Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Полное руководство по планированию, оформлению и организации групповых командировок: от бронирования до отчетности.
Что вы узнаете из статьи:

  • Как рассчитать бюджет на группу с учетом разных должностей
  • Как избежать проблем при бронировании билетов и отелей для группы
  • Как правильно оформить документы и рассчитать суточные
  • Как действовать при форс-мажорах и заменах в группе

Отправка нескольких сотрудников в командировку требует особого подхода к организации и документальному оформлению. В этой статье вы найдете полное руководство по подготовке групповой командировки: от расчета бюджета до решения типичных проблем с документами и логистикой.

Назначение групповых командировок

Групповые командировки могут потребоваться для разных целей, и от этого зависит их организация. Самые распространенные варианты:

  • Деловые переговоры с партнерами, где требуется участие специалистов из разных отделов
  • Обучение и повышение квалификации команды
  • Выездные стратегические сессии для руководителей
  • Корпоративные мероприятия с деловой составляющей

В зависимости от цели поездки меняются требования к организации, документальному оформлению и расчету затрат. Разберем каждый вариант подробно.

Тимбилдинг или тренинг по бизнесу

Выездные мероприятия – эффективный способ улучшить атмосферу в коллективе, улучшить знания и навыки сотрудников, повысить их лояльность. Данный формат подразумевает участие в мероприятии большого количества работников, как одного, так и нескольких отделов сразу. Главное – мероприятие должно носить деловой характер с включением развлекательных моментов, чтобы повысить заинтересованность сотрудников. 

Коллективное обучение для повышения квалификации

Командировка сотрудников, которые нуждаются в получении новых знаний и умений. Формат предусматривает направление нескольких человек в компанию-партнер или филиал, расположенный в другом городе, где работники будут повышать квалификацию или проходить специальное обучение. 

Выездная сессия 

Служебная поездка, в формате которой проводится разработка новых стратегий работы. Такая практика является довольно распространенной среди топ-менеджеров. Выездная сессия позволяет посмотреть на ситуацию под другим углом, что помогает найти новые, креативные способы решения поставленной задачи.  

Что в себя включает организация групповой поездки

План командировки и организация мероприятий зависит от цели и характера поездки. Но, в любом случае работодатель должен приобрести билеты на транспорт, забронировать жилье, заказать трансфер, оформить визы и страховые полисы (при необходимости) или выплатить компенсацию за транспортные расходы, если работники оплачивают их из своего кармана.  

Групповая командировка: сложности организации

Подготовка к отправке в служебную поездку нескольких сотрудников – довольно сложный процесс, так как нельзя упустить ни одну деталь, иначе недочеты приведут к лишним тратам и проблемам в дороге, при размещении и на выполнении поставленных задач. 

Сложность в расчете бюджета

Проблема возникает, если в поездку отправляются сотрудники разных квалификационных уровней, для которых нужно заказать гостиничные номера отдельных категорий и транспортные билеты с разным уровнем комфорта.  

Чтобы решить проблему, руководству нужно подготовить специальный документ, где будут указаны нюансы командировки с нормами выплат по командировочным расходам, ограничениями по стоимости проживания и билетов.

Проблемы при бронировании номеров и билетов

  • В гостинице недостаточно свободных мест. Если несколько человек направлены в командировку в маленький городок, то в гостинице может не хватить свободных мест для всех сотрудников, особенно, если поездка совпала с проведением какого-либо масштабного мероприятия в этом населенном пункте. 

Чтобы справиться с проблемой, нужно заранее ознакомиться с наличием отелей в городе, забронировать номера в одной или рядом расположенных гостиницах. Это особенно важно, если для командированных предусмотрен трансфер и нужно определиться с местом доставки людей. 

  • Отсутствует нужное количество билетов на транспорт. В этом случае следует разделить командированных на группы и отправить разными поездами или рейсами самолетов. 

  • Проблемы с транспортом в месте проведения командировки. Если командировка группы сотрудников проходит в большом городе, то им может быть сложно всем вместе добраться до места работы или проведения мероприятия. 

Чтобы исключить проблему, нужно заранее заказать трансфер не только из аэропорта/вокзала в гостиницу, но и к месту выполнения работы. 

Форс-мажор

Если в группе вдруг происходит замена, то нужно как можно быстрее поменять билеты и перебронировать место в гостинице на другое лицо, а также внести изменения в списки на трансфер, питание, пр. услуги и мероприятия, которые предусмотрены в командировке. 

Проблемы с закрывающими документами 

Если командированные покупали билеты и оплачивали жилье самостоятельно, то необходимо тщательно проверить корректность оформления финансовых документов и убедиться, что расходы не превысили нормы, указанные в положении о командировках, которое закреплено работодателем. 

Зачастую бывает, что посадочные талоны и справка-счет из гостиницы утеряны или жилье, билеты и трансфер забронированы через посредника. В этом случае бухгалтерии придется приложить массу усилий, чтобы собрать подтверждающие документы путем подачи запроса в гостиницу, аэропорт, пр. 

Сложности с выплатой суточных

Зачастую в командировку отправляется группа сотрудников разных уровней, что усложняет бухгалтеру расчет суточных. 

Как бронировать билеты и жилье на группу

Служебная поездка группы сотрудников оформляется как единая командировка. При этом оформлением билетов и бронированием гостиницы может заниматься один из членов группы, а также другое подотчетное лицо. Для этого командированный пишет заявление на имя директора компании на получение определенной суммы на покупку билетов и внесение оплаты за гостиницу. После совершения покупки этот работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему финансовые документы, подтверждающие расходы, и предоставить все это бухгалтеру. 



Часто задаваемые вопросы

Как оформить командировку для группы сотрудников?

Необходимо издать приказ на каждого сотрудника с указанием целей поездки, сроков и условий командировки. Также важно согласовать график поездки и обеспечить коллективную доставку к месту назначения.

Как распределяются суточные для группы сотрудников?

Суточные выплачиваются каждому сотруднику индивидуально в зависимости от продолжительности командировки и нормативов, установленных работодателем.

Нужен ли отдельный авансовый отчет для каждого сотрудника?

Да, каждый сотрудник должен предоставить свой авансовый отчет с подтверждающими документами.

Как организовать размещение группы сотрудников?

Работодатель может централизованно забронировать гостиницу или другие места проживания на всех участников командировки.

Комментарии (0)

Читайте также:

Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности
31.03.2023
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов
Авансовый отчет по командировке 2025: образец и правила заполнения
25.01.2022
Авансовый отчет по командировке 2025: образец и правила заполнения

После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.

Организация командировки
Как в компании организовать командировки: доступные способы
27.12.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
20.09.2023
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.
Проживание в командировках

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76