Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Распространенные причины отмены служебных поездок
Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:
-
Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.
-
Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.
-
Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие.
-
Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.
Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?
Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.
На практике возможно несколько случаев отмены поездки:
-
До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом.
-
После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.
-
После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:
-
суточных за дни, которые отменились;
-
неподтвержденных средств на проживание и проезд.
Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов
Структура документа
Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:
-
наименование предприятия;
-
дата и порядковый номер;
-
место составления;
-
ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;
-
конечный пункт назначения;
-
мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);
-
перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;
-
порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);
-
приложения (при наличии).
Порядок принятия и хранения документа
Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.
Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.
Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).
Заключение
Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).
Комментарии (0)