Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 

Цели командировки генерального директора

Частота и численность поездок напрямую зависит от сферы деятельности организации. Иногда руководитель выезжает не чаще 1-2 раз в год, а для других нормальной практикой являются ежемесячные командировки. Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре, а также внутреннем акте. Каждый из процессов регулируется действующим ТК РФ. Цели поездки могут быть следующие:

• реализация и апробация новых бизнес стратегий для работы, идей, программ;

• открытие новых филиалов в других городах, реорганизация представительств;

• переговоры с партнерами, заказчиками, подрядчиками, реализаторами;

• заключение новых контрактов;

• решение спорных вопросов, которые требуют вмешательства руководителя;

• урегулирование ситуаций с государственными органами контроля и т.д. 

Как и в случае с рядовыми сотрудниками и начальниками, в обязательном порядке составляется служебная записка, оформленная по установленному образцу, после чего разрабатывается приказ. В этих документах указывается цель поездки. 

Порядок оформления деловой поездки гендиректора

Оформление приказа командировки генерального директора и других документов практически не отличается от обычного процесса. Он является официальным посредником между учредителем и сотрудниками, при этом не имеет специальных регалий или условий. 

Инструкция оформления командировки

1. Составление унифицированной служебной записки (согласно шаблону компании) с местом и датой командировки, а также основными задачами. Именно по этому документу далее формируется приказ и индивидуальное командировочное удостоверение. 

2. Формирование приказа для гендиректора. Нет специальных требований, чаще всего в качестве основного шаблона используется стандартная форма Т-9. В приказе детально расписываются основные задания, локации, тайминг и другие нюансы. 

3. Регистрация приказа, ознакомление работника с подготовленными документами, подпись для согласия. Так как приказ оформляется на имя генерального директора, ему нужно будет поставить две подписи: как руководителя и как исполнителя. 

4. Оформление командировочного удостоверения не является обязательным, но часто практикуется компаниями благодаря упрощению процедуры учета и общего внутреннего контроля. Обычно используется стандартная форма со всеми необходимыми реквизитами. 

5. Направление генерального директора в командировку невозможно без выдачи аванса, так как в любой поездке есть расходы. 

6. Если есть специальный журнал служебных поездок, в нем отмечается факт отбытия сотрудника в командировку. 

7. Все время пребывания в деловой поездке сотрудник табелируется кодом «К». 

8. После возвращения генерального директора он составляет авансовый отчет с подачей всех финансовых документов для подтверждения трат. 

Важно, чтобы были соблюдены все сроки подготовки и выдачи документов. Это необходимо для правильного учета дней в служебной поездке, расчета суточных, формирования налоговой базы и других аспектов деятельности. 

Какие еще распоряжения нужно сделать до поездки?

Даже если директора нет на месте, организация должна функционировать в полной мере. Это значит, что кому-то придется подписывать документы, принимать решения, руководить людьми. Для этого в обязательном порядке выбирается лицо, на которое оформляется доверенность. Документ подтверждает передачу полномочий на время отсутствия. 

Подготовка доверенности работодателя осуществляется в свободной форме. Обычно, доверенными лицами становятся старший заместитель, соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела. На бумаге обязательно должна быть подпись гендиректора, а также печать компании. Кроме того, расписывается полный список полномочий, сроки действия доверенности, имя сотрудника, который будет временно выполнять обязанности. 

Перед отъездом требуется купить билеты (если нет служебной машины или необходим перелет), забронировать жилье, заказать аренду автомобиля по городу, подготовить визу, загранпаспорт и валюту (при необходимости). Перед тем, как оформить командировку генеральному директору, нужно узнать, какие документы могут понадобиться. Чтобы ничего не упустить и в разы упростить задачу, а также не переживать за курирование процесса, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки». 

Действия после окончания командировки

Важно еще во время поездки собрать все документы, которые подтверждают расходы. К ним относятся чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры, договора аренды, расписки и прочее. Помимо жилья и транспорта, есть еще одна важная категория статей – представительские расходы. 

После заполнения авансового отчета все подготовленные бумаги подаются в бухгалтерию. Срок составляет не более 3-х рабочих дней после возврата из командировки. Личные расходы возмещению не подлежат. 

Выводы

Оформление командировки генерального директора практически не отличается от обычной процедуры, когда речь идет о сотруднике компании. Служебная записка подается на свое же имя, поэтому ставятся две подписи. Рекомендуется заранее выбрать несколько доверенных лиц, так как планы могут меняться, и они тоже могут находиться в поездках или болеть.