Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция

• Готовый образец приказа об отмене командировки
• Правила оформления документа в разных ситуациях
• Порядок возврата командировочных расходов
• Важные нюансы для бухгалтерии

Отменить командировку может потребоваться по разным причинам: болезнь сотрудника, срочные рабочие обстоятельства или форс-мажор. В любом случае важно правильно оформить документы, чтобы избежать проблем с учетом и налогами. Разберем пошагово, как это сделать.

Распространенные причины отмены служебных поездок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:

1. Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.   

2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.

3. Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие. 

4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.

Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.  

На практике возможно несколько случаев отмены поездки:

1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом. 

2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

3. После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

• суточных за дни, которые отменились;

• неподтвержденных средств на проживание и проезд.

Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов

Структура документа

Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:

• наименование предприятия;

• дата и порядковый номер;

• место составления;

• ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;

• конечный пункт назначения;

• мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

• перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

• порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

• приложения (при наличии).

Порядок принятия и хранения документа

Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).

Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Помимо отмены, планы могут измениться в сторону увеличения сроков. Инструкция по продлению командировки – в статье «Как правильно оформить продление командировки».