- ✅ Какие расходы можно компенсировать без проживания в гостинице и без подтверждающих документов
- ✅ Как оформить компенсацию по правилам, чтобы избежать споров в налоговой и трудовых инспекциях
- ✅ В каких случаях компенсация возможна только при наличии документов
- ✅ На какие нюансы следует обратить внимание при составлении приказов и авансовых отчетов
- ✅ Как избежать типичных ошибок при оформлении выплаты сотруднику
Если сотрудники компании отправляются в командировку, их расходы на проживание могут быть компенсированы не только по чекам и квитанциям, но и без них — при наличии соответствующих оснований и подтверждающих документов. В этой статье рассмотрены условия, при которых выплата проходит без лишних рисков для работодателя, а также типовые ошибки и актуальные требования законодательства.
Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья
Во время командировки работник обычно останавливается в гостинице или арендует жилье. Если командированный живет в гостинице, то затраты на проживание компенсируются на основании гостиничного счета, кассового чека и бланка строгой отчетности. Если сотрудник снимает квартиру или дом, то должен предоставить договор аренды, чек (если арендодателем являлось юридическое лицо) или расписку (если арендодатель – физическое лицо).
Как получить компенсацию по оплате проживания в командировке без подтверждающих документов
Во время служебной поездки документы могут быть утрачены (украдены, утеряны, физически уничтожены случайным образом). В этом случае оплата за проживание без подтверждающих документов компенсируется в обязательном порядке, но сумму возмещения работодатель определяет самостоятельно, ориентируясь на среднюю стоимость стандартного номера в гостинице или аренды жилья в регионе, где проходила командировка сотрудника. Нормы компенсации таких расходов регламентируются частью 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.
Командировка: проживание без подтверждающих документов в гостинице
В служебной поездке специалисту работодатель предоставляет право снимать номер в гостинице. При заселении администратор оформляет номер на командировочного с заключением договора об оказании гостиничных услуг (в соответствии с Постановлением Правительства РФ №1085 от 9 октября 2015 года). При выезде из гостиничного номера администратор оформляет бланк строгой отчетности и другие документы, которые подтверждают факт проживания с указанием даты заселения и выезда, сумму оплаты.
Если документы были утрачены, то можно запросить их дубликаты или оформление справки, подтверждающей проживание. Оба варианта будут содержать перечень услуг, предоставленных гостиницей определенному гражданину, а также суммы, которые были им оплачены.
Как подтвердить проживание в командировке без документов в случае аренды жилья у частного лица
Командировочному разрешается в служебной поездке арендовать дом, квартиру или комнату у частного лица или компании. Поиском жилья можно заниматься самостоятельно или прибегнуть к помощи риелторов. В последнем случае нужно дополнительно приложить отчет об оказании услуг с чеком об оплате.
Перед тем, как подписывать договор о найме жилья, следует внимательно осмотреть квартиру в присутствии владельца и зафиксировать в документе все недочеты. Но, прежде всего, нужно проверить документы арендодателя на право собственности, чтобы исключить в дальнейшем проблемы (мошенники могут сдать жилье нескольким съемщикам на одну и ту же дату). Хорошо, если дополнительно будет справка из управляющей организации о лицах, зарегистрированных в квартире.
Стандартный договор найма (Гражданский кодекс гл. 35) должен содержать права и обязанности сторон, срок проживания, сумму за аренду.
Оформление фиктивного счета с умышленным завышением суммы аренды рассматривается как мошеннические действия и наказывается по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.
Если документы об аренде были утрачены, то командировочный может запросить дубликаты договора и счетов у арендодателя для предоставления руководству.
Будут ли компенсированы расходы на проживание в командировке без документов, если жилье арендовала сама компания
Если сотрудники регулярно направляются в командировку в один и тот же город, то компания обычно снимает определенную квартиру или дом на постоянной основе. В этом случае оплата аренд осуществляется руководством компании, и выплаты командированному за проживание не предоставляются.
Начисляется ли НДФЛ на компенсацию за оплату проживания в командировке
Возмещение затрат на проживание в гостинице или аренду жилья считается доходом сотрудника, полученным натуральными средствами, поэтому облагается налогом в полной мере, однако, налоговую сумму погашает работодатель.
Комментарии (0)