Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция

Полное руководство по планированию, оформлению и организации групповых командировок: от бронирования до отчетности.
Что вы узнаете из статьи:

  • Как рассчитать бюджет на группу с учетом разных должностей
  • Как избежать проблем при бронировании билетов и отелей для группы
  • Как правильно оформить документы и рассчитать суточные
  • Как действовать при форс-мажорах и заменах в группе

Отправка нескольких сотрудников в командировку требует особого подхода к организации и документальному оформлению. В этой статье вы найдете полное руководство по подготовке групповой командировки: от расчета бюджета до решения типичных проблем с документами и логистикой.

Назначение групповых командировок

Групповые командировки могут потребоваться для разных целей, и от этого зависит их организация. Самые распространенные варианты:

  • Деловые переговоры с партнерами, где требуется участие специалистов из разных отделов
  • Обучение и повышение квалификации команды
  • Выездные стратегические сессии для руководителей
  • Корпоративные мероприятия с деловой составляющей

В зависимости от цели поездки меняются требования к организации, документальному оформлению и расчету затрат. Разберем каждый вариант подробно.

Тимбилдинг или тренинг по бизнесу

Выездные мероприятия – эффективный способ улучшить атмосферу в коллективе, улучшить знания и навыки сотрудников, повысить их лояльность. Данный формат подразумевает участие в мероприятии большого количества работников, как одного, так и нескольких отделов сразу. Главное – мероприятие должно носить деловой характер с включением развлекательных моментов, чтобы повысить заинтересованность сотрудников. 

Коллективное обучение для повышения квалификации

Командировка сотрудников, которые нуждаются в получении новых знаний и умений. Формат предусматривает направление нескольких человек в компанию-партнер или филиал, расположенный в другом городе, где работники будут повышать квалификацию или проходить специальное обучение. 

Выездная сессия 

Служебная поездка, в формате которой проводится разработка новых стратегий работы. Такая практика является довольно распространенной среди топ-менеджеров. Выездная сессия позволяет посмотреть на ситуацию под другим углом, что помогает найти новые, креативные способы решения поставленной задачи.  

Что в себя включает организация групповой поездки

План командировки и организация мероприятий зависит от цели и характера поездки. Но, в любом случае работодатель должен приобрести билеты на транспорт, забронировать жилье, заказать трансфер, оформить визы и страховые полисы (при необходимости) или выплатить компенсацию за транспортные расходы, если работники оплачивают их из своего кармана.  

Групповая командировка: сложности организации

Подготовка к отправке в служебную поездку нескольких сотрудников – довольно сложный процесс, так как нельзя упустить ни одну деталь, иначе недочеты приведут к лишним тратам и проблемам в дороге, при размещении и на выполнении поставленных задач. 

Сложность в расчете бюджета

Проблема возникает, если в поездку отправляются сотрудники разных квалификационных уровней, для которых нужно заказать гостиничные номера отдельных категорий и транспортные билеты с разным уровнем комфорта.  

Чтобы решить проблему, руководству нужно подготовить специальный документ, где будут указаны нюансы командировки с нормами выплат по командировочным расходам, ограничениями по стоимости проживания и билетов.

Проблемы при бронировании номеров и билетов

  • В гостинице недостаточно свободных мест. Если несколько человек направлены в командировку в маленький городок, то в гостинице может не хватить свободных мест для всех сотрудников, особенно, если поездка совпала с проведением какого-либо масштабного мероприятия в этом населенном пункте. 

Чтобы справиться с проблемой, нужно заранее ознакомиться с наличием отелей в городе, забронировать номера в одной или рядом расположенных гостиницах. Это особенно важно, если для командированных предусмотрен трансфер и нужно определиться с местом доставки людей. 

  • Отсутствует нужное количество билетов на транспорт. В этом случае следует разделить командированных на группы и отправить разными поездами или рейсами самолетов. 

  • Проблемы с транспортом в месте проведения командировки. Если командировка группы сотрудников проходит в большом городе, то им может быть сложно всем вместе добраться до места работы или проведения мероприятия. 

Чтобы исключить проблему, нужно заранее заказать трансфер не только из аэропорта/вокзала в гостиницу, но и к месту выполнения работы. 

Форс-мажор

Если в группе вдруг происходит замена, то нужно как можно быстрее поменять билеты и перебронировать место в гостинице на другое лицо, а также внести изменения в списки на трансфер, питание, пр. услуги и мероприятия, которые предусмотрены в командировке. 

Проблемы с закрывающими документами 

Если командированные покупали билеты и оплачивали жилье самостоятельно, то необходимо тщательно проверить корректность оформления финансовых документов и убедиться, что расходы не превысили нормы, указанные в положении о командировках, которое закреплено работодателем. 

Зачастую бывает, что посадочные талоны и справка-счет из гостиницы утеряны или жилье, билеты и трансфер забронированы через посредника. В этом случае бухгалтерии придется приложить массу усилий, чтобы собрать подтверждающие документы путем подачи запроса в гостиницу, аэропорт, пр. 

Сложности с выплатой суточных

Зачастую в командировку отправляется группа сотрудников разных уровней, что усложняет бухгалтеру расчет суточных. 

Как бронировать билеты и жилье на группу

Служебная поездка группы сотрудников оформляется как единая командировка. При этом оформлением билетов и бронированием гостиницы может заниматься один из членов группы, а также другое подотчетное лицо. Для этого командированный пишет заявление на имя директора компании на получение определенной суммы на покупку билетов и внесение оплаты за гостиницу. После совершения покупки этот работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему финансовые документы, подтверждающие расходы, и предоставить все это бухгалтеру. 



Часто задаваемые вопросы

Как оформить командировку для группы сотрудников?

Необходимо издать приказ на каждого сотрудника с указанием целей поездки, сроков и условий командировки. Также важно согласовать график поездки и обеспечить коллективную доставку к месту назначения.

Как распределяются суточные для группы сотрудников?

Суточные выплачиваются каждому сотруднику индивидуально в зависимости от продолжительности командировки и нормативов, установленных работодателем.

Нужен ли отдельный авансовый отчет для каждого сотрудника?

Да, каждый сотрудник должен предоставить свой авансовый отчет с подтверждающими документами.

Как организовать размещение группы сотрудников?

Работодатель может централизованно забронировать гостиницу или другие места проживания на всех участников командировки.

Комментарии (0)

Читайте также:

Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
05.09.2023
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
Командировка по ТК – это рабочая поездка сотрудника компании на объект, расположенный в другой местности, на заданный срок для выполнения определенных задач (часть 1 статьи 166 Трудового кодекса). Во время командировки командировочный подчиняется правилам организации или предприятия, куда он командирован.
Оформление командировки
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
24.07.2023
Обновлено: 28.05.2025
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.
Учет расходов   Оплата командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»