Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов

Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.

Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья

Во время командировки работник обычно останавливается в гостинице или арендует жилье. Если командированный живет в гостинице, то затраты на проживание компенсируются на основании гостиничного счета, кассового чека и бланка строгой отчетности. Если сотрудник снимает квартиру или дом, то должен предоставить договор аренды, чек (если арендодателем являлось юридическое лицо) или расписку (если арендодатель – физическое лицо).

Как получить компенсацию по оплате проживания в командировке без подтверждающих документов

Во время служебной поездки документы могут быть утрачены (украдены, утеряны, физически уничтожены случайным образом). В этом случае оплата за проживание без подтверждающих документов компенсируется в обязательном порядке, но сумму возмещения работодатель определяет самостоятельно, ориентируясь на среднюю стоимость стандартного номера в гостинице или аренды жилья в регионе, где проходила командировка сотрудника. Нормы компенсации таких расходов регламентируются частью 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Командировка: проживание без подтверждающих документов в гостинице

В служебной поездке специалисту работодатель предоставляет право снимать номер в гостинице. При заселении администратор оформляет номер на командировочного с заключением договора об оказании гостиничных услуг (в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1085 от 9 октября 2015 года). При выезде из гостиничного номера администратор оформляет бланк строгой отчетности и другие документы, которые подтверждают факт проживания с указанием даты заселения и выезда, сумму оплаты.

Если документы были утрачены, то можно запросить их дубликаты или оформление справки, подтверждающей проживание. Оба варианта будут содержать перечень услуг, предоставленных гостиницей определенному гражданину, а также суммы, которые были им оплачены.

Как подтвердить проживание в командировке без документов в случае аренды жилья у частного лица

Командировочному разрешается в служебной поездке арендовать дом, квартиру или комнату у частного лица или компании. Поиском жилья можно заниматься самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторов. В последнем случае нужно дополнительно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате.

Перед тем, как подписывать договор о найме жилья, следует внимательно осмотреть квартиру в присутствии владельца и зафиксировать в документе все недочеты. Но, прежде всего, нужно проверить документы арендодателя на право собственности, чтобы исключить в дальнейшем проблемы (мошенники могут сдать жилье нескольким съемщикам на одну и ту же дату). Хорошо, если дополнительно будет справка из управляющей организации о лицах, зарегистрированных в квартире.

Стандартный договор найма (Гражданский кодекс гл. 35) должен содержать права и обязанности сторон, срок проживания, сумму за аренду.

Оформление фиктивного счета с умышленным завышением суммы аренды рассматривается как мошеннические действия и наказывается по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.

Если документы об аренде были утрачены, то командировочный может запросить дубликаты договора и счетов у арендодателя для предоставления руководству.

Будут ли компенсированы расходы на проживание в командировке без документов, если жилье арендовала сама компания

Если сотрудники регулярно направляются в командировку в один и тот же город, то компания обычно снимает определенную квартиру или дом на постоянной основе. В этом случае оплата аренд осуществляется руководством компании, и выплаты командированному за проживание не предоставляются.

Начисляется ли НДФЛ на компенсацию за оплату проживания в командировке

Возмещение затрат на проживание в гостинице или аренду жилья считается доходом сотрудника, полученным натуральными средствами, поэтому облагается налогом в полной мере, однако, налоговую сумму погашает работодатель.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли учесть стоимость жилья без подтверждающих документов?

Если у сотрудника нет документов, подтверждающих расходы на проживание (например, он снимал квартиру у физлица), то организация может учесть и возместить ему затраты в пределах 550 руб. в сутки. Чтобы обосновать расходы, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме и приложить его к авансовому отчету.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как оформить две командировки подряд
19.03.2024
Как оформить две командировки подряд
Практически в любой компании сотрудники регулярно направляются в служебную поездку. Иногда возникают ситуации, когда работник еще приехал из одной командировки, но его уже направляют в другую. Насколько законна такая ситуация? Как оформить две командировки подряд? Об этом дальше.
Учет командировочных расходов в смете в 2025 году
12.07.2023
Обновлено: 28.05.2025
Учет командировочных расходов в смете в 2025 году
Для финансовой отчетности и оформления необходимых бухгалтерских документов каждая статья расходов должна быть отображена в смете. Это требование не только Налогового кодекса, но и внутреннего устава компании для осуществления всестороннего контроля. Расчет командировочных в смете осуществляется по установленным формулам и имеет унифицированный формат.
Учет расходов   Командировочные расходы
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Организация командировки
Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»