Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Полное руководство по планированию, оформлению и организации групповых командировок: от бронирования до отчетности.
Что вы узнаете из статьи:

  • Как рассчитать бюджет на группу с учетом разных должностей
  • Как избежать проблем при бронировании билетов и отелей для группы
  • Как правильно оформить документы и рассчитать суточные
  • Как действовать при форс-мажорах и заменах в группе

Отправка нескольких сотрудников в командировку требует особого подхода к организации и документальному оформлению. В этой статье вы найдете полное руководство по подготовке групповой командировки: от расчета бюджета до решения типичных проблем с документами и логистикой.

Назначение групповых командировок

Групповые командировки могут потребоваться для разных целей, и от этого зависит их организация. Самые распространенные варианты:

  • Деловые переговоры с партнерами, где требуется участие специалистов из разных отделов
  • Обучение и повышение квалификации команды
  • Выездные стратегические сессии для руководителей
  • Корпоративные мероприятия с деловой составляющей

В зависимости от цели поездки меняются требования к организации, документальному оформлению и расчету затрат. Разберем каждый вариант подробно.

Тимбилдинг или тренинг по бизнесу

Выездные мероприятия – эффективный способ улучшить атмосферу в коллективе, улучшить знания и навыки сотрудников, повысить их лояльность. Данный формат подразумевает участие в мероприятии большого количества работников, как одного, так и нескольких отделов сразу. Главное – мероприятие должно носить деловой характер с включением развлекательных моментов, чтобы повысить заинтересованность сотрудников. 

Коллективное обучение для повышения квалификации

Командировка сотрудников, которые нуждаются в получении новых знаний и умений. Формат предусматривает направление нескольких человек в компанию-партнер или филиал, расположенный в другом городе, где работники будут повышать квалификацию или проходить специальное обучение. 

Выездная сессия 

Служебная поездка, в формате которой проводится разработка новых стратегий работы. Такая практика является довольно распространенной среди топ-менеджеров. Выездная сессия позволяет посмотреть на ситуацию под другим углом, что помогает найти новые, креативные способы решения поставленной задачи.  

Что в себя включает организация групповой поездки

План командировки и организация мероприятий зависит от цели и характера поездки. Но, в любом случае работодатель должен приобрести билеты на транспорт, забронировать жилье, заказать трансфер, оформить визы и страховые полисы (при необходимости) или выплатить компенсацию за транспортные расходы, если работники оплачивают их из своего кармана.  

Групповая командировка: сложности организации

Подготовка к отправке в служебную поездку нескольких сотрудников – довольно сложный процесс, так как нельзя упустить ни одну деталь, иначе недочеты приведут к лишним тратам и проблемам в дороге, при размещении и на выполнении поставленных задач. 

Сложность в расчете бюджета

Проблема возникает, если в поездку отправляются сотрудники разных квалификационных уровней, для которых нужно заказать гостиничные номера отдельных категорий и транспортные билеты с разным уровнем комфорта.  

Чтобы решить проблему, руководству нужно подготовить специальный документ, где будут указаны нюансы командировки с нормами выплат по командировочным расходам, ограничениями по стоимости проживания и билетов.

Проблемы при бронировании номеров и билетов

  • В гостинице недостаточно свободных мест. Если несколько человек направлены в командировку в маленький городок, то в гостинице может не хватить свободных мест для всех сотрудников, особенно, если поездка совпала с проведением какого-либо масштабного мероприятия в этом населенном пункте. 

Чтобы справиться с проблемой, нужно заранее ознакомиться с наличием отелей в городе, забронировать номера в одной или рядом расположенных гостиницах. Это особенно важно, если для командированных предусмотрен трансфер и нужно определиться с местом доставки людей. 

  • Отсутствует нужное количество билетов на транспорт. В этом случае следует разделить командированных на группы и отправить разными поездами или рейсами самолетов. 

  • Проблемы с транспортом в месте проведения командировки. Если командировка группы сотрудников проходит в большом городе, то им может быть сложно всем вместе добраться до места работы или проведения мероприятия. 

Чтобы исключить проблему, нужно заранее заказать трансфер не только из аэропорта/вокзала в гостиницу, но и к месту выполнения работы. 

Форс-мажор

Если в группе вдруг происходит замена, то нужно как можно быстрее поменять билеты и перебронировать место в гостинице на другое лицо, а также внести изменения в списки на трансфер, питание, пр. услуги и мероприятия, которые предусмотрены в командировке. 

Проблемы с закрывающими документами 

Если командированные покупали билеты и оплачивали жилье самостоятельно, то необходимо тщательно проверить корректность оформления финансовых документов и убедиться, что расходы не превысили нормы, указанные в положении о командировках, которое закреплено работодателем. 

Зачастую бывает, что посадочные талоны и справка-счет из гостиницы утеряны или жилье, билеты и трансфер забронированы через посредника. В этом случае бухгалтерии придется приложить массу усилий, чтобы собрать подтверждающие документы путем подачи запроса в гостиницу, аэропорт, пр. 

Сложности с выплатой суточных

Зачастую в командировку отправляется группа сотрудников разных уровней, что усложняет бухгалтеру расчет суточных. 

Как бронировать билеты и жилье на группу

Служебная поездка группы сотрудников оформляется как единая командировка. При этом оформлением билетов и бронированием гостиницы может заниматься один из членов группы, а также другое подотчетное лицо. Для этого командированный пишет заявление на имя директора компании на получение определенной суммы на покупку билетов и внесение оплаты за гостиницу. После совершения покупки этот работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему финансовые документы, подтверждающие расходы, и предоставить все это бухгалтеру. 



Примеры документов для скачивания

Часто задаваемые вопросы

Как оформить командировку для группы сотрудников?

Необходимо издать приказ на каждого сотрудника с указанием целей поездки, сроков и условий командировки. Также важно согласовать график поездки и обеспечить коллективную доставку к месту назначения.

Как распределяются суточные для группы сотрудников?

Суточные выплачиваются каждому сотруднику индивидуально в зависимости от продолжительности командировки и нормативов, установленных работодателем.

Нужен ли отдельный авансовый отчет для каждого сотрудника?

Да, каждый сотрудник должен предоставить свой авансовый отчет с подтверждающими документами.

Как организовать размещение группы сотрудников?

Работодатель может централизованно забронировать гостиницу или другие места проживания на всех участников командировки.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон
02.02.2023
Обновлено: 28.05.2025
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки
Как оплатить автобус в командировке и отчитаться по документам
03.12.2022
Обновлено: 12.08.2025
Как оплатить автобус в командировке и отчитаться по документам

Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?



Учет расходов
График работы и учет времени в служебной командировке
21.04.2023
Обновлено: 27.10.2025
График работы и учет времени в служебной командировке

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки
Страхование сотрудника во время командировки
07.06.2022
Обновлено: 25.06.2025
Страхование сотрудника во время командировки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки
Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года
05.04.2023
Обновлено: 17.04.2025
Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Организация командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»