Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция

Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция

Готовые шаблоны и правила оформления для всех случаев отмены командировки.
В этой статье вы найдете:

  • Готовый образец приказа об отмене командировки

  • Правила оформления документа в разных ситуациях

  • Порядок возврата командировочных расходов

  • Важные нюансы для бухгалтерии
Скачать шаблон приказа
Проверено экспертом

Отменить командировку может потребоваться по разным причинам: болезнь сотрудника, срочные рабочие обстоятельства или форс-мажор. В любом случае важно правильно оформить документы, чтобы избежать проблем с учетом и налогами. Разберем пошагово, как это сделать.


Распространенные причины отмены служебных поездок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:


  1. Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.   

  2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.

  3. Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие. 

  4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.


Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.  


На практике возможно несколько случаев отмены поездки:

  1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом. 

  2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

  3. После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

  • суточных за дни, которые отменились;

  • неподтвержденных средств на проживание и проезд.


Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов


Структура документа

Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:


  • наименование предприятия;

  • дата и порядковый номер;

  • место составления;

  • ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;

  • конечный пункт назначения;

  • мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

  • перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

  • порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

  • приложения (при наличии).


Порядок принятия и хранения документа

Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).


Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Как оформить приказ об отмене командировки?

Чтобы оформить приказ об отмене командировки, необходимо составить официальный документ с указанием даты, причины отмены, сведений о сотруднике и его командировке. Подпишите документ уполномоченным лицом и уведомьте сотрудника о изменениях.

Какие штрафы или компенсации могут возникнуть при отмене командировки?

Возможные штрафы и компенсации зависят от политики отелей, авиакомпаний и других поставщиков услуг. Также они могут регулироваться законодательством и условиями договора с партнерами. Важно ознакомиться с договоренностями и условиями бронирования.

Могут ли быть юридические последствия при частой отмене командировок?

Постоянная отмена командировок может повлиять на деловую репутацию вашей компании и отношения с партнерами. Также, если есть письменные соглашения с сотрудниками о командировках, частые отмены могут нарушить их права. Рекомендуется разрабатывать четкую политику командировок.

Можно ли вернуть деньги за билеты и бронирование отеля при отмене командировки?

Возможность возврата зависит от тарифов, условий бронирования и правил провайдеров услуг. Некоторые билеты и бронирования могут быть не подлежащими возврату, либо с взиманием штрафов. Стоит заранее ознакомиться с политикой возврата при покупке билетов и бронировании.

Комментарии (0)

Читайте также:

Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно



Учет расходов   Транспорт в командировках
Повышение квалификации: как оплачивать время обучения
28.03.2023
Повышение квалификации: как оплачивать время обучения

Учебная командировка – служебная поездка, целью которой является повышение квалификации, если этого требует законодательство или условия трудового договора. Какие выплаты полагаются работнику за прохождения обучения? Какие документы положено предоставить для подтверждения нахождения на обучении?

Организация командировки
Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Как выбрать отель для командировки
04.06.2022
Обновлено: 25.06.2025
Как выбрать отель для командировки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
24.07.2023
Обновлено: 28.05.2025
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.
Учет расходов   Оплата командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»