Как оформить сокращение срока командировки работника?

Как оформить сокращение срока командировки работника?

Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.


Перечень документов для оформления командировки

При направлении в командировку издается приказ или иной распорядительный документ, в котором указываются следующие сведения:

  • дата и место составления;

  • порядковый номер;

  • информация о сотруднике (ФИО, должность, персональные данные, табельный номер, контактный телефон);

  • рабочее задание;

  • пункт назначения (город, наименование предприятия, юридический адрес);

  • дата отъезда;

  • дата возвращения;

  • подписи сторон.

С внесением изменений в ФЗ № 749 командировочное удостоверение и служебное задание исключили из списка обязательных документов. 

Срок служебной поездки определяется работодателем с учетом сложности, прогнозного объема работ и иных факторов, заслуживающих внимания (п. 4 Положения о командировках). На законодательном уровне нет требований к минимальному и максимальному сроку. Однако, при превышении продолжительности более 4 месяцев экономически целесообразнее оформить временный перевод сотрудника в другую местность.

По окончании командировки работник должен направить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание. Дополнительно оформляется письменный отчет о проделанной работе.


Как документально оформить изменение сроков командировки?

Нельзя внести изменения в уже изданный приказ. Для корректировки сроков необходимо оформить новый распорядительный документ. Обычно руководитель структурного подразделения направляет служебную записку со следующими сведениями: ФИО сотрудника, должность и табельный номер, место командирования, сведения о принимающей стороне, причины сокращения поездки, например, аннулирование договора с контрагентом, введение ограничительных мер в связи с распространением коронавирусной инфекции, наводнение в местности и другие.

Служебная записка является основанием для оформления приказа об отзыве из командировки. Работнику направляется уведомление любым доступным способом: по электронной почте, через мессенджеры, через факс и другие каналы. По возвращении сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

В ряде случаев командировка может быть удлинена по инициативе работника. Самая распространенная причина — болезнь. Для подтверждения необходимо предоставить лист нетрудоспособности. На период больничного положена социальная выплата, а не среднедневной заработок. Обязанность работодателя по перечислению суточных сохраняется. Если в качестве причины задержки является невыполнение рабочего задания, то срок поездки продлевается только при согласовании руководителем, а по возвращении к специалисту могут быть предъявлены штрафные санкции.

Если сотрудник выполнил задание раньше срока, то после согласования с руководителем он может вернуться обратно на основании нового приказа. Командировочные сутки начинаются в 00:00 и заканчиваются в стандартные 23:59. По приезду на следующий день необходимо явиться на основное место работы, иначе засчитывается прогул. Предоставление поощрения в виде выходного дня за оперативное выполнение служебных обязанностей — это право работодателя.

Независимо от удлинения или сокращения срока по приезду работник должен направить авансовый отчет и документальное подтверждение понесенных расходов. 


Как уменьшить расходы, если командировка пошла не по плану?

При сокращении срока командировки на основании нового приказа можно:

  1. Аннулировать бронь в гостинице. Если администрация взяла штраф за изменение условий или использовался невозвратный тариф, то все понесенные издержки, связанные с проживанием работника, можно отнести на расходную часть организации. 

  2. Переоформить билеты на обратную дорогу. При возвратном тарифе достаточно поменять билет, а доплату переложить на расходы предприятия. При выборе невозвратного тарифа все билеты можно отнести к расходной части. 

  3. Пересчитать суточные. При сокращении срока сотрудник должен вернуть излишек. В соответствии с п. 20 Положений о командировках при изменении срока поездки до одного дня по России суточные можно не выплачивать. При принятии решения о перечислении этой выплаты не рекомендуем ее относить на расходы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. Неизрасходованные деньги необходимо вернуть в кассу организации, в противном случае сумма будет удержана из следующей заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

  4. При смене транспорта. Помимо подтверждающих документов об оплате проезда сотруднику необходимо предоставить пояснительную записку. Обязательным условием выступает предварительное согласование незапланированных расходов с руководителем.

Не всегда служебные поездки проходят по запланированному сценарию. В ряде случаев может потребоваться досрочное прекращение командировки или, наоборот, продление. Без финансовых потерь не обойтись, но их можно минимизировать при правильном учете в документообороте, а эксперты сервиса business-trip.online помогут вам подобрать наиболее эффективные инструменты. Позвоните нам!

Примеры документов для скачивания

Часто задаваемые вопросы

Какие основные случаи позволяют сократить срок командировки сотрудника?

Срок командировки может быть сокращен по причинам, таким как завершение ранее запланированных задач, срочные личные обстоятельства или изменения в планах проекта.

Каковы шаги для оформления сокращения срока командировки?

Для оформления сокращения срока командировки необходимо подать заявку на изменение сроков управляющему проекта или руководителю, указав причины и предлагая альтернативные варианты выполнения задач.

Влияет ли сокращение срока командировки на возмещение расходов?

Да, сокращение срока командировки может повлиять на возмещение расходов. Расходы будут пересчитаны в соответствии с новыми сроками пребывания и предоставленными документами.

Могу ли я оформить сокращение срока командировки после начала поездки?

Да, в некоторых случаях возможно оформление сокращения срока командировки уже после начала поездки. Однако это может потребовать дополнительных усилий для пересмотра расписания и задач.

Комментарии (0)

Читайте также:

Зарубежная командировка 2025: правила оформления
09.02.2022
Зарубежная командировка 2025: правила оформления

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 



Оформление командировки   Организация командировки
Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году
11.01.2023
Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.



Учет расходов
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон
02.02.2023
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки
Командировка на служебном автомобиле
09.10.2023
Командировка на служебном автомобиле
Если на балансе компании имеется собственный легковой транспорт, то машина может быть предоставлена командированному для поездки и выполнения поставленных перед ним задач. Командировка на служебном автомобиле – удобное решение для руководителя или сотрудника, работа которого связана с частыми поездками к партнерам (менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям, пр.) и клиентам. Во избежание налоговых и финансовых рисков, командировка на транспорте компании должна быть правильно оформлена.
Транспорт в командировках
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление
19.04.2023
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76