Как оформить сокращение срока командировки работника?

Как оформить сокращение срока командировки работника?

Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.


Перечень документов для оформления командировки

При направлении в командировку издается приказ или иной распорядительный документ, в котором указываются следующие сведения:

  • дата и место составления;

  • порядковый номер;

  • информация о сотруднике (ФИО, должность, персональные данные, табельный номер, контактный телефон);

  • рабочее задание;

  • пункт назначения (город, наименование предприятия, юридический адрес);

  • дата отъезда;

  • дата возвращения;

  • подписи сторон.

С внесением изменений в ФЗ № 749 командировочное удостоверение и служебное задание исключили из списка обязательных документов. 

Срок служебной поездки определяется работодателем с учетом сложности, прогнозного объема работ и иных факторов, заслуживающих внимания (п. 4 Положения о командировках). На законодательном уровне нет требований к минимальному и максимальному сроку. Однако, при превышении продолжительности более 4 месяцев экономически целесообразнее оформить временный перевод сотрудника в другую местность.

По окончании командировки работник должен направить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание. Дополнительно оформляется письменный отчет о проделанной работе.


Как документально оформить изменение сроков командировки?

Нельзя внести изменения в уже изданный приказ. Для корректировки сроков необходимо оформить новый распорядительный документ. Обычно руководитель структурного подразделения направляет служебную записку со следующими сведениями: ФИО сотрудника, должность и табельный номер, место командирования, сведения о принимающей стороне, причины сокращения поездки, например, аннулирование договора с контрагентом, введение ограничительных мер в связи с распространением коронавирусной инфекции, наводнение в местности и другие.

Служебная записка является основанием для оформления приказа об отзыве из командировки. Работнику направляется уведомление любым доступным способом: по электронной почте, через мессенджеры, через факс и другие каналы. По возвращении сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

В ряде случаев командировка может быть удлинена по инициативе работника. Самая распространенная причина — болезнь. Для подтверждения необходимо предоставить лист нетрудоспособности. На период больничного положена социальная выплата, а не среднедневной заработок. Обязанность работодателя по перечислению суточных сохраняется. Если в качестве причины задержки является невыполнение рабочего задания, то срок поездки продлевается только при согласовании руководителем, а по возвращении к специалисту могут быть предъявлены штрафные санкции.

Если сотрудник выполнил задание раньше срока, то после согласования с руководителем он может вернуться обратно на основании нового приказа. Командировочные сутки начинаются в 00:00 и заканчиваются в стандартные 23:59. По приезду на следующий день необходимо явиться на основное место работы, иначе засчитывается прогул. Предоставление поощрения в виде выходного дня за оперативное выполнение служебных обязанностей — это право работодателя.

Независимо от удлинения или сокращения срока по приезду работник должен направить авансовый отчет и документальное подтверждение понесенных расходов. 


Как уменьшить расходы, если командировка пошла не по плану?

При сокращении срока командировки на основании нового приказа можно:

  1. Аннулировать бронь в гостинице. Если администрация взяла штраф за изменение условий или использовался невозвратный тариф, то все понесенные издержки, связанные с проживанием работника, можно отнести на расходную часть организации. 

  2. Переоформить билеты на обратную дорогу. При возвратном тарифе достаточно поменять билет, а доплату переложить на расходы предприятия. При выборе невозвратного тарифа все билеты можно отнести к расходной части. 

  3. Пересчитать суточные. При сокращении срока сотрудник должен вернуть излишек. В соответствии с п. 20 Положений о командировках при изменении срока поездки до одного дня по России суточные можно не выплачивать. При принятии решения о перечислении этой выплаты не рекомендуем ее относить на расходы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. Неизрасходованные деньги необходимо вернуть в кассу организации, в противном случае сумма будет удержана из следующей заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

  4. При смене транспорта. Помимо подтверждающих документов об оплате проезда сотруднику необходимо предоставить пояснительную записку. Обязательным условием выступает предварительное согласование незапланированных расходов с руководителем.

Не всегда служебные поездки проходят по запланированному сценарию. В ряде случаев может потребоваться досрочное прекращение командировки или, наоборот, продление. Без финансовых потерь не обойтись, но их можно минимизировать при правильном учете в документообороте, а эксперты сервиса business-trip.online помогут вам подобрать наиболее эффективные инструменты. Позвоните нам!

Примеры документов для скачивания

Часто задаваемые вопросы

Какие основные случаи позволяют сократить срок командировки сотрудника?

Срок командировки может быть сокращен по причинам, таким как завершение ранее запланированных задач, срочные личные обстоятельства или изменения в планах проекта.

Каковы шаги для оформления сокращения срока командировки?

Для оформления сокращения срока командировки необходимо подать заявку на изменение сроков управляющему проекта или руководителю, указав причины и предлагая альтернативные варианты выполнения задач.

Влияет ли сокращение срока командировки на возмещение расходов?

Да, сокращение срока командировки может повлиять на возмещение расходов. Расходы будут пересчитаны в соответствии с новыми сроками пребывания и предоставленными документами.

Могу ли я оформить сокращение срока командировки после начала поездки?

Да, в некоторых случаях возможно оформление сокращения срока командировки уже после начала поездки. Однако это может потребовать дополнительных усилий для пересмотра расписания и задач.

Комментарии (0)

Читайте также:

Сроки командировки по ТК РФ 2025: максимальная длительность и расчет
18.11.2021
Сроки командировки по ТК РФ 2025: максимальная длительность и расчет

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?



Организация командировки   Срок командировки
Составление плана командировки: нюансы, образец
01.09.2023
Составление плана командировки: нюансы, образец
Служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника с целью выполнения каких-либо возложенных на него обязанностей, которые невозможно осуществить непосредственно на рабочем месте. Для отправки сотрудника в командировку руководство издает соответствующий приказ и составляет план поездки.
Организация командировки
Особенности оформления больничного во время служебной поездки
24.02.2022
Особенности оформления больничного во время служебной поездки

В том случае, если сотрудник заболел в командировке уже после прибытия на место назначения, ему так же положен больничный. Из-за болезни он не может частично или полностью выполнять служебное задание. Ему нужно лечение, отдых и восстановление.

Кадровый учет   Организация командировки   Оформление командировки
Какие бывают виды служебных командировок?
18.07.2023
Какие бывают виды служебных командировок?
Служебной поездкой является выполнение сотрудником служебных обязанностей не на своем рабочем месте, а в другом городе или даже стране. При этом существуют основные виды командировок, которые регламентируют тип, длительность поездки, категорию служебных поручений и прочие пункты.
Организация командировки
Как оформить две командировки подряд
19.03.2024
Как оформить две командировки подряд
Практически в любой компании сотрудники регулярно направляются в служебную поездку. Иногда возникают ситуации, когда работник еще приехал из одной командировки, но его уже направляют в другую. Насколько законна такая ситуация? Как оформить две командировки подряд? Об этом дальше.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76