Командировка для группы сотрудников

Командировка для группы сотрудников

В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше. 

Назначение групповых командировок

В зависимости от того, с какой целью совершается служебная поездка, она может происходить в нескольких форматах. 

Тимбилдинг или тренинг по бизнесу

Выездные мероприятия – эффективный способ улучшить атмосферу в коллективе, улучшить знания и навыки сотрудников, повысить их лояльность. Данный формат подразумевает участие в мероприятии большого количества работников, как одного, так и нескольких отделов сразу. Главное – мероприятие должно носить деловой характер с включением развлекательных моментов, чтобы повысить заинтересованность сотрудников. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Коллективное обучение для повышения квалификации

Командировка сотрудников, которые нуждаются в получении новых знаний и умений. Формат предусматривает направление нескольких человек в компанию-партнер или филиал, расположенный в другом городе, где работники будут повышать квалификацию или проходить специальное обучение. 

Выездная сессия 

Служебная поездка, в формате которой проводится разработка новых стратегий работы. Такая практика является довольно распространенной среди топ-менеджеров. Выездная сессия позволяет посмотреть на ситуацию под другим углом, что помогает найти новые, креативные способы решения поставленной задачи.  

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Что в себя включает организация групповой поездки

План командировки и организация мероприятий зависит от цели и характера поездки. Но, в любом случае работодатель должен приобрести билеты на транспорт, забронировать жилье, заказать трансфер, оформить визы и страховые полисы (при необходимости) или выплатить компенсацию за транспортные расходы, если работники оплачивают их из своего кармана.  

Групповая командировка: сложности организации

Подготовка к отправке в служебную поездку нескольких сотрудников – довольно сложный процесс, так как нельзя упустить ни одну деталь, иначе недочеты приведут к лишним тратам и проблемам в дороге, при размещении и на выполнении поставленных задач. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Сложность в расчете бюджета

Проблема возникает, если в поездку отправляются сотрудники разных квалификационных уровней, для которых нужно заказать гостиничные номера отдельных категорий и транспортные билеты с разным уровнем комфорта.  

Чтобы решить проблему, руководству нужно подготовить специальный документ, где будут указаны нюансы командировки с нормами выплат по командировочным расходам, ограничениями по стоимости проживания и билетов.

Проблемы при бронировании номеров и билетов

  • В гостинице недостаточно свободных мест. Если несколько человек направлены в командировку в маленький городок, то в гостинице может не хватить свободных мест для всех сотрудников, особенно, если поездка совпала с проведением какого-либо масштабного мероприятия в этом населенном пункте. 

Чтобы справиться с проблемой, нужно заранее ознакомиться с наличием отелей в городе, забронировать номера в одной или рядом расположенных гостиницах. Это особенно важно, если для командированных предусмотрен трансфер и нужно определиться с местом доставки людей. 

  • Отсутствует нужное количество билетов на транспорт. В этом случае следует разделить командированных на группы и отправить разными поездами или рейсами самолетов. 

  • Проблемы с транспортом в месте проведения командировки. Если командировка группы сотрудников проходит в большом городе, то им может быть сложно всем вместе добраться до места работы или проведения мероприятия. 

Чтобы исключить проблему, нужно заранее заказать трансфер не только из аэропорта/вокзала в гостиницу, но и к месту выполнения работы. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Форс-мажор

Если в группе вдруг происходит замена, то нужно как можно быстрее поменять билеты и перебронировать место в гостинице на другое лицо, а также внести изменения в списки на трансфер, питание, пр. услуги и мероприятия, которые предусмотрены в командировке. 

Проблемы с закрывающими документами 

Если командированные покупали билеты и оплачивали жилье самостоятельно, то необходимо тщательно проверить корректность оформления финансовых документов и убедиться, что расходы не превысили нормы, указанные в положении о командировках, которое закреплено работодателем. 

Зачастую бывает, что посадочные талоны и справка-счет из гостиницы утеряны или жилье, билеты и трансфер забронированы через посредника. В этом случае бухгалтерии придется приложить массу усилий, чтобы собрать подтверждающие документы путем подачи запроса в гостиницу, аэропорт, пр. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Сложности с выплатой суточных

Зачастую в командировку отправляется группа сотрудников разных уровней, что усложняет бухгалтеру расчет суточных. 

Как бронировать билеты и жилье на группу

Служебная поездка группы сотрудников оформляется как единая командировка. При этом оформлением билетов и бронированием гостиницы может заниматься один из членов группы, а также другое подотчетное лицо. Для этого командированный пишет заявление на имя директора компании на получение определенной суммы на покупку билетов и внесение оплаты за гостиницу. После совершения покупки этот работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему финансовые документы, подтверждающие расходы, и предоставить все это бухгалтеру. 



Часто задаваемые вопросы

Как оформить командировку для группы сотрудников?

Необходимо издать приказ на каждого сотрудника с указанием целей поездки, сроков и условий командировки. Также важно согласовать график поездки и обеспечить коллективную доставку к месту назначения.

Как распределяются суточные для группы сотрудников?

Суточные выплачиваются каждому сотруднику индивидуально в зависимости от продолжительности командировки и нормативов, установленных работодателем.

Нужен ли отдельный авансовый отчет для каждого сотрудника?

Да, каждый сотрудник должен предоставить свой авансовый отчет с подтверждающими документами.

Как организовать размещение группы сотрудников?

Работодатель может централизованно забронировать гостиницу или другие места проживания на всех участников командировки.

Комментарии (0)

Читайте также:

Расчет зарплаты в командировке 2025: правила и примеры
14.01.2022
Расчет зарплаты в командировке 2025: правила и примеры

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Оплата сверхурочных в командировке 2025: расчет и оформление
19.04.2023
Оплата сверхурочных в командировке 2025: расчет и оформление

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Учет расходов
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Организация командировки
Оплата билетов на автобус при командировке: правила и документы 2025
03.12.2022
Оплата билетов на автобус при командировке: правила и документы 2025

Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?



Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76