью 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Командировка: проживание без подтверждающих документов в гостинице

В служебной поездке специалисту работодатель предоставляет право снимать номер в гостинице. При заселении администратор оформляет номер на командировочного с заключением договора об оказании гостиничных услуг (в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1085 от 9 октября 2015 года). При выезде из гостиничного номера администратор оформляет бланк строгой отчетности и другие документы, которые подтверждают факт проживания с указанием даты заселения и выезда, сумму оплаты.

Если документы были утрачены, то можно запросить их дубликаты или оформление справки, подтверждающей проживание. Оба варианта будут содержать перечень услуг, предоставленных гостиницей определенному гражданину, а также суммы, которые были им оплачены.

Как подтвердить проживание в командировке без документов в случае аренды жилья у частного лица

Командировочному разрешается в служебной поездке арендовать дом, квартиру или комнату у частного лица или компании. Поиском жилья можно заниматься самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторов. В последнем случае нужно дополнительно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате.

Перед тем, как подписывать договор о найме жилья, следует внимательно осмотреть квартиру в присутствии владельца и зафиксировать в документе все недочеты. Но, прежде всего, нужно проверить документы арендодателя на право собственности, чтобы исключить в дальнейшем проблемы (мошенники могут сдать жилье нескольким съемщикам на одну и ту же дату). Хорошо, если дополнительно будет справка из управляющей организации о лицах, зарегистрированных в квартире.

Стандартный договор найма (Гражданский кодекс гл. 35) должен содержать права и обязанности сторон, срок проживания, сумму за аренду.

Оформление фиктивного счета с умышленным завышением суммы аренды рассматривается как мошеннические действия и наказывается по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.

Если документы об аренде были утрачены, то командировочный может запросить дубликаты договора и счетов у арендодателя для предоставления руководству.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Будут ли компенсированы расходы на проживание в командировке без документов, если жилье арендовала сама компания

Если сотрудники регулярно направляются в командировку в один и тот же город, то компания обычно снимает определенную квартиру или дом на постоянной основе. В этом случае оплата аренд осуществляется руководством компании, и выплаты командированному за проживание не предоставляются.

Начисляется ли НДФЛ на компенсацию за оплату проживания в командировке

Возмещение затрат на проживание в гостинице или аренду жилья считается доходом сотрудника, полученным натуральными средствами, поэтому облагается налогом в полной мере, однако, налоговую сумму погашает работодатель.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учесть стоимость жилья без подтверждающих документов?

Если у сотрудника нет документов, подтверждающих расходы на проживание (например, он снимал квартиру у физлица), то организация может учесть и возместить ему затраты в пределах 550 руб. в сутки. Чтобы обосновать расходы, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме и приложить его к авансовому отчету.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам
22.12.2021
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам

Отчисление НДФЛ с командировочных расходов – это то, с чем сталкивается практически каждый работодатель. Если планируется хотя бы одна служебная поездка для штатных сотрудников, необходимо заранее разобраться в данном вопросе. И речь идет о Налоговом кодексе и Законодательстве РФ, а также о положении о командировках, принятом компанией в качестве внутреннего документа для урегулирования ряда вопросов и нюансов. 



Учет расходов
Как оформить заявление на командировочные расходы
29.09.2023
Как оформить заявление на командировочные расходы
Заявление на выдачу командировочных работник должен написать и подать в бухгалтерию, и отдел кадров компании в течение трех дней с момента возвращения из командировки. К заявке прикладываются документы, обосновывающие траты во время служебной поездки.
Оформление командировки   Командировочные расходы
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76